Buku Panduan 7 Tools_Complete to pdf

Jl. Pulau Tanah Masa 2, Kawasan Industri Medan Tahap II
Desa Saentis, Kec. Percut Sei Tuan,
Kab. Deli Serdang 20371



DAFTAR ISI

I. Tujuh (7) Alat Bantu/Seven (7) Tools -------------------------------- 1
1. Check Sheet (Lembar Pemeriksaan) ---------------------------- 2
2. Scatter Diagram (Diagram Pencar) ----------------------------- 3
3. Histogam (Diagram Batang) ------------------------------------- 5
4. Stratification (Stratifikasi) ---------------------------------------- 8
5. Cause Effect/Fishbone Diagram (Diagram Sebab
Akibat/Diagram Tulang Ikan) ------------------------------------ 9
6. Pareto Diagram (Diagram Pareto) ------------------------------ 13
7. Control Chart (Peta Kendali) ------------------------------------- 14

II. Delapan (8) Langkah Peningkatan (DELTA) ------------------------- 21
A. Langkah 1: Menentukan Tema ---------------------------------- 23
B. Langkah 2: Analisa Penyebab ------------------------------------ 24
C. Langkah 3: Mencari Akar Penyebab ---------------------------- 25
D. Langkah 4: Merencanakan Tindakan
Penanggulangan -------------------------------------------------- 25
E. Langkah 5: Implementasi Tindakan Penanggulangan-------- 27
F. Langkah 6: Evaluasi Hasil dan Dampak Tindakan
Penanggulangan -------------------------------------------------- 27
G. Langkah 7: Standarisasi ------------------------------------------ 28
H. Langkah 8: Rencana Peningkatan Selanjutnya ---------------- 29

III.Delapan (8) Langkah Peningkatan (DELTA) ------------------------- 33

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing i

- Blank Page -

ii CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing



- Blank Page -

I. Tujuh (7) Alat Bantu/Seven (7) Tools

Istilah 7 tools terinspirasi dari 7 senjata terkenal dari Benkei
(seorang prajurit Jepang dan biarawan/sōhei). Dia digambarkan
sebagai seorang prajurit yang memiliki kemampuan tinggi dalam
mengunakan 7 jenis senjata. Seven (7) tools merupakan senjata/alat
bantu yang membantu dalam menemukan akar penyebab masalah
serta pada pada Delapan Langkah-Langkah Peningkatan (DELTA), yang
disesuaikan dengan jenis dan karakteristik dari data dan informasi
yang dimiliki.

Gambar 1. Tujuh (7) Alat Bantu/Seven Tools
Penggunaan ketujuh (7) alat bantu, diharapkan dapat:
i. Memilih dan menggunakan alat bantu yang sesuai dengan

karakteristik data dan informasi
ii. Membantu menganalisis data melalui grafik secara sederhana.
iii. Membantu pengolahan data secara sederhana
Ketujuh alat bantu tersebut adalah:

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

2

1. Check Sheet (Lembar Pemeriksaan)
Check sheet (lembar pemeriksaan) adalah kertas kerja yang
dirancang sederhana berisi daftar/list hal-hal yang perlukan untuk
tujuan perekaman data ataupun pemeriksaan, sebagai bukti untuk
memastikan bahwa sistem telah berjalan sesuai prosedur dan
sebagai alat dalam mengumpulkan data dengan mudah, sistematis,
dan teratur untuk analisa dan evaluasi. Data dalam check sheet
dapat berbentuk kuantitatif maupun kualitatif dan merupakan
sumber data yang akan diolah pada alat bantu lainnya.

Gambar 2. Contoh Check Sheet
Menurut Tague (2005), Check Sheet digunakan ketika:
a) Data dapat diamati dan dikumpulkan berulang kali oleh orang

yang sama atau di lokasi yang sama
b) Pengumpulan data dilakukan untuk frekuensi atau pola kejadian,

masalah, cacat, lokasi cacat, penyebab cacat, dan sebagainya.
c) Pengumpulan data proses/operasional.
Menurut Ishikawa (1982), check sheet memiliki fungsi sebagai
berikut:
a) Pemeriksaan distribusi proses produksi (production process

distribution checks)
b) Pemeriksaan item cacat (defective item checks)
c) Pemeriksaan lokasi cacat (defective location checks)
d) Pemeriksaan penyebab cacat (defective cause checks)

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

3

e) Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan (check-up confirmation
checks)

f) dan lain-lain.
2. Scatter Diagram (Diagram Pencar)

Scatter diagram (diagram pencar) merupakan alat bantu dalam
menganalisa hasil pengukuran dari dua variabel yang saling
mempengaruhi dalam bentuk sebaran titik dalam diagram kartesius
(diagram X-Y). Jika kedua variabel tersebut berkorelasi, titik-titik
koordinat akan jatuh di sepanjang garis atau kurva. Semakin baik
korelasi, semakin ketat titik-titik tersebut mendekati garis (Gambar
3).

Gambar 3. Contoh Scatter Diagram
Scatter diagram digunakan saat:
 Variabel terikat mungkin memiliki beberapa nilai untuk setiap

nilai variabel bebas
 Data yang dimiliki berhubungan, seperti waktu proses dan jumlah

cacat, waktu proses dan suhu produk, dll, sehingga
membutuhkan analisa:
i. Identifikasi kemungkinan penyebab utama
ii. Identifikasi kemungkinan hubungan langsung antara variabel

terikat dengan variabel bebas

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

4

Beberapa karakteristik diagram pencar/scatter diagram yang
menjadi acuan dalam memahami dan menginterpretasi proses/
operasional adalah:
 Berdasarkan tingkat keterkaitan/correlation:

Independent. Tidak ada korelasi antara
variabel bebas (X) dengan variabel terikat
(Y)
Low/Moderate Correlation. Korelasi
yang rendah atau moderat antara
variabel bebas (X) dengan variabel terikat
(Y)
Strong Correlation. Korelasi yang kuat
antara variabel bebas (X) dengan variabel
terikat (Y)
Perfect Correlation. Korelasi yang sangat
kuat (berbanding lurus sempurna) antara
variabel bebas (X) dengan variabel terikat
(Y)

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

5

 Berdasarkan jenis keterkaitan/correlation:

Korelasi Positif: apabila kenaikan variabel
bebas (X) mempengaruhi kenaikan
variabel terikat (Y). Dalam hal ini,
perlakuan yang diberikan terhadap X
memberikan pengaruh yang sama
terhadap Y (berbanding lurus).
Korelasi Negatif: apabila kenaikan
variabel bebas (X) diikuti dengan
penurunan variabel terikat (Y). Dalam hal
ini, perlakuan yang diberikan terhadap X
berpengaruh terbalik terhadap Y
(berbanding terbalik).
Korelasi Kurva: apabila variabel bebas (X)
memiliki titik jenuh atau batasan
maksimum, sehingga perlakuan yang
diberikan terhadap X dan berdampak
terbalik terhadap Y. Contoh Life Cycle
Product, konsumsi bahan bakar dengan
kecepatan kendaraan,dll.
Korelasi Parsial: kenaikan variabel bebas
(X) berbanding lurus terhadap variabel
terikat (Y), namun pada saat tertentu, Y
bergerak bebas yang disebabkan
pengaruh faktor lain.

