myPortfolio Asrama

myPortfolio

PEMBANTU OPERASI ASRAMA
CAWANGAN KHIDMAT PENGURUSAN & HAL EHWAL PELAJAR

UNIT PENTADBIRAN DAN ASRAMA

BAHAGIAN : INSTITUT KEMAHIRAN MARA
ALAMAT : JALAN KEMAHIRAN

OFF JALAN SULTAN TENGAH
93050 KUCHING
SARAWAK

NO. TELEFON : +6082 – 441149
NO. FAKS. : +6082 – 444135

LAMAN SESAWANG : www.ikmkuching.edu.my

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Sapuani bin Mohamed

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi Asrama

Gred Hakiki Jawatan : N14

Tarikh Penempatan : 22 September 1986

DILULUSKAN OLEH (PEGAWAI MENGAWAL PUSAT)

Nama : Nur Azlina binti Abdul Mutalib
Gelaran Jawatan : Pengarah
Gred Jawatan : E52
Tarikh : 7 Disember 2020

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1. 7 Disember 2020 Penyediaan En. Mohd Muzameer Bin Mohd

myPortfolio Nawawi

Catatan: Pegawai Mengawal Pusat (PMP) hendaklah memastikan bahawa
myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.

3

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi 5
1.1 MARA 6
1.2 Bahagian Sumber Manusia 7
1.3 Unit 8 -9
10
2. Carta Fungsi 11-12
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
4. Deskripsi Tugas 13-14
5. Senarai Aktiviti 15-17
5.1 Aktiviti 1: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 18-19
5.2 Aktiviti 2: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 20-22
5.3 Aktiviti 3: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 23-25
5.4 Aktiviti 4: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 26-28
5.5 Aktiviti 5: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 29-31
5.6 Aktiviti 6: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 32-34
5.7 Aktiviti 7: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 35-37
5.8 Aktiviti 8: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 38-40
5.9 Aktiviti 9: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 41-42
5.10 Aktiviti 10: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
5.11 Aktiviti 11: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 43
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 44-45
7. Senarai Borang
8. Senarai Jawatankuasa yang di Anggotai 46

4

1. CARTA ORGANISASI
1.1 MARA

5

1.2 BAHAGIAN
6

1.3 UNIT

MOHD FAUZI BIN ISMAIL
PEMBANTU TADBIR (K)

SAPUANI BIN MOHAMED ARSAT BIN SAMAN
PEMBANTU OPERASI PEMBANTU AWAM

7

2. CARTA FUNGSI
8

9

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
Pembantu Operasi Asrama

1. Membantu menentukan keselamatan, kebersihan dan senggaraan
bangunan peralatan di IKM

2. Membantu menguruskan hal-hal berkaitan kemasukan, penempatan
dan rekod pelajar.

3. Membantu mengurus rekod-rekod pelajar.
4. Membantu menyediakan rekod-rekod untuk tujuan pendaftaran.
5. Membantu mengurus hal-hal besangkutan disiplin pelajar.
6. Membantu membuat dan menyedia penempatan asrama pelajar.

10

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN PEMBANTU KETUA PENGARAH
JAWATAN OPERASI ASRAMA PERKHIDMATAN
RINGKASAN KEDUDUKAN DI PENTADBIRAN
GELARAN PO WARAN
JAWATAN PERJAWATAN ASRAMA
GRED N14 SAPUANI BIN
JAWATAN BIDANG UTAMA MOHAMED, PA,
GRED JD N14
SUB-BIDANG N14
STATUS TETAP UTAMA MOHAMMAD
JAWATAN FAIZUL BIN
INSTITUT DISEDIAKAN
HIRARKI 1 KEMAHIRAN MARA OLEH OSMAN,
(BAHAGIAN) TP(KPHP), E44
KUCHING DISEMAK OLEH
HIRARKI 2 KHIDMAT
(CAWANGAN PENGURUSAN & DILULUSKAN NUR AZLINA BINTI
/SEKTOR/UNIT) HAL EHWAL OLEH ABDUL MUTALIB,
PELAJAR/
SKIM PENTADBIRAN/ P, E52
PERKHIDMATAN ASRAMA
TARIKH 14 MEI 2019
SOKONGAN DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang, melaksanakan dan menguruskan proses penempatan asrama
Bahagian Kemahiran Teknikal (BKT) MARA / Institut Kemahiran MARA Kuching,
Sarawak dengan cekap dan berkesan.

