KIK KUMPULAN INOVATIF K THE R 7D'S E IN A NOV T ATO I R F & PEJABAT KEBAJIKAN MASYARAKAT BAHAGIAN KAPIT
Terlebih dahulu, saya ingin mengucapkan kesyukuran ke Tuhan Yang Maha Esa kerana kumpulan The 7D's Innovator yang mewakili PKMB Kapit telah diberi kesempatan untuk menerbitkan dokumentasi pelaporan projek kumpulan inovatif dan kreatif (KIK) yang akan dipertandingkan pada peringkat Jabatan Kebajikan Masyarakat Sarawak (JKMS). Dokumentasi ini merupakan hasil sumbangan idea dari setiap ahli kumpulan The 7D's Innovator serta sokongan dan kerjasama dari semua kakitangan PKMB Kapit sendiri. Secara umumnya, dokumentasi pelaporan projek KIK ini adalah menggunakan metadologi SCAMPER dalam perlaksanaan keseluruhan projek. Fasa-fasa SCAMPER diterangkan dengan terperinci dalam pembangunan sistem pengurusan sistem doket kes. Beberapa tools juga telah dipraktikkan seperti teknik Design Thinking (DT) dan lain-lain teknik bagi mendapatkan keperluan pengguna serta dapatan lain yang berkaitan. EVELYNE ANAK BUDA Pegawai Kebajikan Masyarakat Bahagian Kapit PRAKATA
PRAKATA Saya selaku Pegawai Kebajikan Masyarakat Bahagian Kapit, Negeri Sarawak ingin mengucapkan syabas dan tahniah serta selamat maju jaya kepada kumpulan The 7D's Innovator. Semoga dokumentasi ini dapat memberi manfaat kepada semua. Sekian, terima kasih. "BERSATU BERUSAHA BERBAKTI" "AN HONOUR TO SERVE" "PENGINSANAN PERKHIDMATAN KEBAJIKAN"
MISSION VALUES RINGKASAN EKSEKUTIF Antara fungsi PKMB adalah untuk memastikan perkhidmatan pelanggan yang diberikan adalah cekap dan berkesan. Ini melibatkan proses perkhidmatan pelanggan bagi kes bantuan untuk permohonan baru dan proses kajisemula. Berdasarkan statistik penerima bantuan di PKMB Kapit dari tahun 2019 sehingga 2023, menunjukkan statistik penerima bantuan meningkat setiap tahun. Penambahan jumlah penerima bantuan ini memberikan cabaran bagi kakitangan yang terlibat dengan kes kajian semula. Hal ini dipengaruhi oleh penambahan terhadap doket kes dimana secara langsung menimbulkan masalah susunan doket yang tidak teratur dan masalah kehilangan doket. Disamping itu, masalah 'duplicate' doket juga sering berlaku apabila doket klien tidak dapat dikesan. Daripada masalah-masalah ini, idea penghasilan sistem 'Smart Docket' tercetus daripada petugas kaunter dan pegawai kes yang sering menghadapi masalah semasa menjalankan proses kajisemula dilakukan. Kumpulan The 7D's Innovator mengambil inisiatif untuk membantu dalam menyelesaikan masalah ini. Sistem ini mendapat maklumbalas yang baik dari petugas kaunter dan pekerja kes sendiri. Selain itu, sistem ini juga memberikan kesan positif dalam proses permohonan bantuan dan kajisemula serta menunjukan satu jalan penyelesaian yang dianggap sebagai nilai tambah (Value Added) dalam perubahan dan evolusi ke atas Standard Operating Prosedure (SOP) sedia ada.
RINGKASAN EKSEKUTIF Dengan terciptanya satu mekanisme baharu bagi proses kajisemula yang diberi nama 'Smart Docket' ini, dijangka dapat memberikan perubahan dan impak ke atas pengurusan doket dengan lebih sistematik dan menjimatkan masa. Disamping itu juga, kadar pembaziran terhadap pembaharuan kepada doket pendua (duplicate docket) juga membantu mengurangkan jumlah penambahan doket.