3. Histogam (Diagram Batang)
Histogram atau diagram batang adalah alat bantu yang digunakan
untuk menggambarkan perkembangkan suatu objek penelitian
dalam kurun waktu tertentu berdasarkan sebaran data yang
dikumpulkan. Diagram batang berbentuk persegi panjang tegak

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

6

ataupun persegi panjang mendatar. Data dalam histogram
dibagi-bagi ke dalam kelas-kelas (interval), dan nilai pengamatan
dari tiap kelas ditunjukkan pada sumbu X.
Kegunaan diagram batang antara lain adalah:
i. Menganalisa (interpretasi) data dalam jumlah besar ke dalam

bentuk tabular
ii. Menampilkan frekuensi relatif terhadap kejadian berbagai

nilai data
iii. Menunjukkan pemusatan, variasi dan bentuk data
iv. Menggambarkan secara cepat distribusi data
v. Menyediakan informasi yang berguna untuk memprediksi

performa masa depan dari suatu proses
vi. Membantu dalam mengindikasi jika ada terjadi perubahan

dalam proses
vii. Membantu menjawab pertanyaan “apakah proses mampu

memenuhi persyaratan?”
Langkah menyusun histogram:
i. Menentukan batas-batas observasi, misalnya perbedaan

antara nilai terbesar dan terkecil
ii. Memilih kelas-kelas atau sel-sel. Untuk menentukan

banyaknya kelas, apabila n menunjukkan banyaknya data,
maka banyaknya kelas ditunjukkan dengan √n.
iii. Menentukan lebar kelas-kelas tersebut. Semua kelas
mempunyai lebar yang sama. Lebar kelas ditentukan dengan
membagi range dengan banyaknya kelas.
iv. Menentukan batas-batas kelas. Tentukan banyaknya observasi
pada masing-masing kelas dan yakinkan bahwa kelas-kelas
tersebut tidak saling tumpang tindih.
v. Menggambar frekuensi histogram dan menyusun diagram
batangnya.
Jenis Histogram:

Normal Type (Tipe Normal/Simetris/ Lonceng):
Nilai rata-rata histogram terletak di tengah
range data dengan frekuensi terbesar berada di
tengah dan menurun secara bertahap pada
kedua sisi.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

7

Isolated Peak Type (Tipe Puncak Terpisah):
Pada tipe ini, terdapat 2 puncak dan puncak
terkecil terpisah. Bentuk ini terjadi apabila ada
kelompok populasi yang benar-benar berbeda
dari yang lain. Selain itu, hasil grafik ini bisa
terjadi jika ada kesalahan pengukuran atau
ketidaknormalan dalam proses.
Positive Skew Type (Tipe Condong Positif):
Distribusi miring atau tidak simetris karena
pembatasan hasil pada satu sisi (kiri) secara
alami. Titik puncak lebih dekat pada batas
tersebut, dan akhir distribusi (ekor) berjarak
lebih jauh.
Left hand precipice Type (Tipe Tebing sisi kiri):
Puncak (rata-rata) distribusi berada di ujung
sebelah kiri dan menurun ke sebelah kanan.
Plateau Type (Tipe Plateau atau Distribusi
Multimodal): Pada tipe ini, data terdistribusi
mendekati nilai rata-rata sehingga menyerupai
dataran tinggi.
Twin Peak/Bimodal Type (Tipe Dua Puncak):
Pada tipe ini, terdapat 2 (dua) jenis distribusi
data yang berbeda dan masing-masing memiliki
nilai rata-rata. Hal ini dapat terjadi jika data 2
(dua) shift yang memiliki karakteristik berbeda
disatukan.
Comb Type (Tipe Sisir): Pada tipe ini, data
terdistribusi naik dan turun, dan umumnya
disebabkan karena proses pembulatan yang
tidak benar atau pengolahan data yang tidak
benar. Contoh data suhu dibulatkan ke 0,2
derajat akan menunjukkan bentuk sisir jika bar
lebar untuk histogram yang 0,1 derajat.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

8

4. Stratification (Stratifikasi)
Diagram Stratifikasi adalah diagram yang menguraikan atau
mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok atau golongan
yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur dari persoalan yang
mempunyai karakteristik sama. Kegunaan dan manfaat diagram
stratifikasi antara lain untuk melihat masalah dan mempersempit
ruang lingkup masalah, sehingga dapat ditinjau dari satu segi saja,
misalnya dari segi penyebab, waktu, lokasi bahan baku, orang dan
sebagainya. Dasar pengelompokkan atau stratifikasi sangat
tergantung pada tujuan pengelompokan, sehingga dasar
pengelompokkan dapat berbeda-beda tergantung kepada
permasalahannya.
Alat bantu stratifikasi bertujuan untuk :
i. Mencari faktor-faktor penyebab utama secara mudah.
ii. Membantu pembuatan Scatter diagram.
iii. Mempermudah pengambilan kesimpulan di dalam
penggunaan peta kontrol.
iv. Mempelajari secara menyeluruh masalah yang dihadapi.
Diagram stratifikasi dapat berbentuk diagram cartesius maupun
berbentuk tabel. Contoh diagram stratifikasi dalam bentuk diagram
cartesius seperti di bawah ini:

Gambar 4. Contoh Grafik Stratifikasi

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

9

Sedangkan contoh diagram stratifikasi dalam bentuk tabel adalah:
Tabel 1. Contoh Tabel Stratifikasi

Kode Kondisi Jumlah
Cacat

A Bagian belakang kotor 5

B Bagian belakang tidak rapi 7

C Bagian depan ada getaran 2

D Bagian depan kotor 3

E Bagian depan sobek 11

F Bagian lidah keluar 9

G Bagian lidah sobek/bolong/rusak 2

H Busa tidak rapi 1

I Jahitan jaring tidak rapi 7

J Jahitan lidah tidak rapi/rusak 5

K Jahitan Stroff lepas 6

L Jahitan stroff tidak rapi 3

M Jaring kotor 8

N Rel Macet 2

O Rel Rusak 2

P Sablon Rusak 5

Q Strof Kotor 7

TOTAL 85

5. Cause Effect/Fishbone Diagram (Diagram Sebab Akibat/Diagram
Tulang Ikan)
Diagram Sebab Akibat atau Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram)
merupakan alat bantu yang bertujuan untuk menemukan akar
penyebab masalah dari faktor-faktor yang berpengaruh. Diagram
Sebab-Akibat (Cause Effect Diagram) ditemukan oleh ilmuwan
Jepang, Kaoru Ishikawa sehingga sering juga disebut dengan
diagram ishikawa. Dikatakan Diagram Sebab Akibat (Cause and
Effect Diagram) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan
antara sebab dan akibat.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

