MYPORTFOLIO PN ADILA

myPortfolio

AKAUNTAN
SEKSYEN PERBELANJAAN

BAHAGIAN olio
ALAMAT
: JABATAN KEWANGAN

: MAJLIS BANDARAYA SHAH ALAM
WISMA MBSA
PETI SURAT 7200
PERSIARAN PERBANDARAN
40000 SHAH ALAM
SELANGOR

NO.TELEFON : 03-5510 5133 samb 1566
NO.FAKS : 03-5522 2873
LAMAN SESAWANG : www.mbsa.gov.my

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Khairul Adila binti Jamaluddin
Gelaran Jawatan : Akauntan
Gred Hakiki Jawatan : WA44
Tarikh Penempatan : 2 Februari 2007

Nama DILULUSKAN OLEH
Gelaran Jawatan
Gred Hakiki Jawatan : Affandi bin Haji Jaafar
Tarikh : Pengarah Kewangan
: WA52
:

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1. 26 Oktober 2018 Penyediaan Deskripsi Tugas dan
myPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN MUKA SURAT

PERKARA 4-6
7
Carta Organisasi 8
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 9 - 11
Deskripsi Tugas 12 - 44
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 45
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa 46
Senarai Borang 47
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

1. CARTA ORGANISASI
1.1 Majlis Bandaraya Shah Alam

1.2 Seksyen Perbelanjaan

SEKSYEN PERBELANJAAN

AKAUNTAN WA44

UNIT BAYARAN UNIT GAJI & SARAAN
Akauntan WA41 Pen. Akauntan W29

Pen. Akauntan W29(1) Pemb. Tad. (Kew) W22
Pen. Akauntan W29(2) Pemb. Tad. (Kew) W19

Pemb. Tad. (Kew) W22

Pemb. Tad (P/O) N19

Pemb. Tad. (Kew) W22
Pemb. Tad. (Kew)
W19(1)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(2)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(3)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(4)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(5)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(6)
Pemb. Tad. (Kew)
W19(7)

Pemb. Tad (P/O) N19

2. CARTA FUNGSI

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

JABATAN KEWANGAN
Seksyen Perbelanjaan

a) Menyediakan dan memproses bayaran kepada kontraktor/ pembekal MBSA.
b) Menyedia dan membayar emolumen kakitangan Majlis mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
c) Menyedia dan membayar elaun Ahli Majlis mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
d) Menyediakan dan membayar Elaun Lebih Masa dan Elaun Perjalanan mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Akauntan KETUA
PERKHIDMATA Datuk Bandar
N

RINGKASAN GELARAN PPK KEDUDUKAN DI ..... Jabatan Kewangan
JAWATAN WARAN ..... Seksyen Perbelanjaan
PERJAWATAN ( ) Akauntan
Kelulusan SUK –Waran
Perjawatan Bil.1 Tahun

2017, no rujukan .........

GRED JAWATAN WA44 BIDANG UTAMA Kewangan

GRED JD WA44 SUB-BIDANG Bayaran serta Gaji &
Tetap Saraan
STATUS JAWATAN Jabatan Kewangan DISEDIAKAN Khairul Adila binti
OLEH Jamaluddin
HIRARKI 1(BAHAGIAN) Khairul Nizam bin Zainal
HIRARKI 2 DISEMAK OLEH Abidin
(CAWANGAN/SEKTOR/U
NIT) Seksyen Perbelanjaan DILULUSKAN Affandi bin Haji Jaafar
SKIM PERKHIDMATAN OLEH

Akauntan TARIKH
DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Merancang dan memantau proses pembayaran bagi Majlis Bandaraya Shah Alam supaya setiap
pembayaran dapat diselesaikan mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Merancang dan memantau proses bayaran a) Merancang dan memantau untuk
kepada kontraktor/ pembekal MBSA supaya meluluskan draf baucer bagi Inden/
setiap pembayaran dapat diselesaikan dalam Arahan Tempatan (LO)/ Arahan
tempoh 5 hari bekerja dari tarikh penerimaan Pembayaran (AP)/ Sebutharga (SH)/
dokumen lengkap di Jabatan Kewangan. Tender (T).

b) Merancang dan memantau untuk
membuat pindahan wang secara EFT
melalui Sistem e-Banker bagi baucer
yang telah diluluskan.

c) Merancang dan memantau untuk
menandatangani cek perintah Majlis.

2. Merancang dan memantau pembayaran a) Merancang dan memantau untuk
emolumen kakitangan dan elaun ahli majlis meluluskan penyata gaji kakitangan
mengikut tarikh yang telah ditetapkan. tetap dan kontrak.

b) Merancang dan memantau untuk
meluluskan penyata gaji kakitangan
sambilan.

c) Merancang dan memantau untuk
meluluskan elaun Ahli Majlis.

d) Merancang dan memantau untuk
meluluskan elaun perbatuan
kakitangan.

e) Merancang dan memantau untuk
meluluskan elaun lebih masa
kakitangan.

DIMENSI

Bilangan pegawai di bawah seliaan : 17 pegawai

Bilangan pengisian : 17 pegawai

Bilangan Skim Perkhidmatan : 5 Skim Perkhidmatan

Bilangan Kelulusan Dokumen Bayaran : 24,000 dokumen bayaran setahun (purata 2000

dokumen sebulan)

Bilangan Pembayaran Emolumen : 1600 kakitangan Majlis serta ahli majlis (sepanjang 12

bulan)

Bilangan Penyata Pendapatan Tahunan (EC Form) : Dikeluarkan setahun sekali.

Mesyuarat: Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) – 4 kali Setahun

Jawatankuasa Infrastruktur – 12 kali Setahun

Jawatankuasa Kewangan -- 12 kali Setahun

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

(Ijazah Sarjana Muda dalam bidang perakaunan adalah satu kelebihan)

KOMPETENSI

1. Kemahiran kepimpinan
2. Kemahiran membuat keputusan
3. Kemahiran Strategik
4. Kemahiran Analitikal
5. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power

Point.
6. Mempunyai keahlian di Malaysian Institute of Accountant (MIA)

PENGALAMAN

Sekurang-kurangnya berpengalaman 10 tahun dalam bidang perakaunan

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1(a): Merancang dan memantau untuk meluluskan draf baucer bagi Inden/ Pesanan Tempatan
(LO)/ Arahan Pembayaran (AP)/ Sebutharga (SH)/ Tender (T).