RINGKASAN EKSEKUTIF
Huruf 7D Dipilih sempena Bahagian Kapit adalah Bahagian (Division) ke-7 di Sarawak. Warna Hitam & Emas Warna Hitam merupakan semangat berpasukan dan Warna Emas melambangkan ketinggian darjat. Infografik 1 : Pengenalan logo kumpulan The 7D's Innovators Penubuhan kumpulan The 7D's Innovator ditubuhkan pada 14 Julai 2023 bagi penglibatan PKMB Kapit dalam Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK), Jabatan Kebajikan Masyarakat, Negeri Sarawak. Kumpulan ini terdiri daripada 8 orang ahli iaitu dari kakitangan PKMB Kapit dan diketuai oleh Brian Adam Kalong dan dibantu oleh Cik Nur Maisurah binti Ismail. Sokongan dan kerjasama daripada Puan Evelyne Anak Buda selaku Pegawai Kebajikan Masyarakat Bahagian Kapit serta kakitangan PKMB Kapit yang lain telah menjayakan penubuhan kumpulan ini. LOGO KUMPULAN
INFOGRAFIK ORGANISASI Liew Chuan Yieng Fasilitator Brian Adam Kalong Ketua Kumpulan Nur Maisurah Ismail Pen. Ketua Kumpulan Pn. Evelyne Anak Buda Pegawai Kebajikan Masyarakat Jerry Naga Kualiti Produk Vivian Umang Mathew Analisis Data & Maklumat Yohannes Maleng Reka Bentuk Projek Annatasia Ampa Bidok Dokumentasi & Multimedia Mohd Riduan Abd Rahim Teknikal Audio & Digital Cecilia Anis Analisis Data & Maklumat Infografik 2 : Carta organisasi kumpulan The 7D's Innovators
BAB 1 SIGNIFIKAN PROJEK 1.1 Kaitan Dengan Fungsi Utama Jabatan 1.2 Memenuhi Kehendak Pelanggan & Kakitangan PKMB Kapit 1.3 Kaitan Dengan Agenda & Matlamat Nasional 1.4 Katian Dengan Keadaan & Ekosistem Semasa 1.5 Signifikan Senario Dikenalpasti (Feedback Outcome) ......................................................................................................................................... BAB 2 TINDAKAN PENYELESAIAN 1.1 Pelan & Strategi Penyelesaian 1.2 Penghasilan Prototype 1.3 Tindakan Uji Cuba ......................................................................................................................................... BAB 3 KEBERHASILAN PROJEK 1.1 Jangka Masa Pendek (Outcome) 1.2 Penjimatan Hasil 1.3 Jangka Masa Panjang (Impak) 1.4 Analisa Kos & Faedah Projek (ROI) 1.5 Perbandingan Proses Carta Alir Sebelum & Selepas 1.6 Impak Projek (Sosial, Persekitaran) ISI KANDUNGAN
BAB 4 PENGEMBANGAN PROJEK 1.1 Penyeragaman di Peringkat Jabatan & Organisasi 1.2 Kekangan Projek & Pembelajaran Diperolehi (Lesson Learnt) ......................................................................................................................................... ISI KANDUNGAN
MISSION VALUES SIGNIFIKASI PROJEK Projek sistem Smart Docket telah dipilih untuk dipertengahkan dalam Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK), Jabatan Masyarakat Kebajikan Sarawak (JKMS) 2023. Pemilihan idea ini adalah dipilih selari dengan isu yang dihadapi oleh kakitangan PKMB Kapit dalam memberikan perkhidmatan kaji semula. Disamping itu, penilitian penuh dalam proses penghasilan projek juga dititikberatkan agar ianya selari dengan Misi, Visi dan Objektif Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Srawak. A.) Kaitan Dengan Fungsi Utama Jabatan Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) amat menitikberatkan perkhidmatan terhadap golongan sasar terutama kebajikan sosial mereka. JKM MISI Meningkatkan perkhidmatan kebajikan yang cekap & berkesan VISI Kesejahteraan hidup golongan sasar berkeperluan Infografik 3 : Signifikan Projek (Misi & VISI JKMS)