10

Dikatakan Diagram Fishbone (Tulang Ikan) karena memang
berbentuk mirip dengan tulang ikan dengan kepala ikan sebagai
akibat dari sebuah permasalahan dan tulang ikan diisi oleh
faktor-faktor penyebab sesuai dengan pendekatan
permasalahannya (Gambar 5).
Fishbone Diagram membantu dan memampukan setiap orang atau
organisasi/perusahaan dalam menyelesaikan masalah dengan
tuntas sampai ke akarnya. Pembuatan Fishbone Diagram, umumnya
dilakukan dengan brainstorming dan dengan mengumpulkan
beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian
memadai menyangkut problem yang dihadapi oleh perusahaan,
untuk memberikan pandangan dan pendapat dalam
mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut
dapat terjadi.
Secara umum fish bone diagram menggunakan pendekatan The 5
M’s, yaitu 1) Manpower, 2) Machine (Equipment), 3) Material (Raw,
Consumables, dll.), 4) Method, 5) Media, dan dengan menggunakan
metoda pertanyaan 5 Why. Kelima faktor utama tersebut adalah:
a. Manusia (Manpower/Pekerja). Potensi permasalahan dari faktor

manusia/pekerja, antara lain adalah: pengetahuan yang dimiliki,
keterampilan, pengalaman, kekuatan fisik, dll.
b. Mesin (Machine). Potensi permasalahan dari mesin, peralatan
atau infrastruktur antara lain disebabkan dari kelayakan mesin,
kinerja/performance mesin, spesifikasi dan peruntukan mesin,
dll.
c. Metoda (Method). Metoda merupakan tata cara atau prosedur
yang menjadi panduan bagi setiap individu dalam melaksanakan
pekerjaan atau operasional mesin dan peralatan. Ketidaksesuaian
metoda (bertentangan dengan metoda yang lain, copy paste
tanpa penyesuaian, kadaluarsa, dll) merupakan potensi
terjadinya penyimpangan dan permasalahan.
d. Material (Materials). Material yang dimaksud dalam hal ini
adalah semua bahan yang membentuk produk yang dihasilkan
ataupun komponen dan badan mesin dan peralatan yang
digunakan. Kualitas atau mutu material yang tidak sesuai
merupakan potensi utama yang dapat menimbulkan

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

11

permasalahan. Selain itu, dapat juga disebabkan dari kuantitas
(jumlah persediaan), uniformity (keseragaman), dll.
e. Media. Media yang dimaksud dalam hal ini adalah segala hal
yang terkait dengan lingkungan dan kondisi kerja. Biasanya yang
termasuk kategori ini adalah: tempat yang kurang bersih,
keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan kurang terang,
ventilasi dan sirkulasi udara yang buruk, faktor kebisingan suara,
faktor lantai yang licin/ bergelombang/tidak rata, dll.

Gambar 5. Fishbone Diagram

Selain pendekatan The 5 M’s tersebut, dalam membuat fish bone
diagram dapat digunakan beberapa pendekatan lainnya, yang
disesuaikan dengan bidang industri dan permasalahan, yaitu:
1. Pendekatan The 8 P’s (digunakan pada industri jasa), yaitu

faktor-faktor: 1) People, 2) Process, 3) Policies, 4) Procedures, 5)
Price, 6) Promotion, 7) Place/Plant, 8) Product
2. PendekatanThe 4 S’s (digunakan pada industri jasa), yaitu
faktor-faktor: 1) Surroundings, 2) Suppliers, 3) Systems, 4) Skills
3. Pendekatan 4 P’s (pendekatan dalam manajemen pemasaran)
yaitu faktor-faktor: 1) Price, 2) Product 3) Place, 4) Promotion

Beberapa manfaat dari Fishbone Diagram antara lain adalah: suatu
i. Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu

masalah
ii. Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi

masalah

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

12

iii. Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih
lanjut

iv. Mengidentifikasi tindakan dalam mencapai hasil yang
diinginkan

v. Membahas issue secara lengkap dan rapi
vi. Menghasilkan pemikiran baru.
Langkah-langkah dalam membuat Fishbone Diagram adalah:
 Menetapkan pernyataan masalah utama dan mendesak yang

akan diselesaikan.
 Tuliskan pernyataan masalah itu pada kepala ikan, yang

merupakan akibat (effect), kemudian gambarkan tulang ikan
dari kiri ke kanan dan tempatkan pernyataan masalah itu
dalam kotak.
 Why-1: Tuliskan faktor-faktor penyebab utama (cause) yang
dapat menyebabkan terjadinya masalah kualitas sebagai
tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak.
 Why-2: Tuliskan penyebab sekunder (aktivitas/komponen) dari
faktor-faktor penyebab utama (tulang-tuang besar) tersebut
pada masing-masing anak cabang tulang ikan tersebut.
Aktifitas atau komponen yang mempengaruhi penyebab
utama dapat dikembangkan melalui pengolahan data ataupun
melalui brainstorming.
 Why-3 hingga Why-5: Jika masih ada, tuliskan
penyebab-penyebab tersier yang mempengaruhi
penyebab-penyebab sekunder (tulang- tulang berukuran
sedang), serta penyebab-penyebab tersier itu dinyatakan
sebagai tulang-tulang berukuran kecil.
 Tentukan item-item yang penting dari setiap faktor dan
tandailah faktor-faktor penting tertentu yang kelihatannya
memiliki pengaruh nyata terhadap terjadinya masalah. Dalam
hal ini dapat menggunakan data dengan scatter diagram
ataupun metoda lainnya.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