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Menerima dokumen bayaran lengkap PT(P/O) Peraturan dan arahan

seperti yang disenaraikan dalam Borang (JABATAN/ pentadbiran Jabatan

Penghantaran Dokumen Bayaran BAHAGIAN/ Kewangan

(BPDB). PEJABAT

CAWANGAN)

2. PTK/ PT(P/O) Menyemak dokumen bayaran yang telah PT(P/O) Peraturan dan arahan

dihantar oleh Jabatan/ Bahagian/ Pejabat (JABATAN/ pentadbiran Jabatan

Cawangan. BAHAGIAN/ Kewangan

PEJABAT

CAWANGAN)

3. PTK/ PT(P/O) Mengecop tarikh terima pada dokumen TIADA Peraturan dan arahan
dan tandatangan penerimaan pada pentadbiran Jabatan
BPDB (dua salinan). Kewangan

4. PTK/ PT(P/O) Menyimpan salinan asal BPDB di TIADA Peraturan dan arahan
Jabatan Kewangan mengikut tarikh pentadbiran Jabatan
penghantaran. Kewangan

5. PTK/ PT(P/O) Mengesahkan penerimaan dokumen TIADA Peraturan dan arahan
bayaran di dalam sistem SAIIS. pentadbiran Jabatan
Kewangan

6. PTK/ PT(P/O) Menyediakan dokumen bayaran TIADA Peraturan dan arahan
berpandukan senarai seperti perkara di pentadbiran Jabatan
dalam Senarai Semak Bayaran (SSB). Kewangan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

7. PTK/ PT(P/O) Menyediakan Draf Baucer yang telah TIADA Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
dicetak melalui sIstem SAIIS dan Kewangan

mengepilkan bersama-sama Dokumen

Bayaran dan menandatangani di ruangan
“Disediakan oleh”.

8. PTK/ PT(P/O) Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi TIADA Peraturan dan arahan
draf baucer yang telah disediakan. pentadbiran Jabatan
Kewangan

9. PA Menyemak draf baucer dan dokumen TIADA Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
bayaran serta memperakukan dan Kewangan

menandatangani draf baucer dan Arahan
Perbendahraan
dokumen bayaran di ruangan
ditandatangani di ruangan “Disemak
oleh”.

10. PA Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi TIADA Peraturan dan arahan
draf baucer dan dokumen bayaran yang TIADA pentadbiran Jabatan
disemak. Kewangan
TIADA
11. PK/TPK/PPK Meluluskan draf baucer dan dokumen Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
bayaran serta memperakukan dan Kewangan

menandatangani draf baucer dan Arahan
Perbendahraan
dokumen bayaran di ruangan
“Diluluskan oleh”. Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
12. PK/TPK/PPK Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi Kewangan
draf baucer dan dokumen bayaran yang
diluluskan

Aktiviti 1(b): Merancang dan memantau untuk membuat kelulusan pindahan wang secara EFT melalui
Sistem e-Banker bagi baucer yang telah diluluskan.

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN

ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Menyediakan nombor siri Baucer dan TIADA Peraturan dan arahan
EFT. pentadbiran Jabatan
Kewangan

2. PTK/ PT(P/O) Menjana fail EFT dan menyimpan fail TIADA Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
tersebut di dalam komputer sebelum Kewangan
dipindahkan ke dalam sistem ‘e-banker’.

3. PA Menyemak laporan EFT yang telah TIADA Peraturan dan arahan
dijana menggunakan sistem ‘e-banker’. pentadbiran Jabatan
Kewangan

4. PA Membuat pengesahan (verified) laporan TIADA Peraturan dan arahan
EFT yang di dalam sistem ‘e-banker’. pentadbiran Jabatan
Kewangan

5. PK/TPK/PPK Membuat kelulusan peringkat pertama TIADA Peraturan dan arahan
di dalam sistem ‘e-banker’. pentadbiran Jabatan
Kewangan

6. DB/TDB/PUU/P Membuat kelulusan laporan EFT yang TIADA Peraturan dan arahan
TIADA pentadbiran Jabatan
K telah diluluskan (peringkat pertama) Kewangan

untuk kelulusan peringkat kedua atau Peraturan dan arahan
ketiga yang mengikut “Had Kuasa pentadbiran Jabatan
Meluluskan”. Kewangan

7. PTK/ PT(P/O) Membuat pindahan wang di sistem ‘e-
banker’ setelah laporan EFT diterima

dan diluluskan.

8. PTK/ PT(P/O) Menyemak proses bayaran TIADA Peraturan dan arahan
pentadbiran Jabatan
menggunakan EFT berjaya dilakukan. Kewangan

Aktiviti 1(c): Merancang dan memantau untuk menandatangani cek perintah Majlis.

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG ADA UNDANG,
PERATURAN DAN
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Menyerahkan cek, Baucer dan Dokumen Peraturan dan

Bayaran (BAD) dan Laporan PA arahan pentadbiran

Pengeluaran Cek (LPC) kepada Pegawai Jabatan Kewangan

Penandatangan Cek.

2. PA Menyemak maklumat cek, Baucer dan Peraturan dan
Dokumen Bayaran (BAD) dan Laporan
Pengeluaran Cek (LPC) adalah tepat dan arahan pentadbiran
betul.
Jabatan Kewangan

3. PPK/TPK/PK Menandatangani cek, Baucer dan Peraturan dan

DB/TDB/PUU Dokumen Bayaran (BAD) dan Laporan PA arahan pentadbiran

Pengeluaran Cek (LPC). Jabatan Kewangan

Peraturan dan

4. PTK/ PT(P/O) Memaklumkan kepada Pembekal/ arahan pentadbiran

Pemborong/ Agensi/ Syarikat/ individu/ PA Jabatan Kewangan

kakitangan (PEM) berkenaan cek yang

telah siap ditandatangani.

