PENDAHULUAN SEKSYEN PEPERIKSAAN DAN PENILAIAN RENDAH (UPA) SEDANG DALAM PROSES PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN DIPERINGKAT DAERAH KOTA TINGGI KHUSUSNYA SEKOLAH AGAMA KERAJAAN NEGERI JOHOR DENGAN TIDAK MENGABAIKAN PERATURAN PERATURAN YANG TELAH DITETAPKAN OLEH LEMBAGA PEPERIKSAN AGAMA NEGERI JOHOR
OBJEKTIF MENAMBAH BAIK SISTEM PERFAILAN PEPERIKSAAN PERINGKAT SEKOLAH AGAMA 2. MENAMBAH BAIK SISTEM BUKU REKOD
BAHAN RUJUKAN SEKSYEN PEPERIKSAAN 1. PEKELILING BAHAGIAN PENDIDIKAN JABATAN AGAMA JOHOR BIL 1/2004 PERATURAN PENGURUSAN PENDIDIKAN SEKOLAH AGAMA NEGERI JOHOR. 2. PEKELILING BAHAGIAN PENDIDIKAN JABATAN AGAMA JOHOR PADA 2003 RUJUKAN SURAT PPAJ /2/1/33.JLD.8(44) PEKELILING BAGI KENAIKAN DARJAH 3. PANDUAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN SIJIL DARJAH ENAM DAN DARJAH KHAS AGAMA 4. GARIS PANDUAN PENYELARASAN UJIAN KELAYAKAN MASUK KE SEKOLAH AGAMA KERAJAAN JOHOR 5. PENGURUSAN SISTEM FAIL. 6. SDEA/SDKA 7.PENGURUSAN ISO 8. GARIS PANDUAN/PERATURAN PEPERIKSAAN AKHIR TAHUN DARJAH 1- 5 SEKOLAH –SEKOLAH AGAMA
TUGAS SETIAUSAHA PEPERIKSAAN ( PERKELILING IKHTISAS BIL 6/2003) 1) MENYEDIAKAN JADUAL WAKTU UJIAN BULANAN(UPP1&2) DAN PEPERIKSAAN PERINGKAT SEKOLAH 2) MENGURUSAKAN TEMPAT PENYIMPANAN KERTAS SOALAN 3) MEMASTIKAN KESELAMATAN KERTAS SOALAN- BENCANA ALAM 4) MEMASTIKAN KERTAS SOALAN DIEDARKAN KEPADA PENGAWAS PEP SEBELUM PEP DIJALANKAN 5) MEMASTIKAN JADUAL WAKTU PENANDAAN KERTAS JAWAPAN MENGIKUT JANGKA MASA YANG DITETAPKAN 6) MEMASTIKAN KERTAS SOALAN DISIMPAN UNTUK RUJUKAN ( BANK SOALAN) 7) MENETAPKAN TARIKH HARI DISKUSI ( SETENGAH TAHUN) 8) MEMBANTU MENENTUKAN TARIKH PENYIAPAN DAN PENYERAHAN KERTAS JAWAPAN PELAJAR BORANG MARKAH DAN PENYATA KEMAJUAN 9) MENYELARAS PENGUMPULAN DAN KEPUTUSAN UJIAN/PEPERIKSAAN 10) MENGEDAR MENGUMPUL DAN MENYELARAS BORANG-BORANG ANALISIS REKOD PRESTASI DAN LAPORAN PEPERIKSAAN/UJIAN 11) MENGURUSKAN SEGALA ARAHAN DAN KEHENDAK YANG BERKAITAN DENGAN SDEA/SDKA/UPKK DARI LEMBAGA PEP BERKAITAN 12) MEMASTIKAN SEMUA MURID MENDAFTAR DAN MEMBAYAR YURAN PEPERIKSAAN 13) MENYELARASKAN PERSEDIAAN UNTUK HARI PEPERIKSAAN: i) Pelan Bilik peperiksaan ii) Penyusuan kertas meja dan menampal slip nama iii) Menyusun pelajar mengikut angka giliran iv) Berurusan dengan Ketua Pengawas Peperiksaan 14) MEMASTIKAN MURID MEMBAWA SEGALA PERALATAN DAN DOKUMEN PENGESAHAN SEBELUM MEMASUKI DEWAN PEPERIKSAAN 15) MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN PLEH PENTADBIR DARI MASA KE SEMASA.