13

6. Pareto Diagram (Diagram Pareto)
Diagram Pareto merupakan alat bantu yang dikembangkan oleh
Vilfredo Frederigo Samoso peneliti berkebangsaan Italia, pada akhir
abad ke-19 yang digunakan untuk mendapatkan hasil maksimal atau
memilih masalah- masalah utama melalui pendekatan sederhana
dengan mengurutkan data dari kiri ke kanan menurut urutan
ranking tertinggi hingga terendah yang digambarkan dalam bentuk
histogram. Hal ini dapat membantu menemukan permasalahan
yang terpenting untuk segera diselesaikan (ranking tertinggi) sampai
dengan yang tidak harus segera diselesaikan (ranking terendah).
Diagram Pareto juga dikenal sebagai aturan 80/20 yaitu, aturan
yang ditetapkan berdasarkan data statistik dan prinsip bahwa 80%
masalah bersumber dari 20% faktor-faktor penyebab. Sehingga
dengan melakukan 20% upaya perbaikan/peningkatan akan diraih
peningkatan terhadap 80% dampak yang ditimbulkan. Aturan 80/20
dapat diterapkan pada hampir semua hal, seperti: 20%
ketidaksesuaian produk atau jasa menyebabkan 80% keluhan
pelanggan, 20% tenaga penjualan adalah penyumbang 80%
pendapatan perusahaan, dll.
Langkah-langkah dalam membuat Diagram Pareto adalah:
1) Tentukan klasifikasi data, misalnya berdasarkan masalah,
penyebab jenis ketidaksesuaian, dan sebagainya
2) Tentukan satuan yang digunakan untuk membuat urutan
karakteristik tersebut, misalnya rupiah, frekuensi, unit, dan
sebagainya.
3) Kumpulkan data sesuai dengan interval waktu yang telah
ditentukan.
4) Rangkum data dan susun rangking kategori data tersebut dari
yang terbesar hingga yang terkecil.
5) Hitung frekuensi kumulatif atau persentase kumulatif yang
digunakan
6) Gambar diagram batang yang menunjukkan tingkat
kepentingan relatif masing- masing masalah
7) Identifikasi beberapa hal yang penting untuk mendapat
perhatian.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

14

Gambar 6. Contoh Pareto Diagram
7. Control Chart (Peta Kendali)

Control Chart atau Peta Kendali adalah suatu alat bantu dengan
metode grafik yang di gunakan untuk menganalisa, mengevaluasi
dan mendeteksi apakah suatu proses/objek berada kondisi
terkontrol normal atau tidak, sehingga dapat memecahkan masalah
dan menghasilkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dapat
segera diterapkan. Proses yang tidak dalam kondisi terkontrol
secara statistik akan menunjukan suatu variasi yang berbeda
mengikuti perubahan waktu.
Tujuan menggambarkan Control Chart adalah untuk melihat dan
menganalisa apakah setiap proses/objek pengamatan berada pada
kondisi normal atau tidak normal dan dapat mengetahui dengan
tepat waktu terjadinya penyimpangan pada proses atau objek
tersebut (Tabel 2).
Peta kendali pertama kali diperkenalkan oleh DR. Walter Andrew
Shewart dari Bell Telephone Laboratories, Amerika Serikat, tahun
1924 dengan maksud untuk menghilangkan variasi tidak normal
melalui pemisahan variasi yang disebabkan oleh penyebab khusus

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

15

(special-causes variation) dari variasi yang disebabkan oleh sebab
umum (common-causes variation).
Peta kendali adalah gambar sederhana dengan tiga garis, yaitu garis
tengah (center line), garis batas atas/UCL (Upper Control Limit) dan
garis batas bawah/LCL (Lower Control Limit). Peta kendali
merupakan suatu alat dalam mengendalikan proses, yang bertujuan
untuk:
 Menentukan suatu proses berada dalam pengendalian statistik

(statistically stable) atau tidak,
 Memantau proses terus-menerus sepanjang waktu agar proses

tetap stabil secara statistik dan hanya mengandung variasi
penyebab umum,
 Menentukan kemampuan proses (process capability).

Gambar 5. Contoh Peta Kendali
Manfaat dari Control Chart adalah:
i. Mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi selama satu

periode produksi.
ii. Memberikan informasi proses secara kronologis, yakni

menunjukkan bagaimana pengaruh berbagai faktor, misalnya :
material, manusia, metode, dll. terhadap proses produksi.
iii. Mengidentifikasi gejala penyimpangan suatu proses yakni
dengan memperhatikan pola atas pergerakan titik-titik
sehingga dapat dihindari Over Control yaitu pengontrolan
terlalu ketat sehingga dapat menurunkan efisiensi maupun

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

16

Under Control yaitu pengontrolan terlalu longgar sehingga
dapat menurunkan mutu.

Tabel 2. Deskripsi dan Interpretasi Peta Kendali

Jenis Peta Kendali Deskripsi Interpretasi
Penyimpangan

Special Cause of Satu atau Sesuatu yang
variation beberapa titik tidak biasa
(Variasi Khusus) di luar batas terjadi, seperti
Shift penghentian
(Pergeseran) proses

Trend Tujuh titik atau Terjadi
(Kecenderungan) lebih secara perubahan
berturut-turut yang signifikan
berada di salah pada proses,
satu sisi (di atas lingkungan
atau di bawah atau mesin,
garis rata-rata) akibat

perubahan
metoda/SOP,
alat, dll.

Tujuh titik atau Perubahan
lebih secara bertahap pada
berturut-turut proses/alat.
menunjukan Contoh: Saat
peningkatan bearing aus
atau penurunan kemudian

diganti,
namun belum
di balancing
atau jumlah
pengguna
finger scan
saat
pergantian
shift

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

17

Cycle Tujuh titik atau Kejadian yang
(Rotasi) lebih secara berhubungan
berturut-turut dengan
Sumber: www.syque.com menunjukan rentang waktu
pola berulang Contoh:
Jumlah
material yang
diproses
setiap shift

Tahapan dalam pembuatan peta kendali adalah:
i. Pilih jenis peta kendali yang sesuai untuk data yang kita ambil

(Tabel 3).
ii. Tentukan waktu atau periode pengambilan data, sampling

plan dan jumlah data yang diinginkan.
iii. Pengumpulan data dan rekam (record) data tersebut,

setidaknya 20 sampai 25 subgroup.
iv. Hitunglah masing-masing data statistik subgroup, buatkan

tabel tabulasi untuk mempermudah perhitungan Rata-rata (X),
Rata-rata X (X-bar), Range (R) dan rata-rata Range (R-bar).
v. Identifikasikan skala yang tepat dan cocok kemudian
masukkan ke dalam data statistik.
vi. Hitunglah garis tengah dan batas control (control limit) untuk
UCL dan LCL sesuai dengan rumus masing-masing peta kendali.
vii. Ujilah peta kendali yang telah dimasukkan data tersebut.
viii. Lakukanlah investigasi dan tindakan perbaikan jika diperlukan.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