5. PTK/ PT(P/O) Menyerahkan cek kepada Pembekal/ Peraturan dan

Pemborong/ Agensi/ Syarikat/ individu/ arahan pentadbiran

kakitangan (PEM) secara serahan di PA Jabatan Kewangan

Kaunter Unit Pembayaran Jabatan

Kewangan, serahan secara dalaman dan

secara pos berdaftar.

6. PTK/ PT(P/O) Mengecop / Menebuk “Dibayar” pada, Peraturan dan

Baucer Bayaran, inbois dan beberapa PA arahan pentadbiran

dokumen sokongan yang terlibat sahaja. Jabatan Kewangan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG ADA UNDANG,
PERATURAN DAN
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

7. PTK/ PT(P/O) Menyusun Baucer dan Dokumen Peraturan dan

Bayaran (BAD) mengikut turutan nombor PA arahan pentadbiran

siri Baucer yang dikeluarkan, kemudian Jabatan Kewangan

memasukkan ke dalam fail BAD.

Aktiviti 2(a) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan tetap dan kontrak.

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Menerima borang Kew. 8, memo, surat Peraturan dan

dan minit mesyuarat dari Jabatan PA/PPT/PT(P/O) arahan pentadbiran

Khidmat Pengurusan, penyata potongan Jabatan Kewangan

dari pihak dan badan yang berkenaan dan

lain-lain maklumat berkaitan penyediaan

gaji.

2. PTK/ PT(P/O) Menyediakan penyata perubahan atau Peraturan dan

lejer bagi perbezaan bulan semasa dan PA/PPT/PT(P/O) arahan pentadbiran

bulan sebelumnya. Jabatan Kewangan

3. PTK/ PT(P/O) Memasukkan dan memproses perubahan Peraturan dan

ke dalam sistem gaji untuk perubahan PA/PPT/PT(P/O) arahan pentadbiran

gaji, pendapatan dan potongan. Jabatan Kewangan

Peraturan dan

4. PTK/ PT(P/O) Mencetak “Penyata Pendapatan Dan arahan pentadbiran
Potongan, Senarai Gaji, Potongan, Elaun,
Kwsp, Perkeso, Cukai Berjadual, Pencen. PPTM Jabatan Kewangan
.

5. PA Menyemak penyata pendapatan dan Peraturan dan
potongan, fail penyata potongan, penyata
perubahan dan penyata bayaran gaji TIADA arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

6. PPK Meluluskan penyata pendapatan dan Peraturan dan
potongan, penyata perubahan dan
penyata bayaran gaji arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

7. PTK/ PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran Peraturan dan

ke bank dan lampirkan “Senarai Bayaran PA arahan pentadbiran

Gaji Tetap Dan Kontrak”. Jabatan Kewangan

8. TPK/PK/PUU/ Menandatangani surat arahan Peraturan dan

TDB/DB pembayaran ke bank arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

Peraturan dan

12. PTK/ PT(P/O) Menghantar surat berkenaan ke bank arahan pentadbiran
pembayar dua hari sebelum tarikh
pembayaran gaji. Jabatan Kewangan

13. PTK/ PT(P/O) Mencetak slip dan edarkan ke setiap Peraturan dan

Jabatan / Bahagian / Pejabat PA arahan pentadbiran

Cawangan.dan Salinan slip gaji Jabatan Kewangan

hendaklah difailkan.

Aktiviti 2(b) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan sambilan.

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Mencetak “Senarai Kakitangan Mengikut Peraturan dan

Jawatan dan Jabatan melalui sistem. PA/PPT/PT(P/O)/ arahan pentadbiran

PPTM Jabatan Kewangan

2. PTK/ PT(P/O) Menerima “Kad Elektronik Waktu” dari Peraturan dan

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PA/PPTM arahan pentadbiran
melalui emel. “Kad Elektronik Waktu”
Jabatan Kewangan
dicetak untuk tujuan pengiraan

3. PTK/ PT(P/O) Menerima Borang Tuntutan Elaun Kerja Peraturan dan
Khas sekiranya pegawai atau kakitangan
ada membuat kerja lebih masa. PA/PPTM arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

Peraturan dan

4. PTK/ PT(P/O) Memasukkan data pengiraan gaji PA/PPT/PPTM arahan pentadbiran
sambilan ke dalam sistem.
Jabatan Kewangan

5. PTK/ PT(P/O) Memasukkan data pengiraan Elaun Kerja Peraturan dan

Khas ke dalam sistem. PA arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

6. PTK/ PT(P/O) Mencetak “Penyata Kawalan Gaji Harian” Peraturan dan
dan “Kad Elektronik Waktu”
TIADA arahan pentadbiran
PA
Jabatan Kewangan
TIADA
Mencetak laporan gaji terdiri daripada Peraturan dan
7. PTK/ PT(P/O) Penyata Pendapatan dan Potongan,
arahan pentadbiran
Senarai Gaji Pokok,Perbezaan Potongan
Pekerja, Senarai Perbezaan Elaun Jabatan Kewangan
Pekerja, Senarai Laporan KWSP
(EPF),Senarai Laporan Perkeso (Socso),
Senarai Laporan Potongan Cukai
Berjadual.

8. PA Menyemak dan mengesahkan laporan Peraturan dan
Gaji.
arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

9. PPK Meluluskan laporan gaji Peraturan dan

PA arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

10. PTK/ PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran Peraturan dan

ke bank dan melampirkan “Senarai PA arahan pentadbiran

Bayaran Gaji Harian Kakitangan”. Jabatan Kewangan

11. TPK/PK/PUU/T Menandatangani surat arahan PA Peraturan dan

DB/DB pembayaran ke bank arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

12. PTK/ PT(P/O) Menghantar surat berkenaan ke bank Peraturan dan
pembayar dua hari sebelum tarikh
pembayaran gaji. arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

13. PTK/ PT(P/O) Mencetak slip dan edarkan ke setiap Peraturan dan

Jabatan / Bahagian / Pejabat PA arahan pentadbiran

Cawangan.dan Salinan slip gaji Jabatan Kewangan

hendaklah difailkan.

Aktiviti 2(c) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun Ahli Majlis.