SIGNIFIKASI PROJEK VALUES Infografik 4 : Signifikan Projek (Objektif JKMS) OBJEKTIF Penggunaan sumber yang cekap dan berkesan dalam pelaksanaan penyampaian program kepada golongan sasar Kecemerlangan Perkhidmatan Kecemerlangan Operasi Perkongsian Yang Berkesan Meningkatkan keupayaan pegawai dan persekitaran kerja yang lebih kondusif Meningkatkan penggunaan sumber berkualiti daripada rakan strategik dalam menyokong penyampaian program perkhidmatan
SIGNIFIKASI PROJEK B.) Memenuhi Kehendak Pelanggan & Kakitangan PKMB Kapit Inovasi Smart Docket dikenalpasti dapat memberikan kepuasan kepada pengguna terutamanya bagi pekerja kes dan petugas kaunter ketika memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan. Inovasi ini juga merujuk pelan strategik JKM 2021-2025 yang meliputi perkara-perkara berkaitan kumpulan sasar, profesionalisme kerja sosial, nilai murni, bakat, organiasi dan penyampaian perkhidmatan salah satunya adalah teras ke-7 iaitu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidamatan kebajikan masyarakat. Teras ke-7 Plan Strategik JKM 2021-2025 Menambah baik tadbir urus perkhidmatan Memantapkan penguatkuasaan Memantapkan klien ke arah pencapaian kesejahteraan dalam masyarakat Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada kumpulan sasar Mengukuhkan pengurusan data jabatan Meneraju perkhidmatan kebajikan dan penyertaan dalam industri penjagaan Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif Mengukuhkan kolaborasi strategik dalam perkhidmatan akta Infografik 5 : Signifikan Projek (Teras ke-7 Plan Strategik JKM 2021 - 2025)
SIGNIFIKASI PROJEK C.) Kaitan Dengan Agenda & Matlamat Nasional Jabatan Kebajikan Masyarkat (JKM) amat menekankan perkhidmatan yang cemerlang dalam kalangan kakitangan JKM ketika memberikan perkhidmatan kepada pelanggan. Inovasi ini juga memberikan ciri-ciri signifikan, relevan dan mesra pengguna. D.) Kaitan Dengan Keadaan & Ekosistem Semasa Pembangunan projek ini adalah berdasarkan kepada situasi permasalahan semasa yang dihadapi oleh Petugas Kaunter dan Pekerja Kes dalam melaksanakan tugas-tugas hakiki. Ekosistem kerja yang tertumpu kepada konsep kerja berdasarkan Standard Operating Procedure (SOP) perlu ditambah baik dengan penerapan elemen-elemen inovasi dan kreativiti ke arah penghasilan mutu kerja yang lebih efektif dan efisien. E.) Signifikan Senario Dikenalpasti (Hasil Analisa Data) Melalui maklumbalas yang diperolehi dari petugas kaunter dan pekerja kes, permasalahan doket adalah salah satu cabaran dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. Masalah kesukaran untuk mengenal pasti doket didapati punca utama. Keadaan itu mempengaruhi faktor duplicate docket, timbunan doket yang tidak teratur, pengabaian masa di dalam memberikan perkhidmatan dan lain-lain.