18

Tabel 3. Jenis Peta Kendali

No. Jenis Peta Jenis Data Keterangan
Kendali

1. Peta X - R Data diukur Panjang, Lebar (mm); Isi/Volum
Data dihitung (cc, m3); Berat (gr); Energi (KWH)
2. Peta pn dan p Data dihitung Jumlah cacat/kerusakan Jenis
cacat/kerusakan
3. Peta u Data dihitung Contoh: Jumlah cacat lubang
pada lembaran logam dari
4. Peta c ukuran yang berbeda (bila
besaran tempat terjadinya
kerusakan seperti panjang,
berat, volum, dan lain-lain tidak
tetap/bisa berubah)
Contoh: Jumlah cacat lubang
pada lembaran logam dari
ukuran yang berbeda (bila
besaran tempat terjadinya
kerusakan seperti panjang,
berat, volum, dan lain-lain
tetap/tidak berubah)

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing



- Blank Page -

II. DELAPAN (8) LANGKAH PENINGKATAN

Pemecahan masalah (problem solving) adalah kunci utama
pelaksanaan Program Peningkatan Berkesinambungan secara efektif
dan efisien. Dalam pelaksanaan Program Manajemen Peningkatan
yang berkesinambungan pada PT. Medan Sugar Industry, proses
pemecahan masalah menggunakan metoda Delapan (8) Langkah
Peningkatan (Gambar 6) yang dikenal dengan istilah DELTA (Delapan
Tahapan) yang disusun berdasarkan prinsip PDCA (Plan, Do, Check,
Action) (Gambar 7). Pelaksanaan pemecahan masalah dilakukan secara
terus menerus dan berkesinambungan yang dijiwai oleh semangat
peningkatan yang terus menerus (KAIZEN).

Gambar 6. Delapan (8) Langkah Peningkatan (DELTA)
Pemecahan suatu masalah dihasilkan dari proses pengolahan
informasi dan atau data yang diperoleh. Dalam melakukan pengolahan
informasi/data secara efektif dan efisien, digunakan alat bantu (masih
dapat dikembangkan lagi) yaitu: Brainstorming/Sumbang Saran, 7
(seven) tools atau 7 (tujuh) alat bantu dan 7 (seven) Management
Tools. Tujuh alat bantu (7 tools), digunakan untuk informasi atau data

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

22

yang bersifat kuantitatif, sedangkan 7 (seven) Management Tools
digunakan untuk informasi atau data yang bersifat kualitatif.

Tabel 4. Korelasi Deming Cycle, 8 Langkah, 7 Alat Bantu dan
Brainstorming

DEMING 8 LANGKAH (DELTA) 7 TOOLS BRAIN
CYCLE STROMING

PLAN 1. Menentukan Tema  Check Sheet Ya
 Stratifikasi
 Pareto Diagram
 Control Chart
 Histogram

2. Analisa Penyebab  Fishbone Diagram Ya

3. Mencari Akar Penyebab  Pareto Diagram Tidak
 Scatter Diagram

4. Merencanakan  5W + 2H (What, Ya
Tindakan When, Where,
Penanggulangan When, Who + How)

Do 5. Implementasi Tindakan - Ya
Penanggulangan

Check 6. Evaluasi Hasil dan  Check Sheet Tidak
Dampak  Pareto Diagram
Penanggulangan  Control Chart
 Histogram

Action 7. Standarisasi  Check Sheet Ya

8. Rencana Peningkatan  Pareto Diagram Ya
Selanjutnya  Control Chart

Dalam pengolahan informasi/data, tidak harus menggunakan
seluruh tools yang tersedia, tergantung dari jenis, model ataupun
trend data atau informasi yang ada, sehingga akan diperoleh hasil yang
optimal.
Penggunaan metoda DELTA bertujuan agar:
 Penyelesaian masalah dan program peningkatan dapat dilakukan

secara sistematis

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

23

 Perkembangan (progress) aktifitas peningkatan dapat diketahui
dengan pasti

 Hasil baik yang telah dicapai dapat dipertahankan.

Gambar 7. Siklus PDCA/PDSA dan 8 Langkah Peningkatan (DELTA)
Delapan langkah peningkatan tersebut adalah:
A. Langkah 1: Menentukan Tema

Untuk menentukan tema atau pokok permasalahan yang akan
diselesaikan, dan memenuhi kriteria SMART, yaitu:
 Specific/Spesifik: jelas dan mudah untuk pahami
 Measurable/Terukur: memiliki angka kondisi saat ini (as is)

dan atau target yang dituju.
 Achievable/Dapat dicapai: target yang akan dituju, harus

dapat dicapai
 Realistic/Realistis: tema yang ditetapkan harus realistis

dengan mempertimbangkan kondisi (baik teknologi, finansial,
dan lain-lain).
 Time Oriented/Rentang waktu: Tema yang disusun harus
memiliki jangka waktu penyelesaian.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

24

Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
a) Identifikasi Masalah

Sebelum menentukan tema atau permasalahan, maka
langkah awal yang harus dilakukan adalah melakukan
identifikasi masalah. Identifikasi dilakukan untuk
menemukan dugaan (hipotesa) dari suatu kondisi atau
situasi yang terjadi dengan memisahkan antara gejala
(symptoms) dan akibat. Tahap identifikasi harus dilengkapi
dengan data atau informasi yang valid.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah:
1. Tingkat kesulitan untuk menanggulangi
2. Kesesuaian dengan target atau rencana perusahaan
3. Hasil yang diharapkan
4. Tingkat pengertian atau pemahaman akan tema
5. Derajat kebutuhan (urgent), mendesak atau tidak

mendesak
b) Pengumpulan Data

Sebagaimana penjelasan di atas, data atau informasi
merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan
tema. Tidak semua data dan informasi dapat dijadikan
referensi ataupun acuan dalam melakukan identifikasi
masalah. Data yang salah akan menyebabkan kesalahan
dalam membuat kebijakan serta dapat menyebabkan
ketidakefektifan proses pengolahan data. Untuk itu seluruh
data yang akan dikumpulkan haruslah data yang berkualitas,
yang memenuhi kriteria:
1. Sahih (Valid)
2. Objektif
3. Representatif
4. Kesalahan baku (standard error) kecil
5. Tepat waktu (Up to date)
6. Relevan
B. Langkah 2: Analisa Penyebab
Analisa Penyebab merupakan langkah atau tahapan
pengumpulan informasi mengenai elemen-elemen atau