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

Menerima memo dan senarai kedatangan

1. PTK/ PT(P/O) mesyuarat Ahli Majlis dan Ahli Peraturan dan

Jawatankuasa dari Bahagian Urusetia PA/PPT/PT(P/O) arahan pentadbiran

Mesyuarat, Jabatan Khidmat Pengurusan Jabatan Kewangan

Menyemak dan memastikan tarikh dan

2. PTK/ PT(P/O) masa mesyuarat yang dihadiri, kehadiran Peraturan dan

agensi luar yang terlibat dengan PA/PPT/PT(P/O) arahan pentadbiran

jawatankuasa tersebut. Jabatan Kewangan

3. PTK/ PT(P/O) Memasukkan semua data ke dalam Peraturan dan
sistem, memproses dan mencetak
penyata mesyuarat Ahli Majlis. PA/PPTM arahan pentadbiran
TIADA
Jabatan Kewangan

Peraturan dan

Menyemak dan mengesahkan laporan arahan pentadbiran
elaun ahli majlis.
4. PA Jabatan Kewangan

5. PPK/TPK/PK Meluluskan laporan elaun ahli majlis. Peraturan dan

PA arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

6. PTK/ PT(P/O) Memproses data elaun ahli majlis dan Peraturan dan

serahkan satu salinan penyata elaun ahli PA arahan pentadbiran

majlis kepada Unit Bayaran untuk Jabatan Kewangan

membuat EFT.

7. PTK/ PT(P/O) Menyediakan surat dan slip bayaran Peraturan dan

kepada ahli majlis dan ahli jawatankuasa PA arahan pentadbiran

setelah EFT dibuat oleh Unit Bayaran Jabatan Kewangan

8. PTK/ PT(P/O) Menyerahkan surat yang dilampirkan resit Peraturan dan
untuk disemak dan ditandatangani oleh
Penolong Akauntan TIADA arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

Menyerahkan surat yang telah siap

9. PTK/ PT(P/O) ditandatangani kepada Bahagian Peraturan dan

Urusetia Mesyuarat untuk diedarkan PA arahan pentadbiran

kepada Ahli Majlis dan Ahli Jawatankuasa Jabatan Kewangan

yang terlibat

Aktiviti 2(d) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun lebih masa kakitangan Majlis

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Mencetak elaun lebih masa melalui Peraturan dan
sistem lebih masa.
PA/PPTM arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

2. PTK/ PT(P/O) Mengira jumlah tuntutan dan memastikan Peraturan dan

PA arahan pentadbiran

jumlah tuntutan yang dibuat adalah Jabatan Kewangan

benar.

3. PTK/ PT(P/O) Memasukkan data ke dalam sistem Peraturan dan

4. PTK/ PT(P/O) Menyediakan “Senarai Ringkasan Elaun PA arahan pentadbiran
Lebih Masa” dan senarai tuntutan. TIADA
Jabatan Kewangan

Peraturan dan

arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

Menyemak dan mengesahkan laporan Peraturan dan
elaun lebih masa dan senarai tuntutan
5. PA TIADA arahan pentadbiran
PA
PA Jabatan Kewangan

Peraturan dan

6. PPK Meluluskan laporan elaun lebih masa arahan pentadbiran
dan senarai tuntutan
Jabatan Kewangan

7. PTK/ PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran Peraturan dan

ke bank dan lampirkan “Senarai Bayaran arahan pentadbiran
Tuntutan”.
Jabatan Kewangan

8. TPK/PK/TDB/ Menandatangani surat arahan Peraturan dan

DB/PUU pembayaran ke bank arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

9. PTK/ PT(P/O) Menghantar surat berkenaan ke bank PA Peraturan dan

pembayar dua hari sebelum tarikh arahan pentadbiran

pembayaran tuntutan elaun lebih masa. Jabatan Kewangan

10. PTK/ PT(P/O) Mencetak slip dan edarkan ke setiap PA Peraturan dan

Jabatan / Bahagian / Pejabat Cawangan. arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

Aktiviti 2(e) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun perjalanan kakitangan Majlis

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. PTK/ PT(P/O) Mencetak tuntutan elaun perjalanan Peraturan dan

melalui sistem i-mileage bagi kakitangan PA arahan pentadbiran

sebelum 7hb pada setiap bulan. Jabatan Kewangan

2. PTK/ PT(P/O) Mengira jumlah tuntutan dan memastikan PA Peraturan dan
jumlah tuntutan yang dituntut adalah PA
benar. TIADA arahan pentadbiran

3. PTK/ PT(P/O) Memasukkan jumlah ke dalam sistem Jabatan Kewangan
gaji.
Peraturan dan
4. PTK/ PT(P/O) Menyediakan“Senarai Ringkasan Elaun
Perjalanan” dan borang tuntutan. arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

Peraturan dan

arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

5. PA Menyemak “Penyata Tuntutan Elaun Peraturan dan
6. PPK Perjalanan” dan borang tuntutan
arahan pentadbiran
Meluluskan laporan elaun lebih masa
dan senarai tuntutan Jabatan Kewangan

Peraturan dan

arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

7. PTK/ PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran Peraturan dan

ke bank dan lampirkan “Senarai Bayaran PA arahan pentadbiran

Tuntutan”. Jabatan Kewangan

8. PPK/TPK/PK/ Menandatangani surat arahan

TDB/DB/PUU pembayaran ke bank.

9. PTK/ PT(P/O) Menghantar surat berkenaan ke bank Peraturan dan

pembayar dua hari sebelum tarikh PA arahan pentadbiran

pembayaran tuntutan elaun perjalanan. Jabatan Kewangan

10. PTK/ PT(P/O) Mencetak slip dan edarkan ke setiap PA Peraturan dan

Jabatan / Bahagian / Pejabat Cawangan. arahan pentadbiran

Jabatan Kewangan

6. CARTA ALIR

Aktiviti 1(a): Merancang dan memantau untuk meluluskan draf baucer bagi Inden/ Pesanan Tempatan
(LO)/ Arahan Pembayaran (AP)/ Sebutharga (SH)/ Tender (T).