11

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Membantu merancang, a) Menguruskan penempatan
melaksanakan dan menguruskan pelajar ke asrama
proses penempatan asrama dengan
cekap dan berkesan. b) Mengadakan dan mengemaskini
rekod penghuni asrama

c) Menyedia kelengkapan dan
kemudahan asrama seperti yang
ditetapkan untuk penghuni
asrama dan mengadakan rekod
inventori

d) Memantau dan mengawalselia
kemudahan asrama

e) Mengurus perolehan kemudahan
dan peralatan asrama

f) Mengendali urusan pelupusan
peralatan asrama

g) Menguruskan senggaraan dan
kerosakan asrama

h) Memastikan asrama dan
kawasan sekitarnya sentiasa
bersih dan selamat

i) Mengendali dan menguatkuasa

peraturan keluar masuk asrama

j) Menjalankan tugas yang

diarahkan dari semasa ke

semasa

DIMENSI

1. Bil pusat: 1 BKT, Bil Program: 1
2. Bil pelajar: 200 orang
3. Bil mesyuarat: 4 kali setahun
4. Bil dokumen: 15

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

1. Sijil Rendah Pelajaran (SRP) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1) Pengurusan Pentadbiran
2) Pemikiran Kreatif dan Inovatif
3) Kebolehupayaan menggunakan perisian Microsoft Office pada tahap yang

bagus

PENGALAMAN

Tidak berkaitan

12

5. SENARAI AKTIVITI: PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK
6.

5.1 Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama

a) Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB* YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. Menerima senarai nama
pelajar daripada PT (HEP)

Mengenal pasti bilik-bilik yang

2. yang akan didiamai poleh Pengarah

pelajar

Memastikan penerimaan Timbalan

3. keperluan Inventori yang Pengarah

Pembantu lengkap kepada pelajar KP&HP
Operasi
4. Menerima dan memastikan Pen. Peg.
Borang menduduki Asrama Tadbir (K)
diisi dengan lengkap

Menerima dan memastikan PT (K)

pelajar menandatangani
5. Borang Penerimaan Inventori

Asrama yang diterima

5 Menyerahkan kunci bilik
kepada pelajar

13

b) Carta Alir - Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Pembantu Tadbir 5 minit
5 minit
Warden/ Pembantu 5 minit
Tadbir 1 minit

Warden/ Pembantu
Tadbir

Pembantu Tadbir

Tamat

c) Senarai Semak - Aktiviti 1: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke

asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima borang permohonan
2. Semak nama dan no. pelajar
3. Susun nama ikut bilik di asrama
4. Maklum kepada pelatih berkenaan

14

5.2 Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke asrama
(Pelajar sedia ada)

a) Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

Menerima permohonan

1. daripada pelajar

Sokongan daripada Ketua

2. Warden Pengarah

Kelulusan mendiami asrama Timbalan Pengarah
KP & HP
3. Pembantu diperoleh daripada Timbalan
Operasi Pengarah KP & HP Pen. Peg. Tadbir
(K)
Menerima dan Memastikan

Borang Permohonan PT (K)

4. Menduduki Asrama diisi dengan

lengkap serta ditandatangani

pelajar

Menyerahkan kunci bilik kepada
5. pelajar

15

b) Carta Alir - Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar baharu ke

asrama (Pelajar sedia ada)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

Pelajar 1 minit

Pembantu Tadbir 2 minggu
1 minggu
Warden/ Pembantu
Tadbir

Pembantu Tadbir 2 minggu

Tamat

16

c) Senarai Semak - Aktiviti 2: Menguruskan penempatan pelajar
baharu ke asrama (Pelajar sedia ada)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima borang permohonan tinggal
dalam asrama

2. Menyenarai dan menyusun
mengikut kategori/program

3. Mengadakan rekod pendaftaran
tersebut.

Mengemaskini rekod penghuni

4. asrama sekiranya ada pelatih yang

mohon berhenti IKM.