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

25

faktor-faktor yang berpotensi menyebabkan terjadinya masalah.
Pada tahapan ini, penggalian informasi dilakukan melalui
brainstorming (sumbang saran) dari pihak-pihak yang ahli
ataupun melalui studi literatur atas permasalahan yang
menyerupai.
Dalam menentukan faktor penyebab masalah, dapat digunakan
diagram tulang ikan atau fish bone diagram yang dilakukan
dengan menggunakan alat bantu pertanyaan 5 Why. Alat bantu
fish bone diagram akan diuraikan pada penjelasan Tujuh (7) alat
bantu /Seven Tools.
C. Langkah 3: Mencari Akar Penyebab
Pada langkah Mencari Akar Penyebab, seluruh data dan
informasi yang telah dikumpulan diolah dengan menggunakan
beberapa perangkat yang sesuai (diagram batang, diagram
pencar, Pareto, dll). Seluruh data dan informasi yang akan diolah
harus memenuhi seluruh kriteria kualitas data dan informasi yang
baik. Dalam menentukan akar penyebab, harus didasarkan pada
hasil pengolahan dan analisa data, bukan berdasarkan voting.
Selain kualitas dari data dan informasi yang dikumpulkan,
efektifitas dalam mencari akar penyebab juga sangat ditentukan
oleh alat ukur (metodologi) yang digunakan, serta pemahaman
antara gejala (symptoms), penyebab (causes), dan akar penyebab
(root causes). Sebagai contoh, bila tema permasalahan adalah
mengenai frekuensi bola lampu yang sering putus, maka analisa
dilakukan bukan dari supplier, tetapi dari jenis/brand/merek bola
lampu serta jaringan/instalasi. Untuk itu, pemahaman akan logika
proses, sangat diperlukan.
Don’t jump to conclusions! Tindakan penanggulangan tidak
boleh dilakukan tanpa analisa data dan hanya dengan
menerapkan apa yang kelihatannya efektif/baik (seperti:
berdasarkan best practice dari departemen atau perusahaan lain).
Prosedur ini sama sekali bertentangan dengan urutan yang
dianjurkan dan walaupun hasilnya membaik (berubah), tetapi
penyebab utamanya tidak diketahui, sehingga masalah tersebut
berpotensi untuk kembali terjadi.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

26

D. Langkah 4: Merencanakan Tindakan Penanggulangan
Perencanaan tindakan penanggulangan dilakukan untuk:
1. Mengatasi atau mengeleminasi faktor-faktor penyebab
masalah yang ditemukan pada langkah analisa akar
penyebab
2. Mencegah agar masalah tidak terulang kembali
3. Mencegah terjadinya dampak atau akibat sampingan dari
pelaksanaan tindakan penanggulangan.
Penyusunan rencana tindakan penanggulangan harus berfokus
pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab
masalah yang berada dalam lingkup tanggung jawab departemen
dalam organisasi (controllable causes), dan mengantisipasi
penyebab-penyebab tidak terkendali tetapi dapat diprediksi
sebelumnya (uncontrollable but predictable causes).
Efektifitas tindakan penanggulangan sangat ditentukan oleh
logika proses (pemahaman akan alur proses). Untuk itu, maka
dalam penyusunan rencana tindakan penanggulangan, rencana
yang tidak relevan dengan faktor penyebab/faktor dominan,
sebaiknya tidak dimasukkan.
Agar rencana tindakan penanggulangan dapat berjalan dengan
baik, maka dalam proses penyusunannya harus dapat menjawab
beberapa pertanyaan yang dikenal dengan 5W+2H, yaitu:
: menunjukkan faktor penyebab yang akan
What diperbaiki

Why : alasan dampak yang ditimbulkan dari
penyimpangan faktor penyebab
: menyatakan lokasi atau tempat dilakukannya
Where tindakan penanggulangan

When : menyatakan waktu yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan tindakan penanggulangan
Who : menyatakan siapa penanggung jawab dan
pelaksana dari tindakan penanggulangan
How : menyatakan metoda atau tata cara yang harus
dilakukan untuk menjalankan tindakan
penanggulangan

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

27

How much : menyatakan anggaran biaya yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan tindakan peningkatan.

Rencana tindakan penanggulangan sebaiknya dituangkan dalam
bentuk rencana aksi (action plan) dalam satu rentang waktu
(time table).
E. Langkah 5: Implementasi Tindakan Penanggulangan
Implementasi tindakan penanggulangan adalah pelaksanaan dari
rencana yang telah disusun pada langkah 4. Seluruh pihak yang
terlibat harus berperan serta aktif sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam
tahapan ini, pencatatan terhadap seluruh tindakan dan hasilnya
harus dilakukan dengan baik dan benar.
F. Langkah 6: Evaluasi Hasil dan Dampak Tindakan
Penanggulangan
Evaluasi dilakukan dengan membandingkan data dan informasi
yang dimiliki antara sebelum (langkah 1) dan setelah tindakan
penanggulangan dilakukan serta dengan mempertimbangkan
rentang waktu dan target yang telah disusun dalam rencana aksi,
untuk memastikan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tindakan
penanggulangan.
Efektifitas ditentukan dari berkurangnya (atau hilangnya) jumlah
ketidaksesuaian yang terjadi dari akar/sumber penyebab setelah
tindakan penangggulangan dilakukan.
Efisien tindakan penanggulangan ditentukan melalui pengukuran
hasil tindakan penanggulangan yang dikonversi dalam nilai uang
dengan target awal, serta rentang waktu yang telah ditentukan.
Hasil akhir dari Langkah 6, Evaluasi dari tindakan penanggulangan
berbentuk rekomendasi, yaitu:
1. Abandon/Mengabaikan. Rekomendasi ini dikeluarkan

apabila tindakan penanggulangan yang dilakukan
dinyatakan belum efektif dan atau efisien, sehingga seluruh
aktivitas kembali ke Langkah 3, yaitu Mencari Akar
Penyebab.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

28

2. Adopt/Meniru secara utuh. Rekomendasi ini dikeluarkan
apabila seluruh tindakan penanggulangan sepenuhnya
berjalan efektif dan efisien, tanpa perlu melakukan
perubahan atau penyesuaian terhadap tindakan
penanggulangan tersebut.

3. Adapt/Adaptasi. Rekomendasi ini dikeluarkan apabila hasil
dari tindakan penanggulangan efektif dan efisien, namun
masih membutuhkan perubahan dan penyesuaian pada
beberapa tahapan atau aktivitas.