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Menerima dokumen bayaran lengkap seperti yang disenaraikan 1 Minit
PTK / PT(P/O) dalam Borang Penghantaran Dokumen Bayaran (BPDB). 2 Minit
PTK / PT(P/O) 0.5 Minit
PTK / PT(P/O) Menyemak dokumen bayaran yang telah dihantar oleh Jabatan/ 0.5 Minit
PTK / PT(P/O) Bahagian/ Pejabat 1 Minit
10 Minit
PTK / PT(P/O) Mengecop tarikh terima pada dokumen dan tandatangan 5 Minit
PTK / PT(P/O) penerimaan pada BPDB (dua salinan).
1 Minit
PTK / PT(P/O) Menyimpan salinan asal BPDB di Jabatan Kewangan mengikut 5 Minit
tarikh penghantaran.
PA 1 Minit
Mengesahkan penerimaan dokumen bayaran di dalam sistem 5 Minit
PA SAIIS.
1 Minit
PPK Menyediakan dokumen bayaran berpandukan senarai seperti
PPK perkara di dalam Senarai Semak Bayaran (SSB).

Menyediakan Draf Baucer yang telah dicetak melalui sistem
SAIIS dan mengepilkan bersama-sama Dokumen Bayaran dan
menandatangani di ruangan “Disediakan oleh”.

Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer yang telah
disediakan.

Menyemak draf baucer dan dokumen bayaran serta
memperakukan dan menandatangani draf baucer dan dokumen
bayaran di ruangan ditandatangani di ruangan “Disemak oleh”.

Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer dan dokumen
bayaran yang disemak.

Meluluskan draf baucer dan dokumen bayaran serta
memperakukan dan menandatangani draf baucer dan dokumen
bayaran di ruangan “Diluluskan oleh”.

Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer dan dokumen
bayaran yang diluluskan

A Mengesahkan dalam sistem SAIIS sebelum diserahkan untuk

proses penyediaan EFT/Cek mengikut “Had Kuasa Meluluskan”

bagi setiap perolehan/ sebutharga/ tender.

Aktiviti 1(b) : Merancang dan memantau untuk membuat kelulusan pindahan wang secara EFT melalui
Sistem e-Banker bagi baucer yang telah diluluskan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Menyediakan nombor siri Baucer dan EFT. 10 Minit
PTK / PT(P/O) 10 Minit
Menjana fail EFT dan menyimpan fail tersebut di dalam
PA komputer sebelum dipindahkan ke dalam sistem ‘e-banker’. 10 Minit
PA 10 Minit
PK/TPK/PPK/DB Menyemak laporan EFT yang telah dijana menggunakan 10 Minit
/TDB/ PUU sistem ‘e-banker’. 10 Minit
PTK / PT(P/O)
PTK/PT(P/O) Membuat pengesahan (verified) laporan EFT yang di dalam 5 Minit
sistem ‘e-banker’.

Membuat kelulusan laporan EFT yang telah diluluskan
(peringkat pertama) untuk kelulusan peringkat kedua atau
ketiga yang mengikut “Had Kuasa Meluluskan”.

Membuat pindahan wang di sistem ‘e-banker’ setelah
laporan EFT diterima dan diluluskan

Menyemak proses bayaran menggunakan EFT berjaya
dilakukan.

A

Aktiviti 1(c) : Merancang dan memantau untuk menandatangani cek perintah Majlis.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Mewujudkan nombor siri Baucer dan cek. 10 Minit
PTK / PT(P/O)
Menyerahkan cek, Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) 10 Minit
PA dan Laporan Pengeluaran Cek (LPC) kepada Pegawai 10 Minit
Penandatangan Cek. 10 Minit
DB/TDB/PUU/ 10 Minit
PK/TPK/PPK Menyemak maklumat cek, Baucer dan Dokumen Bayaran 10 Minit
PTK / PT(P/O) (BAD) dan Laporan Pengeluaran Cek (LPC) adalah tepat
PTK / PT(P/O) dan betul. 5 Minit
5 Minit
PTK / PT(P/O) Menandatangani cek, Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD)
PTK / PT(P/O) dan Laporan Pengeluaran Cek (LPC).

Memaklumkan kepada Pembekal/ Pemborong/ Agensi/
Syarikat/ individu/ kakitangan (PEM) berkenaan cek yang
telah siap ditandatangani

Menyerahkan cek kepada Pembekal/ Pemborong/ Agensi/
Syarikat/ individu/ kakitangan (PEM) secara serahan di
Kaunter Unit Pembayaran Jabatan Kewangan, serahan
secara dalaman dan secara pos berdaftar.

Mengecop / Menebuk “Dibayar” pada, Baucer Bayaran,
inbois dan beberapa dokumen sokongan yang terlibat
sahaja.

Menyusun Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) mengikut
turutan nombor siri Baucer yang dikeluarkan, kemudian
memasukkan ke dalam fail BAD.

A

.

Aktiviti 2(a) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan tetap dan kontrak.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Menerima borang Kew. 8, memo, surat dan minit mesyuarat 10 Minit
PTK / PT(P/O) dari Jabatan Khidmat Pengurusan, penyata potongan dari 10 Minit
PTK / PT(P/O) pihak dan badan yang berkenaan dan lain-lain maklumat 10 Minit
berkaitan penyediaan gaji. 10 Minit
PTK / PT(P/O)
Menyediakan penyata perubahan atau lejer bagi perbezaan 10 Minit
PTK / PT(P/O) bulan semasa dan bulan sebelumnya 10 Minit

PA Memasukkan dan memproses perubahan ke dalam sistem 5 Minit
PPK gaji untuk perubahan gaji, pendapatan dan potongan. 5 Minit
5 Minit
PTK / PT(P/O) Mencetak “Penyata Pendapatan Dan Potongan,Senarai 5 Minit
Gaji, Potongan, Elaun, Kwsp, Perkeso, Cukai Berjadual,
PK/TPK/PUU/DB/ Pencen.
TDB
Menyemak penyata pendapatan dan potongan, fail penyata
PTK / PT(P/O) potongan, penyata perubahan dan penyata bayaran gaji
PTK / PT(P/O)
Meluluskan penyata pendapatan dan potongan, penyata
perubahan dan penyata bayaran gaji

Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan
lampirkan “Senarai Bayaran Gaji Tetap Dan Kontrak”.

Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank.

Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari
sebelum tarikh pembayaran gaji.

Mencetak slip gaji dan edarkan ke setiap Jabatan /
Bahagian / Pejabat Cawangan.