17

5.3 Aktiviti 3: Pelajar Tinggal di luar

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Mengenalpasti berapa ramai
1. pelatih yang ingin tinggal di luar

Meminta pelatih membuat surat Pengarah

2. rasmi permohonan tinggal Timbalan
Pengarah (KP
Pembantu dengan keluarga.
Operasi & HP)
Pelatih mendapatkan

tandatangan daripada

3. Timbalan Pengarah (KP & HP) PT (K)

bagi kelulusan kebenaran

tinggal di luar.

b) Carta Alir - Aktiviti 3: Mengendali Dan Menguatkuasa Peraturan

Keluar Masuk Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pengarah/ 1 minit
Warden 1 hari
1 hari
Pembantu Tadbir
2 minggu
Pelajar 18

Warden/ Pembantu
Tadbir

c) Senarai Semak - Aktiviti 3: Mengendali Dan Menguatkuasa
Peraturan Keluar Masuk Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima surat arahan dari Pengarah

2. Memaklumkan kepada pelatih

3. Mengendali dan menguatkuasa
peraturan

19

5.4 Aktiviti 4: Memguruskan perolehan kemudahan dan peralatan
asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Membuat semakan inventori

1. kemudahan dan peralatan
asrama
Pengarah

Menyediakan senarai

2. keperluan untuk tindakan

perolehan Timbalan

Pembantu Menyediakan Lapiran G Pengarah (KP

3. Operasi berserta spesifikasi & HP)

4. Menyerahkan Lampiran G Pen. Peg.

kepada PPTK untuk tindakan Tadbir (K)

Menerima peralatan dan PT (K)

5. merekod dalam daftar inventori

6. Membuat tagging

20

b) Carta Alir - Aktiviti 4: Mengatur Dan Mengawas Tugas-Tugas Pekerja

Asrama Untuk Kebersihan Dan Keceriaan Dalam, Luar Bilik Mandi Dan
Sekitaran Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PPT(K) 1 tahun
Pembantu Tadbir 30 minit
Pembantu Tadbir 30 minit

Pembantu Tadbir 30 minit

21

c) Senarai Semak - Aktiviti 4: Mengatur Tugas-Tugas Pekerja
Asrama Untuk Kebersihan Dan Keceriaan Dalam, Luar
Bilik Mandi Dan Sekitaran Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Membuat jadual tugas pekerja
asrama

2. Mendapat kelulusan Pengarah

3. Mengatur tugas pekerja dalam dan
luar

4. Mengawas tugas-tugas pekerja
untuk kebersihan

22

5.5 Aktiviti 5: Memantau dan mengawalselia kemudahan

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Mengenalpasti bahan,

1. barangan dan alatan bagi Pengarah
kegunaan pekerja dan

penghuni asrama.

Memohon pembelian bahan, Timbalan

2. barangan dan alatan untuk Pengarah (HP

asrama. & HP)

3. Pembantu Menerima bahan, barangan Pen. Peg.
Operasi dan peralatan dari Setor Am.

Membuat rekod penerimaan Tadbir(K)

4. dan pengeluaran bahan, PT (K)
barangan dan alatan untuk

asrama.

Mengeluarkan bahan,

5. barangan dan alatan untuk

pekerja dan penghuni asrama.