G. Langkah 7: Standarisasi
Rekomendasi Adopt dan Adapt pada Langkah 6, ditetapkan
sebagai standard untuk mencegah berulangnya masalah yang
sama. Ada 2 (dua) alasan utama perlunya standarisasi dilakukan
adalah:
1. Tanpa standard, seiring waktu, maka masalah yang sama
atau masalah baru berpotensi untuk terjadi akibat dari
tindakan penanggulangan yang dilakukan hanya
berdasarkan apa yang diingat atau berdasarkan persepsi
dari masing-masing individu yang melakukan.
2. Tanpa standard, maka apabila terjadi pergantian personil
atau individu yang berkepentingan, masalah yang sama
atau masalah baru berpotensi untuk terjadi.
Standarisasi dilakukan bukan hanya dengan menuliskannya
sebagai dokumen, tetapi harus menjadi pola pikir dan pola kerja
pelaksana. Dalam langkah standarisasi, beberapa hal yang harus
diperhatikan adalah:
a) Prinsip 5W+2H harus tetap digunakan sebagaimana yang
telah disusun dalam Langkah 4, baik dengan atau tanpa
penyesuaian.
b) Komunikasi. Standard yang telah ditetapkan harus
dikomunikasikan kepada seluruh pihak terkait agar tidak
terjadi kesalahan atau kebingungan dalam pelaksanaan.
c) Pelatihan. Jika dibutuhkan, pelatihan harus diselenggarakan
agar standard yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan
dengan baik, khususnya apabila terdapat perbedaan saat

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

29

tindakan penanggulangan dilakukan dengan implementasi
standard. (contoh: tindakan penanggulangan yang telah
diterapkan satu mesin, area kerja atau departemen, namun
implementasi standard tersebut akan diterapkan untuk
mesin, area kerja atau departemen yang lain).
d) Monitoring. Pelaksanaan standard perlu dimonitoring untuk
memastikan standard dapat mengikuti perkembangan dan
perubahan yang terjadi pada proses dan lingkungan kerja.
H. Langkah 8: Rencana Peningkatan Selanjutnya
Langkah rencana peningkatan selanjutnya dilakukan berdasarkan
hasil Monitoring pada Langkah 7 - Standarisasi. Rencana
peningkatan selanjutnya dilakukan secara berkala, berdasarkan
karakteristik dari proses, mesin atau peralatan tersebut. Untuk
menentukan periode penyusunan rencana peningkatan
selanjutnya, sebaiknya interpretasi analisa variasi data
menggunakan Peta Kendali/Control Chart sehingga dapat
ditentukan kapan periode melakukan rencana peningkatan yang
efektif. Interpretasi peta kendali akan dijelaskan pada bagian
Tujuh (7) Alat Bantu/Seven Tools.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

30
CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

31
CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

32
CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

III. CONTOH DELAPAN LANGKAH PENINGKATAN
(DELTA)

Berikut adalah contoh implementasi delapan langkah peningkatan
untuk proyek peningkatan/improvement penggunaan air (data yang
digunakan hanya untuk ilustrasi bukan data yang sesungguhnya).
Contoh:
“Ratio pemakaian air per finished goods yang cukup tinggi”.
 Langkah 1: Menentukan Tema

Tema yang ditetapkan harus jelas dan terukur, sehingga untuk itu
masalah yang ada harus diidentifikasi terlebih dahulu. Untuk
contoh masalah di atas, maka identifikasi yang harus dilakukan
adalah:
1. Berapa konsumsi aktual air saat ini => gunakan data konsumsi

air saat ini dan finished goods yang dihasilkan
Contoh: berdasarkan hasil analisa data yang dimiliki, rata-rata
pemakaian air dalam 3 bulan terakhir adalah: 3,87 Ton Air per
Ton Finished Goods per hari.
2. Berapa standard pemakaian air yang ditetapkan => dapat
berdasarkan data teoritikal ataupun data dari best practice.
Contoh: berdasarkan studi pustaka (literatur) dan dengan
mempertimbangkan design engineering, kondisi mesin dan
peralatan yang digunakan saat ini, target pemakaian air yang
dapat dicapai adalah 3,0 Ton Air per Finished Goods per hari.
Sehingga berdasarkan indentifikasi di atas, maka tema dari
permasalahan konsumsi steam ini adalah:
“Menurunkan ratio pemakaian air per Finished Goods dari 3,87
menjadi 3,0”
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan Tema
adalah:
1. Tema harus bersifat SMART (lihat penjelasan di atas)
2. Data yang digunakan harus berkualitas (Valid, Objektif,
Representatif, Relevan)

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

34

 Langkah 2: Analisa Penyebab
Pada tahapan ini, penggalian informasi dilakukan melalui
brainstorming (sumbang saran) dari pihak-pihak yang ahli
ataupun melalui studi literatur atas permasalahan yang
menyerupai. Alat bantu yang dapat digunakan adalah pertanyaan
5 Why’s atau diagram tulang ikan (fishbone diagram).
Pemakaian Air yang
tinggi

Why

Pemakaian Kebocoran di Pemakaian Pemakaian
Proses jalur air PowerPlant Domestik
Berlebih Berlebih
Why Berlebih
Why

Pemakaian Pemakaian Pemakaian Pemakaian
Hot Water Sanitasi dan WTP Boiler
Berlebih
Cleaning Berlebih Berlebih

Gambar 8. Contoh 5 Why Diagram
(Hanya Ilustrasi)

Material Manusia

- Galvanis - Training

- Mutu PVC - Kompe
tensi

- Mutu Valve Pemakaian Air

Med-ialkTeoamrn-obatSshaiuinfbhygMaudgniayegnatnogd-aPCKrleeosa-sanePCKlaidrlenehousMgaasarnneleaidnhsugai-rnnCKoe- gnMKate-regbdoOsaoililvnacBVeonoarrliavlener Berlebih

Gambar 9. Contoh Fishbone Diagram (Asumsi)

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

35

Catatan untuk Langkah 2:
1. Analisa dilakukan berdasarkan studi literatur dan diskusi

terbuka
2. Data belum dibutuhkan
3. Pemahaman akan proses mutlak dibutuhkan
 Langkah 3: Mencari Akar Penyebab
Pada langkah ini, seluruh data dan informasi yang telah
dikumpulan diolah dengan menggunakan beberapa perangkat
yang sesuai (diagram batang, diagram pencar, Pareto, dll).
Don’t jump to conclusions! Tindakan penanggulangan tidak
boleh dilakukan tanpa analisa data dan hanya dengan
menerapkan apa yang kelihatannya efektif/baik (seperti:
berdasarkan best practice dari departemen atau perusahaan
lain).
Pemahaman akan proses (logika proses) merupakan kunci utama
dalam efektifitas mencari akar penyebab, dalam contoh kasus ini,
harus dipahami perbedaan standard pengukuran antara
konsumsi air di proses, konsumsi air di boiler dan konsumsi air
untuk kebutuhan domestik.
Konsumsi air di proses, menggunakan M3 per Ton Finished
Goods, di boiler M3 per Ton steam dan di domestik M3 per hari.
Walau memiliki satuan yang berbeda, pada pengukuran akhir
menggunakan M3 air per ton Finished Goods.
Dalam contoh kasus “Konsumsi air yang berlebih”, dari
masing-masing bagian, harus diurai/di breakdown Gap (selisih
antara standard dan aktual) dari setiap sub tahapan dan disusun
secara pareto mulai dari gap yang terbesar hingga terkecil. Dari
contoh kasus ini, asumsi akar penyebab masalah adalah:
1. Boiler: Konsumsi steam per finished goods yang tinggi, yaitu