.
A

Aktiviti 2(b) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan sambilan.

A

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PTK / PT(P/O) Mencetak “Senarai Kakitangan Mengikut Jawatan dan 10 Minit
PTK / PT(P/O) Jabatan melalui sistem.
10 Minit
PTK / PT(P/O) Menerima “Kad Elektronik Waktu” dari Penolong Pegawai 10 Minit
PTK / PT(P/O) Teknologi Maklumat melalui emel. “Kad Elektronik Waktu” 10 Minit
PTK / PT(P/O) dicetak untuk tujuan pengiraan. 10 Minit
PTK / PT(P/O) 10 Minit
Menerima Borang Tuntutan Elaun Kerja Khas sekiranya 10 Minit
PTK / PT(P/O) pegawai atau kakitangan ada membuat kerja lebih masa.
5 Minit
PA Memasukkan data pengiraan gaji ke dalam sistem 5 Minit
5 Minit
PPK Memasukkan data pengiraan Elaun Kerja Khas ke dalam 5 minit
PTK / PT(P/O) sistem 10 Minit
PK/TPK/PUU/
Mencetak “Penyata Kawalan Gaji Harian” dan “Kad
DB/TDB Elektronik Waktu”.
PTK / PT(P/O)
Mencetak laporan gaji terdiri daripada Penyata
Pendapatan dan Potongan, Senarai Gaji Pokok, ITKA, ITP,
ITK, dan BIPK, Perbezaan Potongan Pekerja, Senarai
Perbezaan Elaun Pekerja, Senarai Laporan KWSP
(EPF),Senarai Laporan Perkeso (Socso), Senarai Laporan
Potongan Cukai Berjadual.

Menyemak dan mengesahkan laporan Gaji

Meluluskan laporan gaji

Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan
melampirkan “Senarai Bayaran Gaji Harian Kakitangan”.

Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank.

Mencetak slip dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian /
Pejabat Cawangan dan Salinan slip gaji hendaklah
difailkan.

A

Aktiviti 2(c) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun Ahli

Majlis.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Terima memo dan senarai kedatangan mesyuarat Ahli 10 Minit
Majlis dan Ahli Jawatankuasa dari Bahagian Urusetia 10 Minit
PTK / PT(P/O) Mesyuarat, Jabatan Khidmat Pengurusan. 10 Minit

PTK / PT(P/O) Menyemak dan memastikan tarikh dan masa mesyuarat
PA yang dihadiri, kehadiran agensi luar yang terlibat dengan
jawatankuasa tersebut.
DB/TDB/PUU/
PK/TPK/PPK Memasukkan semua data ke dalam sistem, memproses
PTK / PT(P/O) dan mencetak penyata mesyuarat Ahli Majlis.

PTK / PT(P/O) Menyemak dan mengesahkan laporan elaun ahli majlis. 10 Minit
Meluluskan laporan elaun ahli majlis. 10 Minit
PTK / PT(P/O)
PTK / PT(P/O) Memproses data elaun ahli majlis dan serahkan satu 10 Minit
salinan penyata elaun ahli majlis kepada Unit Bayaran
untuk penyediaan baucer dan cek.

Menyediakan surat dan slip bayaran kepada ahli majlis dan 5 Minit
ahli jawatankuasa setelah cek diterima dari Unit Bayaran. 5 Minit

Menyerahkan surat yang dilampirkan resit untuk disemak
dan ditandatangani oleh Penolong Akauntan.

Menyerahkan surat yang telah siap ditandatangani kepada 10 Minit
Bahagian Urusetia Mesyuarat untuk diedarkan kepada Ahli
Majlis dan Ahli Jawatankuasa yang terlibat.
A

Aktiviti 2(d) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun lebih masa kakitangan Majlis.

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Mencetak elaun lebih masa melalui sistem. 10 Minit
PTK / PT(P/O) 10 Minit
PTK / PT(P/O) Mengira jumlah tuntutan dan memastikan jumlah tuntutan 10 Minit
PTK / PT(P/O) yang dibuat adalah benar.
Memasukkan data ke dalam sistem 10 Minit
PA 10 Minit
Menyediakan “Senarai Ringkasan Elaun Lebih Masa” dan 10 Minit
PPK senarai tuntutan 10 Minit
PTK / PT(P/O) 10 Minit
Menyemak dan mengesahkan laporan elaun lebih masa. 5 Minit
PK/TPK/PUU/ 5 Minit
DB/TDB Meluluskan laporan elaun lebih masa.

PTK / PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan
PTK/PT(P/O) lampirkan “Senarai Bayaran Tuntutan”.
Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank
Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari
sebelum tarikh pembayaran tuntutan elaun lebih masa.
Mencetak slip dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian /
Pejabat Cawangan.

A

Aktiviti 2(e) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun perjalanan kakitangan Majlis.

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA TEMPOH MASA

A

PTK / PT(P/O) Menerima borang tuntutan elaun perjalanan dari pegawai 10 Minit
PTK / PT(P/O) atau kakitangan sebelum 7hb pada setiap bulan.
PTK / PT(P/O) Mengira jumlah tuntutan dan memastikan jumlah tuntutan 10 Minit
PTK / PT(P/O) yang dibuat adalah benar.
Memasukkan data ke dalam sistem 10 Minit
PA
Menyediakan “Senarai Ringkasan Elaun Perjalanan” dan 10 Minit
PPK senarai tuntutan 10 Minit
PTK / PT(P/O) 10 Minit
Menyemak dan mengesahkan laporan elaun perjalanan. 10 Minit
PK/TPK/PUU/
DB/TDB Meluluskan laporan elaun perjalanan.

PTK / PT(P/O) Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan 10 Minit
PTK/PT(P/O) lampirkan “Senarai Bayaran Tuntutan”. 5 Minit
5 Minit
Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank 5 Minit

Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari
sebelum tarikh pembayaran tuntutan elaun lebih masa.

Mencetak slip dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian /
Pejabat Cawangan.

A

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1(a): Merancang dan memantau untuk meluluskan draf baucer bagi Inden/ Pesanan Tempatan
(LO)/ Arahan Pembayaran (AP)/ Sebutharga (SH)/ Tender (T).