MAKLUMAT FAIL
CONTOH SISTEM FAIL SAKNJ SAKNJ.KT.07011 /176/2 JABATAN : SAKNJ (SEKOLAH AGAMA KERAJAAN NEGERI JOHOR) DAERAH : KT (KOTA TINGGI) KOD SEKOLAH : 07011 SEK AGAMA FELDA SG SIBOL PERKARA UTAMA : 176 ( SURAT KUASA) PECAHAN PERKARA UTAMA : 2 (KUASA TETAP MEMBUKA AKAUN)
SISTEM FAIL SEKOLAH-SEKOLAH AGAMA KERAJAAN JOHOR BAHAGIAN PEPERIKSAAN BIL NO FAIL NAMA FAIL 1 SAKNJ.KT.07011/176/2 PEPERIKSAAN 2 SAKNJ.KT.07011/176/2-5 RAYUAN CALON PEPERIKSAAN (ADA BORANG) 3 SAKNJ.KT.07011/176/2-7 DARJAH KHAS 4 SAKNJ.KT.07011/176/2-8 DARJAH ENAM 5 SAKNJ.KT.07011/176/2-11 UJIAN SETARA ( UPP1/UPP2) 6 SAKNJ.KT.07011/176/2-13 TAKWIM PEPERIKSAAN 7 SAKNJ.KT.07011/176/2-14 PEPERIKSAAN SETENGAH /AKHIR TAHUN 8 SAKNJ.KT.07011/401/6 UJIAN PENILAIAN KELAS KAFA (UPKK) 9 SAKNJ.KT.07011/401/3 KEPUTUSAN PEPERIKSAAN (UPKK) 10 SAKNJ.KT.07011/176/2-9 PEPERIKSAAN DARJAH 1-5 11 SAKNJ.KT.07011/176/2-10 BINA ITEM 12 SAKNJ.KT.07011/176/2-12 PEPERIKSAAN TAJ 13 SAKNJ.KT.07011/176/4-4 PENGURUSAN SIJIL SDEA/SDKA 14 SAKNJ.KT.07011/176/4-5 SIJIL UJIAN PENILAIAN KELAS KAFA (UPKK) 15 SAKNJ.KT.07011/224/5-1 SEMAK KEPUTUSAN PEPERIKSAAN 16 SAKNJ.KT.07011/224/5-2 YURAN PEPERIKSAAN JIKA HENDAK BUKA FAIL BARU KENA ISI MAKLUMAT BUKA DALAM BUKU REKOD FAIL ( PENTADBIRAN)
SISTEM FAIL SEKOLAH-SEKOLAH AGAMA KERAJAAN JOHOR SEKSYEN PEPERIKSAAN & PENILAIAN JAIJ BIL NO FAIL NAMA FAIL 1 SAKNJ.KT.07011/176/2 PEPERIKSAAN 2 SAKNJ.KT.07011/176/2-5 RAYUAN CALON PEPERIKSAAN (ADA BORANG) 3 SAKNJ.KT.07011/176/2-7 DARJAH KHAS 4 SAKNJ.KT.07011/176/2-8 DARJAH ENAM 5 SAKNJ.KT.07011/176/2-11 UJIAN SETARA 6 SAKNJ.KT.07011/176/2-13 TAKWIM PEPERIKSAAN 7 SAKNJ.KT.07011/176/2-14 PEPERIKSAAN SETENGAH /AKHIR TAHUN 8 SAKNJ.KT.07011/176/2-9 PEPERIKSAAN DARJAH 1-5 9 SAKNJ.KT.07011/176/2-10 BINA ITEM 10 SAKNJ.KT.07011/176/4-4 PENGURUSAN SIJIL SDEA/SDKA 11 SAKNJ.KT.07011/224/5-1 SEMAK KEPUTUSAN PEPERIKSAAN 12 SAKNJ.KT.07011/224/5-2 YURAN PEPERIKSAAN
SAKNJ.KT.07011 /176/2 SAKNJ.KT.07011 /176/2-7
CONTOH FAIL SAKNJ.KT.07011/176/2-9 SURAT PERTAMA MASUK DALAM FAIL AKAN DI TULIS TARIKH INI SAKNJ.KT. 176/2-9 SAKNJ.KT. 176/2-9 (tulis guna pen)
CONTOH FAIL TEBUK LUBANG ATAS GARISAN ( DEPAN BELAKANG) Guna TALI HIJAU untuk Mengikat surat dalam fail SAKNJ.KT.07011 /176/2-9 SAKNJ.KT. 176 / 2-9