1,87 (standard 1,6 Ton steam per ton Finished Goods) ==>
dibentuk Tim GKM baru untuk menyelesaikan permasalahan
ini.
2. Process: Penggunaan air untuk sanitasi dan CIP yang tidak
terkendali

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

36

UNTUK MENJADI PERHATIAN:
a) Bila melihat contoh kasus ini, maka sesungguhnya dari awal

telah terjadi kekurang pahaman terhadap permasalahan,
sebab setelah melalui Langkah 3 (Mencari Akar Penyebab),
ternyata untuk menyelesaikan masalah tersebut, ditemukan
satu akar penyebab yang dapat dilakukan dengan membentuk
Tim Gugus Kendali Mutu/GKM (QCC dan QCP) baru.
b) Dalam contoh kasus ini, tim GKM harus merevisi kembali mulai
dari Langkah 1 Tema (Masalah) hingga Langkah 3, dengan
mengeluarkan bagian/tahapan Boiler dari ruang lingkup
masalah.

Setelah melakukan revisi pada langkah 1, tema masalah ini
menjadi: “Menurunkan ratio pemakaian air per Finished Goods
dari 2,5 menjadi 2,0”

Catatan:
1. Pemahaman untuk membedakan antara gejala (symptoms),

penyebab (causes), dan akar penyebab (root causes), mutlak
diperlukan.
2. Seluruh data dan informasi yang akan diolah harus memenuhi
seluruh kriteria kualitas data dan informasi yang baik.

 Langkah 4: Merencanakan Tindakan Penanggulangan
Mengacu pada langkah 3, “Penggunaan air untuk sanitasi dan CIP
yang tidak terkendali”, maka rencana tindakan penanggulangan
dengan 5W+2H, yaitu:
: menunjukkan faktor penyebab yang akan diperbaiki
What => Revisi SOP Sanitasi dan CIP

Why : alasan dampak yang ditimbulkan dari
penyimpangan faktor penyebab => SOP Sanitasi

dan CIP tidak mengikuti perubahan yang terjadi di

Where lapangan
: menyatakan lokasi atau tempat dilakukannya
tindakan penanggulangan => Di seluruh areal

proses

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

37

When : menyatakan waktu yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan tindakan penanggulangan =>

Perubahan dan evaluasi SOP baru dilakukan selama

Who 2 (dua) bulan, Juni - Juli 2018
: menyatakan siapa penanggung jawab dan

pelaksana dari tindakan penanggulangan => Bp.

Hayu Nurhaji, Supervisor Centrifugal & Curing
How : menyatakan metoda atau tata cara yang harus

dilakukan untuk menjalankan tindakan
penanggulangan => Melakukan studi literatur/

referensi, pengamatan, pengumpulan data, analisa,

implementasi serta evaluasi
How much : menyatakan anggaran biaya yang dibutuhkan untuk

pelaksanaan tindakan peningkatan => Berdasarkan

proposal yang diajukan 28.000.000 (dua delapan

juta rupiah).
Rencana tindakan penanggulangan dituangkan dalam bentuk
rencana aksi (action plan) dalam satu rentang waktu (time table).

 Langkah 5: Implementasi Tindakan Penanggulangan
Pada langkah ini, yang perlu dilakukan adalah memastikan apa
yang telah dicantumkan pada time table dilaksanakan berjalan
sesuai dengan yang telah disusun termasuk dengan segala
sumber daya yang digunakan.

 Langkah 6: Evaluasi Hasil dan Dampak Tindakan Penanggulangan
Hal yang harus diperhatikan:
a) Tindakan perbaikan dan peningkatan telah dilakukan melalui
prosedur yang konsisten (tidak berubah-ubah) dalam rentang
waktu yang ditetapkan, bukan sesaat atau waktu yang singkat.
b) Tindakan perbaikan dan peningkatan telah memberikan
dampak yang signifikan sama atau mendekati target yang
telah ditetapkan.
c) Evaluasi dilakukan berdasarkan data hasil implementasi yang
objektif dan representatif.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

38

Ketiga hal tersebut di atas mutlak untuk diperhatikan agar dapat
memberikan rekomendasi: Abandon/Mengabaikan, Adopt/
Meniru atau Adapt/Adaptasi.
Mengacu contoh kasus di atas, diasumsikan bahwa tindakan
penanggulangan yang dilakukan memberikan hasil sebagai
berikut:
1. SOP Sanitasi dan CIP telah direvisi dan telah diiplementasikan

selama 2 bulan secara konsisten dan memberikan dampak
yang signifikan terhadap konsumsi air di proses
2. Dari data pengamatan selama 2 (dua) bulan, pemakaian air
turun secara signifikan, sehingga ratio pemakaian air mencapai
2,2 M3/Ton Finished Goods.
Dengan mengacu pada hasil di atas, maka evaluasi dilakukan
untuk menghasilkan rekomendasi Adopt atau menerapkan secara
utuh perubahan dan peningkatan yang telah dilakukan.
 Langkah 7: Standarisasi
Berdasarkan rekomendasi Adopt atau penerapan secara utuh di
langkah 6, maka segera dilakukan perubahan terhadap standard
atau SOP Sanitasi dan CIP.
Untuk perubahan SOP ini, harus dilakukan langkah-langkah
berikut:
a) SOP yang baru harus di evaluasi kembali dengan prinsip
5W+2H sebab PIC yang terkait bukan lagi sebagai bagian dari
proyek improvement tetapi telah bagian dari tugas pokok dan
fungsi (tupoksi). SOP yang telah memenuhi prinsip 5W+2H di
daftarkan ke Document Control sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
b) SOP Sanitasi dan CIP yang telah direvisi dan didaftarkan ke
Document Control harus komunikasikan kepada seluruh pihak
terkait.
c) Terkait dengan tata cara pengoperasian mesin dan sarana
penunjang lainnya, harus dilakukan pelatihan kepada PIC
terkait

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

39

d) Untuk memastikan SOP tersebut berjalan dengan efektif, maka
seluruh formulir terkait harus diisi dan dimonitoring secara
berkala.

 Langkah 8: Rencana Peningkatan Selanjutnya
Setelah standarisasi, maka tim GKM menyusun rencana
peningkatan selanjutnya, khususnya peluang untuk menurunkan
kembali ratio pemakaian air dengan finished goods yang
dihasilkan, dengan berbagai literatur dan perkembangan
teknologi yang terkini.

CI-Department 2018 - Bortiandy Tobing

Digunakan dan Didistribusikan untuk karyawan
PT. Medan Sugar Industry