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima dokumen bayaran lengkap seperti yang disenaraikan
dalam Borang Penghantaran Dokumen Bayaran (BPDB).

2. Menyemak dokumen bayaran yang telah dihantar oleh Jabatan/
Bahagian/ Pejabat Cawangan.

3. Mengecop tarikh terima pada dokumen dan tandatangan
penerimaan pada BPDB (dua salinan).

4. Menyimpan salinan asal BPDB di Jabatan Kewangan mengikut
tarikh penghantaran.

5. Mengesahkan penerimaan dokumen bayaran di dalam sistem SAIIS.

6. Menyediakan dokumen bayaran berpandukan senarai seperti
perkara di dalam Senarai Semak Bayaran (SSB).

7. Menyediakan Draf Baucer yang telah dicetak melalui sIstem SAIIS

dan mengepilkan bersama-sama Dokumen Bayaran dan
menandatangani di ruangan “Disediakan oleh”.

8. Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer yang telah
disediakan.

9. Menyemak draf baucer dan dokumen bayaran serta memperakukan

dan menandatangani draf baucer dan dokumen bayaran di ruangan
ditandatangani di ruangan “Disemak oleh”.

10. Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer dan dokumen
bayaran yang disemak.

11. Meluluskan draf baucer dan dokumen bayaran serta memperakukan

dan menandatangani draf baucer dan dokumen bayaran di ruangan
“Diluluskan oleh”.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

12. Mengesahkan dalam sistem SAIIS bagi draf baucer dan dokumen
bayaran yang diluluskan

Aktiviti 1(b): Merancang dan memantau untuk membuat kelulusan pindahan wang secara EFT melalui
Sistem e-Banker bagi baucer yang telah diluluskan.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Menyediakan nombor siri Baucer dan EFT.

2. Menjana fail EFT dan menyimpan fail tersebut di dalam komputer
sebelum dipindahkan ke dalam sistem ‘e-banker’.

3. Menyemak laporan EFT yang telah dijana menggunakan sistem ‘e-
banker’.

4. Membuat pengesahan (verified) laporan EFT yang di dalam sistem
‘e-banker’.

5. Membuat kelulusan peringkat pertama di dalam sistem ‘e-banker’.

6. Membuat kelulusan laporan EFT yang telah diluluskan (peringkat
pertama) untuk kelulusan peringkat kedua atau ketiga yang
mengikut “Had Kuasa Meluluskan”.

7. Membuat pindahan wang di sistem ‘e-banker’ setelah laporan EFT
diterima dan diluluskan.

8. Menyemak proses bayaran menggunakan EFT berjaya dilakukan.

Aktiviti 1(c): Merancang dan memantau untuk menandatangani cek perintah Majlis.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyerahkan cek, Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) dan
Laporan Pengeluaran Cek (LPC) kepada Pegawai Penandatangan
Cek.

2. Menyemak maklumat cek, Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) dan
Laporan Pengeluaran Cek (LPC) adalah tepat dan betul.

3. Menandatangani cek, Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) dan
Laporan Pengeluaran Cek (LPC).

4. Memaklumkan kepada Pembekal/ Pemborong/ Agensi/ Syarikat/
individu/ kakitangan (PEM) berkenaan cek yang telah siap
ditandatangani.

5. Menyerahkan cek kepada Pembekal/ Pemborong/ Agensi/ Syarikat/
individu/ kakitangan (PEM) secara serahan di Kaunter Unit
Pembayaran Jabatan Kewangan, serahan secara dalaman dan
secara pos berdaftar.

6. Mengecop / Menebuk “Dibayar” pada, Baucer Bayaran, inbois dan
beberapa dokumen sokongan yang terlibat sahaja.

7. Menyusun Baucer dan Dokumen Bayaran (BAD) mengikut turutan
nombor siri Baucer yang dikeluarkan, kemudian memasukkan ke
dalam fail BAD.

Aktiviti 2(a) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan tetap dan kontrak.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima borang Kew. 8, memo, surat dan minit mesyuarat dari
Jabatan Khidmat Pengurusan, penyata potongan dari pihak dan
badan yang berkenaan dan lain-lain maklumat berkaitan penyediaan
gaji.

2. Menyediakan penyata perubahan atau lejer bagi perbezaan bulan
semasa dan bulan sebelumnya.

3. Memasukkan dan memproses perubahan ke dalam sistem gaji untuk
perubahan gaji, pendapatan dan potongan.

4. Mencetak “Penyata Pendapatan Dan Potongan, Senarai Gaji,
Potongan, Elaun, Kwsp, Perkeso, Cukai Berjadual, Pencen.
.

5. Menyemak penyata pendapatan dan potongan, fail penyata
potongan, penyata perubahan dan penyata bayaran gaji .

6. Meluluskan penyata pendapatan dan potongan, penyata perubahan
dan penyata bayaran gaji

7. Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan lampirkan
“Senarai Bayaran Gaji Tetap Dan Kontrak”.

8. Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank.

9. Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari sebelum
tarikh pembayaran gaji.

10. Mencetak slip gaji dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian /
Pejabat Cawangan.

Aktiviti 2(b) : Merancang dan memantau untuk meluluskan penyata gaji kakitangan sambilan.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mencetak “Senarai Kakitangan Mengikut Jawatan dan Jabatan
melalui sistem.

2. Menerima “Kad Elektronik Waktu” dari Penolong Pegawai Teknologi
Maklumat melalui emel. “Kad Elektronik Waktu” dicetak untuk tujuan
pengiraan

3. Menerima Borang Tuntutan Elaun Kerja Khas sekiranya pegawai atau
kakitangan ada membuat kerja lebih masa.

4. Memasukkan data pengiraan gaji sambilan ke dalam sistem.

5. Memasukkan data pengiraan Elaun Kerja Khas ke dalam sistem.

6. Menyediakan “Penyata Kawalan Gaji Harian” dan “Kad Elektronik
Waktu”.

7. Mencetak laporan gaji terdiri daripada Penyata Pendapatan dan
Potongan, Senarai Gaji Pokok,Perbezaan Potongan Pekerja, Senarai
Perbezaan Elaun Pekerja, Senarai Laporan KWSP (EPF),Senarai
Laporan Perkeso (Socso), Senarai Laporan Potongan Cukai
Berjadual.