KERTAS MINIT- DEPAN BELAKANG MASUK- PEN MERAH KELUAR- PEN BIRU/ HITAM Surat bertarikh 10/11/2022 Drp / Kpd JAINJ.BPI. Dikandung pada 16/11/2022 Surat bertarikh 17/11/2022 Drp / Kpd Penjaga Dikandung pada 19/11/2022
KERTAS MINIT- DEPAN BELAKANG Kertas minit hendaklah ditebuk di atas sebelah kanan dan diletakkan di sebelah kiri dalam fail
CARA TUTUP FAIL JIKA PENUH (arkib) 1. JIKA SURAT PENUH DALAM FAIL (LEBIH DARI 4 cm : melebihi 100 surat) 2. JIKA MELEBIHI 4 CM TETAPI SURAT KURANG 100 HELAI TETAP KENA TUTUP 3. KENA TULIS TARIKH TUTUP PADA FAIL (Tarikh Kandungan Akhir) 4. BUAT PALANG WARNA MERAH ( GUNA MARKER PEN) DAN TULIS DITUTUP LIHAT JILID 2 ( WARNA HITAM) 5. BOLEH BUKA FAIL BARU : SAKNJ.KT.07011/176/2-7 Jld 2 6. SIMPAN FAIL LAMA DITEMPAT LAIN YANG SELAMAT ( STOR FAIL)
7. Pastikan garisan jelas dan agak tebal 8. Di tulis perkataan ini jangan di taip
TEMPAT SIMPAN FAIL KABINET BESI KABINET BESI ( BILIK KEBAL )
MAKLUMAT BUKU REKOD DI SEKOLAH
1) Ada Jata Johor dan Lencana sekolah serta nama sekolah 2) Tajuk buku Rekod 3) Ada Tarikh Buka & Tarikh Tutup 4) Bersampul warna putih MUKA DEPAN BUKU REKOD
TULANG BUKU REKOD LAPORANPEPERIKSAAN 01 NO BUKU REKOD ( WARNA OREN) TAJUK BUKU REKOD PERINGKATSEKOLAH
BIL REKOD NAMA BUKU REKOD 1. LAPORAN PEPERIKSAAN (PERINGKAT SEKOLAH) 2. LAPORAN PEPERIKSAAN UPKK 3. LAPORAN PEPERIKSAAN SDEA / SDKA 4. PENYERAHAN SLIP & SIJIL SDEA / SDKA 5. PENYERAHAN SLIP & SIJIL UPKK 6. KEPUTUSAN / ANALISIS PEPERIKSAAN UPKK 7. KEPUTUSAN / ANALISIS PEPERIKSAAN SETENGAH TAHUN/AKHIR
BIL NAMA BUKU REKOD TAMBAHAN 8. REKOD PENGAMBILAN DAN PEMULANGAN KERTAS SOALAN SDEA/SDKA 9. REKOD PENGAMBILAN DAN PEMULANGAN KERTAS SOALAN UPKK
BUKU REKOD LAPORAN PEPERIKSAAN ( PERINGKAT SEKOLAH) Setiap kandungan Buku Rekod hendaklah ditulis bukan di tampal atau ditaip
PENYERAHAN SLIP & SIJIL SDEA / SDKA Setiap Buku Rekod hendaklah ditulis bukan di tampal
CONTOH BUKU REKOD DI SEKOLAH
PEMBUKAAN BUKU REKOD • DIDAFTARKAN MENGIKUT KEPERLUAN SEKOLAH • MENULIS TAJUK DENGAN BETUL • MENGGUNAKAN BUKU REKOD YANG SESUAI • MENCATAT TARIKH DENGAN SEMPURNA • MELABEL NOMBOR BILANGAN BUKU REKOD
ELEMEN KULIT & KANDUNGAN BUKU REKOD • DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PEGAWAI YANG DILANTIK • KULIT BUKU REKOD MENGIKUT FORMAT YANG BETUL • MENCATAT TARIKH DIBUKA DAN DITUTUP DENGAN BETUL • MENULIS DI TULANG BUKU REKOD DENGAN SEMPURNA • MENULIS KANDUNGAN BUKU REKOD SERTA SENTIASA DIKEMASKINI.
1. MELETAKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DIPEROLEHI 2. MENYIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT 3. MEMELIHARA DARI KEROSAKAN, KEHILANGAN DAN KEMUSNAHAN 4. MENCATAT TARIKH PENUTUPAN YANG BETUL 5. DILABEL UNTUK TUJUAN RUJUKAN DAN PELUPUSAN CARA MENYIMPAN BUKU REKOD
MAKLUMAT BORANG DISEKOLAH
BIL NAMA BORANG 1. BORANG INDUK KEPUTUSAN (BIKP ) SDEA DAN SDKA 2. BORANG INDUK KEPUTUSAN (BIKP ) UPKK 3. PENYERAHAN SIJIL SDEA ,SDKA,DAN UPKK 4. BORANG PENDAFTARAN SDEA DAN SDKA .UPKK 5. BORANG PINDAH PUSAT PEPERIKSAAN SDEA DAN SDKA 6. BORANG PENERIMAAN KERTAS SOLAN DARJAH 1-5 7. BORANG PENERIMAAN KERTAS SOALAN UPKK
BIL NAMA BORANG 8 TAPAK PENDAFTARAN CALON SDEA SDKA DAN UPKK 9 BORANG PENGESAHAN DAFTAR CALON UPKK 10 BORANG PENERIMAAN DAFTAR CALON PEPERIKSAAN SDEA DAN SDKA DAN UPKK 11 BORANG UNJURAN ANALISA PEPERIKSAAN AKHIR TAHUN (NAZIR) 12 BORANG AMALI SOLAT DAN MEMBACA ALQURAN 13. BORANG DATA CALON PEPERIKSAAN 14 BORANG PEMOHONAN SALINAN SIJIL SDKA, SDEA,SIB,SMRA,SMA 15 BORANG PERMOHONAN SEMAK SEMULA SDEA/SDKA
1. TEMPAT SIMPAN BORANG - DALAM FAIL FOLDER 1) BORANG KOSONG 2) BORANG YANG DIGUNA 2. TEMPAT SIMPAN BANK ITEM FAIL FOLDER 1) UPP1 & 2 2) SOALAN PENGGAL 3) SDEA& SDKA/UPKK 4) PERCUBAAN
PERJALANAN PEPERIKSAAN
Perkara yang perlu dalam dewan peperiksaan 1) Jam dinding letak di hadapan dewan 2) Tanda “ Senyap Peperiksaan sedang dijalankan” luar dewan 3) Buku Rekod Laporan Peperiksaan (Peringkat Sekolah) 4) Buku Lawatan- Pelawat yang isi 5) Peralatan Menulis ( pen, markar pen dan pemadam)
BIL MAKLUMAT DI PAPAN KENYATAAN SEKOLAH 1 TAKWIM SEKOLAH ( PERANCANGAN TAHUNAN) 2 TAKWIM PEPERIKSAN BPJAINJ 3 GRAF PEPERIKSAAN SEMASA DAN 3 TAHUN SEBELUM SDEA SDKA DAN UPKK 4 ANALISIS DAN UNJURAN PEPERIKSAAN 5 DATA CALON PEPERIKSAAN 6 CARTA ORGANISASI SEKOLAH
TAKWIM PEPERIKSAN BPJAINJ
CARTA ORGANISASI PEPERIKSAAN PENASIHAT (PPIDKT) PENGERUSI (GB) NAIB PENASIHAT (GPK1) SETIAUSAHA (SU PEP) AHLI JAWATANKUASA (GURU KANAN, GURU PANITIA, GURU KELAS)
MAKLUMAT PAPAN KENYATAAN DISEKOLAH
CONTOH GAMBAR BORANG
CALON SEK CALON PERSENDIRIAN CALON ULANGAN
1) Buat 4 salinan ( 1 salinan simpan di sekolah asal yg telah dicap GB) 2) 3 salianan dihantar ke PPIDKT untuk dicap ( 1 salinan di ambil PPIDKT) 3) 2 salinan yg dicap dihantar di PPID lain ( jika berpindah pusat luar daerah)
- DIISI DI PPIDKT - BAYARAN DI BUAT DI PPIDKT
FORN YANG DIGUNAKAN : Bookman old style FORN YANG DIGUNAKAN : ramadan @ ramadan jawi
UNJURAN PEPERIKSAAN TAPAK BARU UNJURAN NAZIRAN 1- PADA LAZIMNYA BILA ADA LAWATAN PIHAK NAZIRAN KE SEKOLAH PERKARA YANG DITANYA ADALAH UNJURAN PEPERIKSAAN UNTUK DINILAI. 2. BORANG ANALISIS DAN UNJURAN PEPERIKSAAN AKHIR TAHUN ADALAH MARKAH DAN PERATUS LULUS 3 TAHUN TERAKHIR & 3 TAHUN KE HADAPAN ( BUKAN TAHUN SEMASA) ( FAIL RING NO 11)