23

b) Carta Alir - Aktiviti 5: Memohon, Menerima, Merekod Serta

Mengeluar Bahan, Barangan Dan Alatan Untuk Pekerja Dan Penghuni
Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu
Pembantu Tadbir 1 minggu

(Kewangan) 5 minit
Pembantu Tadbir 5 minit
15 minit
Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

24

c) Senarai Semak - Aktiviti 5: Memohon, Menerima, Merekod
Serta Mengeluar Bahan, Barangan Dan Alatan Asrama
Untuk Pekerja Dan Penghuni Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengisi borang permohonan

1. pembelian bahan, barangan dana

alatan asrama.

2. Mendapat kelulusan daripada
Pengarah.

3. Menerima bahan, barangan dan
alatan asrama.

4. Merekod kedalam buku asrama

Mengeluar dan membuat agihan

5. kepada penghuni dan pekerja

asrama

25

5.6 Aktiviti 6: Menyedia kelengkapan dan kemudahan asrama seperti
yang ditetapkan untuk penghuni asrama dan mengadakan
rekod inventori

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Memastikan kelengkapan dan

1. kemudahan asrama untuk

penghuni asrama mencukupi. Pengarah

Membuat permohonan

2. pembelian kelengkapan Timbalan

asrama mengikut kapasiti Pengarah (KP

Pembantu penghuni asrama. & HP)

Operasi Merekod kelengkapan yang

3. diterima dalam buku alat Pen. Peg.

asrama. Tadbir (K)

Mengagihkan kelengkapan

4. asrama pada setiap bilik dan PT (K)
kiub di asrama lelaki dan

perempuan.

26

b) Carta Alir - Aktiviti 6: Menyedia Kelengkapan Dan Kemudahan

Asrama Seperti Yang Ditetapkan Untuk Penghuni Asrama Dan
Mengadakan Rekod Inventori

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu
Pembantu Tadbir 1 minggu

(Kewangan) 5 minit
Pembantu Tadbir 5 minit
15 minit
Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

27

c) Senarai Semak - Aktiviti 6: Menyedia Kelengkapan Dan
Kemudahan Asrama Seperti Yang Ditetapkan Untuk
Penghuni Asrama Dan Mengadakan Rekod Inventori

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengenalpasti kelengkapan dan
kemudahan di asrama

2. Membuat permohonan pembelian

3. Mendapat kelulusan Pengetua

Menyedia kelengkapan dan

4. kemudahan asrama seperti yang

ditetapkan untuk penghuni asrama

5. Mengadakan rekod inventori bagi
pengagihan

28

5.7 Aktiviti 7: Mengendali urusan pelupusan untuk peralatan asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

1. Mengenalpasti alat yang rosak Pengarah
untuk tindakan pelupusan.

2. Mengisi borang permohonan Timbalan
pelupusan bagi alat asrama. Pengarah (KP

Pembantu Membuat penilaian dan & HP)

3. Operasi kebenaran pelupusan alat

asrama. Pen. Peg.

Merekod dalam buku asrama Tadbir (K)

4. alat yang telah dibuat

pelupusan. PT (K)

29

b) Carta Alir - Aktiviti 7: Mengendali Urusan Pelupusan Untuk Peralatan

Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 2 minggu
Pembantu Tadbir 2 minggu
3 minggu
AJK Pelupusan 3 minggu
AJK Pelupusan 12 minggu
Pembantu Tadbir

30

c) Senarai Semak - Aktiviti 7: Mengendali Urusan Pelupusan
Untuk Peralatan Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengenalpasti alat asrama yang
rosak

2. Mengisi borang permohonan
pelupusan alat

3. AJK pelupusan alat membuat
penilaian

4. Mendapat kelulusan dari Pengetua

5. Membuat pelupusan alat

6. Merekod pelupusan dalam buku
alat asrama

31

5.8 Aktiviti 8: Mengambil tindakan membaiki kerosakan

a) Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

Menerima laporan atau

1. mendapati ada kerosakan di Pengarah

asrama.