8. Menyemak dan mengesahkan laporan Gaji.

9. Meluluskan laporan gaji.

10. Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan melampirkan
“Senarai Bayaran Gaji Harian Kakitangan”.

11. Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank.

12. Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari sebelum
tarikh pembayaran gaji.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
13. Mencetak slip gaji dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian /

Pejabat Cawangan.

Aktiviti 2(c) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun Ahli Majlis.

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima memo dan senarai kedatangan mesyuarat Ahli Majlis dan
Ahli Jawatankuasa dari Bahagian Urusetia Mesyuarat, Jabatan
Khidmat Pengurusan
Menyemak dan memastikan tarikh dan masa mesyuarat yang

2. dihadiri, kehadiran agensi luar yang terlibat dengan jawatankuasa
tersebut.

3. Memasukkan semua data ke dalam sistem, memproses dan
mencetak penyata mesyuarat Ahli Majlis.

4. Menyemak dan mengesahkan laporan elaun ahli majlis.

5. Meluluskan laporan elaun ahli majlis.

6. Memproses data elaun ahli majlis dan serahkan satu salinan penyata
elaun ahli majlis kepada Unit Bayaran untuk membuat EFT.

7. Menyediakan surat dan slip bayaran kepada ahli majlis dan ahli
jawatankuasa setelah EFT dibuat oleh Unit Bayaran

8. Menyerahkan surat yang dilampirkan resit untuk disemak dan
ditandatangani oleh Penolong Akauntan
Menyerahkan surat yang telah siap ditandatangani kepada Bahagian

9. Urusetia Mesyuarat untuk diedarkan kepada Ahli Majlis dan Ahli
Jawatankuasa yang terlibat

Aktiviti 2(d) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun lebih masa kakitangan Majlis

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mencetak elaun lebih masa melalui sistem lebih masa.

2. Mengira jumlah tuntutan dan memastikan jumlah tuntutan yang dibuat
adalah benar.

3. Memasukkan data ke dalam sistem

4. Menyerahkan “Senarai Ringkasan Elaun Lebih Masa” dan senarai
tuntutan kepada Penolong Akauntan untuk semakan.

5. Menyemak dan mengesahkan laporan elaun lebih masa.

6.
Meluluskan laporan elaun lebih masa.

7. Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan lampirkan
“Senarai Bayaran Tuntutan”.

8. Menandatangani surat arahan pembayaran ke bank

9. Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari sebelum
tarikh pembayaran tuntutan elaun lebih masa.

10. Mencetak slip dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian / Pejabat
Cawangan.

Aktiviti 2(e) : Merancang dan memantau untuk meluluskan elaun perjalanan kakitangan Majlis
BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mencetak tuntutan elaun perjalanan melalui sistem i-mileage bagi
kakitangan sebelum 7hb pada setiap bulan.

2. Mengira jumlah tuntutan dan memastikan jumlah tuntutan yang
dituntut adalah benar.

3. Memasukkan jumlah ke dalam sistem gaji.

4. Menyerahkan “Senarai Ringkasan Elaun Perjalanan” dan borang
tuntutan kepada Penolong Akauntan untuk semakan.

5. Mencetak “Penyata Tuntutan Elaun Perjalanan” dan serahkan
kepada Penolong Akauntan untuk semakan dan ditandatangani.

6. Menyediakan surat arahan pembayaran ke bank dan lampirkan
“Senarai Bayaran Tuntutan”.

7. Menandatangani surat arahan pembayaran.

8. Menghantar surat berkenaan ke bank pembayar dua hari sebelum
tarikh pembayaran tuntutan elaun perjalanan.

9. Mencetak slip dan edarkan ke setiap Jabatan / Bahagian / Pejabat
Cawangan.

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
9.

Unit Bayaran

1. Arahan Perbendaharaan Bab A dan Bab B
2. Surat Pekeliling yang berkuatkuasa dari masa ke semasa
3. Akta Kerajaan Tempatan 1971
4. Prosedur Iso 9001:2015

Unit Gaji dan Saraan
5. Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran

3.1.1) Bab B - Elaun-elaun dalam Perkhidmatan
3.1.2) Bab D
- Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
3.1.3) Bab G
Bahagian IV - Prosedur Tatatertib
Bahagian V - Hukuman
Bahagian VI - Penahanan dan Penggantungan Kerja

- Waktu Bekerja dan Lebih Masa

Bahagian III - Lebih Masa

6. Surat pekeliling, pekeliling perkhidmatan, pekeliling perbendaharaan

Pekeliling Perkhidmatan

3.2.1) Bil 4 Tahun 2000 - Formula Gaji Harian, Imbuhan Tetap Khidmat Awam,

Bayaran Lebih Masa dan Cuti Rehat Bergaji Penuh
Bagi Anggota Sambilan

3.2.2) Bil 5 Tahun 2001 - Bayaran Intensif Tugas Kewangan

3.2.3) Bil 4 Tahun 2002 - Pelarasan Sistem Saraan Malaysia bagi Anggota

Perkhidmatan Awam Persekutuan

3.2.4) Bil 11 Tahun 2002 - Bayaran Perumahan Khas

7. Arahan bertulis daripada Jabatan, Bahagian, Pejabat Cawangan dan Unit.

8. Aduan dari pegawai atau kakitangan.

9. SENARAI BORANG

BIL BORANG KOD BORANG

1. Borang Pertanyaan Bayaran BPB(Q)/Pin.1/PRO/PAY-01/Lamp.3
2. Borang Penyerahan Folder BAD BPB/Pin.1/PRO/PAY-01/Lam.9
3. Borang Perubahan Caruman Pencen Format 2c
4. Caruman Tabung Haji JP010(Tindaan1/2014)
5. Caruman Kospeta Kospeta (1)
6. Caruman ASB Spg Asnb
7. Caruman Wakaf B1(PG)
8. Caruman Bulanan Perkeso Borang 8A
9. Caruman Bulanan Kwsp Borang A KWSP 6

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Ahli Jawatankuasa Pelan Intergriti MBSA
2. Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebutharga B
3. Agen Perubahan MBSA