Mengisi borang laporan Timbalan

2. kerosakan kelengkapan Pengarah (KP

Pembantu asrama. & HP)

Operasi Memaklumkan kerosakan

3. kelengkapan dan Pen. Peg.

kemudahan di asrama. Tadbir (K)

Memastikan kelengkapan

4. dan kemudahan di asrama PT (K)

dibaiki segera.

32

b) Carta Alir - Aktiviti 8: Mengambil Tindakan Membaiki Kerosakan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pelajar 15 minit
15 minit
Pelajar 30 minit

Pembantu Tadbir 5 minit
3 hari
Pembantu Tadbir

Penolong
Jurutera/ Penjaga
Jentera Elektrik

33

c) Senarai Semak - Aktiviti 8: Mengambil Tindakan Membaiki
Kerosakan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima laporan atau mendapati
ada kerosakan di asrama

2. Mengisi borang kerosakan

3. Menghantar borang kepada Pen.
Peg. Tadbir(K) untuk kelulusan

Pen. Peg. Tadbir(K) memaklum

4. pegawai yang akan membaiki

kerosakan

5. Memastikan pembaikan kerosakan
dibuat.

34

5.9 Aktiviti 9: Memastikan asrama dan sekitarnya sentiasa bersih dan
selamat

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Membuat jadual tugas pekerja Pengarah

1. asrama bahagian dalam dan

luar asrama. Timbalan

Memastikan pekerja asrama Pengarah (KP

2. Pembantu menjalankan tugas masing- & HP)

Operasi masing.

Memastikan asrama dan Pen. Peg.

3. sekitarnya bersih dan selamat. Tadbir (K)

PT (K)

35

b) Carta Alir - Aktiviti 9: Memastikan Asrama Dan Sekitarnya Sentiasa

Bersih Dan Selamat

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

PPT(K) 1 minggu
Pembantu Tadbir 30 minit
Pembantu Tadbir 30 minit
30 minit
Pembantu Tadbir

36

c) Senarai Semak - Aktiviti 9: Memastikan Asrama Dan Sekitarnya
Sentiasa Bersih Dan Selamat

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengatur tugas pekerja asrama

2. Mengawas tugas-tugas pekerja
asrama

3. Memastikan asrama dan sekitarnya
sentiasa bersih dan selamat

37

5.10 Aktiviti 10: Menyediakan kemudahan ubat-ubatan biasa untuk
keperluan penghuni asrama

a) Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG PERATURAN
JAWAB ADA DAN PUNCA

HUBUNGAN/ KUASA

DIRUJUK

Mengenalpasti ubat-ubatan

1. biasa untuk keperluan

penghuni asrama. Pengarah

Menguruskan permohonan

2. pembelian ubat-ubatan biasa Timbalan

bagi penghuni asrama. Pengarah (KP

3. Pembantu Menerima ubat-ubatan biasa & HP)
Operasi dari Setor Am.

Menyimpan ubat-ubatan biasa Pen. Peg.

4. di asrama bagi keperluan Tadbir (K)

penghuni asrama.

Memberi ubat-ubatan biasa PT (K)

5. kepada penghuni asrama

sekiranya diperlukan.

38

b) Carta Alir - Aktiviti 10: Menyediakan Kemudahan Ubat-Ubatan Biasa

Untuk Keperluan Penghuni Asrama

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pembantu Tadbir 30 minit
Pembantu Tadbir 3 hari
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir 10 minit
Pembantu Tadbir 15 minit

15 minit

39

c) Senarai Semak - Aktiviti 10: Menyediakan Kemudahan Ubat-
Ubatan Biasa Untuk Keperluan Penghuni Asrama

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengenalpasti ubat-ubatan biasa
untuk kegunaan penghuni asrama.

2. Membuat permohonan pembelian
ubat.

3. Mendapat kelulusan Pengetua.

4. Menerima ubat-ubatan biasa dari
Setor Am.

5. Menyimpan dan membuat rekod di
asrama.

6. Mengeluarkan ubat kepada
penghuni yang memerlukannya.

40

5.11 Aktiviti 11: Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah dan
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadapnya

a) Proses Kerja

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

Menerima arahan dari
1. Pengetua dan pegawai-

Pembantu pegawai atasan.
Operasi
Melaksanakan arahan tersebut

2. dengan kadar segera.

b) Carta Alir - Aktiviti 11: Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan Oleh

Pengarah Dan Pegawai-Pegawai Yang Bertanggungjawab
Terhadapnya

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Pengarah/ Tim. 5 minit
Pengarah/ PPT(K)/
Pembantu Tadbir 15 minit
15 minit
(K)/ Warden
Masa yang
Pembantu Tadbir diperlukan

Pembantu Tadbir 41

Pembantu Tadbir

c) Senarai Semak - Aktiviti 11: Lain-Lain Tugas Yang Diarahkan
Oleh Pengetua Dan Pegawai-Pegawai Yang
Bertanggungjawab Terhadapnya

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima arahan dari pegawai
atasan.

2. Mengenalpasti tugas yang
diberikan.

3. Mengatur tugas dan tugas-tugas
pekerja asrama.

4. Memastikan tugas telah
dilaksanakan.

42

7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1) Perlembagaan Malaysia
2) Arahan Perkhidmatan
3) Perintah Am Bab ‘A’ hingga ‘G’
4) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam
5) Surat-Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Perbendaharaan.
6) Pekeliling dan Edaran Bahagian Kemahiran & Teknikal MARA
7) Akta 605
8) Buku Peraturan Tatatertib

Pendidikan Teknikal dan Vokasional MARA
(Pindaan 2013)
Bahagian Kemahiran & Teknikal
9) Surat Pekeliling daripada Pengarah MJII/KKTM/IKM
10) Buku PKPA
11) Buku Tonggak 12
12) Buku PTK
13) Buku Dasar Pembangunan Kurikulum Program Sijil dan Diploma
14) Garis Panduan Penyediaan Portfolio Pengajar & Pelajar

43

8. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG
44
1. Borang Cuti

2. Borang Keluar / Masuk Pejabat

3. Borang Tuntutan Perjalanan

4. Borang Pendahuluan Tugas Rasmi

5. Borang Pembelian Terus

6. Borang Wang Runcit

7. Borang Pengeluaran Alatulis

8. Borang Pinjaman Kenderaan

9. Borang Penggunaan Kenderaan

10. Borang Cuti Tanpa Rekod

11. Borang Makan / Minum

12. Borang Pendaftaran Keluarga

13. Borang Permohonan Kad Kesihatan

14. Borang Permohonan Pendaftaran
Anak.

15. Borang Pendaftaran Sebutharga

16. Borang Cuti Tanpa Gaji

17. Borang Surat Jaminan

18. Borang Pengeluaran Wang ESR

19. Borang Pelupusan Alatan

20. Boran Pengeluaran Bahan

21. Borang Pengeluaran Alatan

22. Borang Permohonan Pinjaman
Komputer

23. Borang Permohonan Pinjaman
Perumahan

24. Borang Pendaftaran Kenderaan

25. Borang Permohonan Menduduki PTK.

26. Borang daftar asrama

27. Borang Permohonan Tinggal Dalam
IKM/Luar/Sendiri

28. Borang Permohonan Balik Asrama

29. Borang permohonan pembelian

30. Borang pelupusan alat

31 Borang Laporan Kerosakan

45

9. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
1. Jawatankuasa Surau As Syakirin - Ahli Jawatankuasa
2. Jawatankuasa Pengurusan Asrama - Ahli Jawatankuasa
3. Jawatrankuasa Senggaraan dan Infrastruktur - Ahli Jawatankuasa
4. jawatankuasa Pembelajaran Sepanjang Hayat - Ahli Jawatankuasa
5. Jawatankuasa Sukan dan Rekreasi - Ahli Jawatankuasa

46