TINDAKAN PENYELESAIAN Antara pelan dan strategi tindakan penyelesaian serta kaedah /konsep yang digunapakai ialah: SCAMPER Menggantikan sesuatu atau konsep dengan sesuatu yang lain SUBSTITUTE REVERSE Bertentangan dengan tujuan asalnya atau sesuatu proses Menghapuskan atau memudahkan proses atau idea untuk memperbaiki dan mengenal pasti aspek terpenting ELIMINATE COMBINE Menggabungkan idea, proses atau produk menjadi satu output yang lebih cekap. ADAPT Menyesuaikan idea sedia ada untuk menyelesaikan masalah Mengubah suai dan menilai situasi atau masalah. Contohnya dengan memberi sesuatu yang baharu atau menambahkan sebarang nilai. PUT TO MODIFY ANOTHER USE Meletakkan proses semasa untuk tujuan tertentu kepada kegunaan lain untuk menyelesaikan masalah Infografik 6 : Tindakan Penyelesaian (SCAMPER)
TINDAKAN PENYELESAIAN Sistem pengurusan fail menggunakan kabinet berasingan mengikut SKIM Bantuan serta mengikut sistem susunan abjad. PERKHIDMATAN SEDIA ADA
TINDAKAN PENYELESAIAN Menggantikan sistem pengurusan dan penyusunan fail sedia ada dengan sistem yang lebih efisien, lebih moden dan lebih mudah digunakan. SUBSTITUTE COMBINE Menggabungkan beberapa data yang diperlukan dan penting di dalam sistem yang sama contoh ;- agihan doket kes / pergerakan doket kes. jumlah kes aktif semasa. tarikh pergerakan doket kes. ADAPT Sistem ini juga boleh diubahsuai dan ditambah baik seiring denga n keperluan. Cth ;- menambah data yang boleh disimpan di dalam QR Code. menggunakan satu applikasi khas untuk sistem fail.
TINDAKAN PENYELESAIAN Cadangan untuk menggunakan sistem ini untuk kegunaan lain di pejabat seperti inventori pejabat dan lain-lain. Mengubahsuai aliran kerja dari cara konvensional kepada sistem secara dalam talian tanpa perlu bersemuka. MODIFY PUT TO ANOTHER USE ELIMINATE Hapuskan sistem penyusunan fail mengikut abjad, skim dan kabinet berasingan kepada satu sistem penyusunan fail bersepadu REVERSE Mengelakan masalah berulang, contohnya wujud doket pendua (duplicate docket).
TINDAKAN PENYELESAIAN Memandangkan projek sistem Smart Docket ini adalah melalui kaedah digital, maka kami tidak menggunakan penghasilan prototaip. Telefon Community Care System (CCS) Pemgimbas QR Code Google Spreadsheet Doket Kes
Setelah mengenalpasti masalah, fasa percubaan (rujuk chart) bagi sistem Smart Docket telah dilakukan bagi memastikan ianya boleh berfungsi dan digunakan dengan baik. Sistem Smart Docket telah berjaya disiapkan pada 28 Julai 2023 dan sistem telah dipraktikkan dalam proses pengendalian kerja seharian. Maklumbalas yang diterima dari petugas dan klien adalah sangat memberangsangkan. TINDAKAN UJI CUBA
MISSION VALUES KEBERHASILAN PROJEK JANGKA MASA PENDEK (OUTCOME) A.) Organisasi Meningkatkan keberkesanan dalam sistem penfailan sedia ada dan mengelakan kesilapan berlaku. B.) Pelanggan Pekerja kes dapat mencari fail doket dengan sangat mudah di kabinet dengan melakukan imbasan kod QR yang tertera C.) Petugas Kaunter/Kakitangan Menjimatkan masa petugas kaunter mencari fail doket di kabinet D.) Keadaan & Ekosistem Memastikan proses kajisemula berjalan dengan lancar dan menjimatkan masa klien menunggu. di dalam sistem
MISSION VALUES KEBERHASILAN PROJEK PENJIMATAN HASIL A.) Kos B.) Masa Menjimatkan ruang simpanan (tidak memerlukan kabinet yang banyak untuk menyimpan fail) Mengurangkan penambahan bagi duplicate docket yang tidak dikesan ketika sesi kajisemula kes dilakukan. Mempercepatkan proses pencarian fail dengan efisien dan efektif. Petugas kaunter dan pekerja kes dapat memanfaatkan masa dengan lebih baik ketika memberikan perkhidmatan kepada pelanggan. C.) Sumber Manusia Dengan adanya “Smart Docket” petugas kaunter dapat mencari lebih dari satu fail dalam 1 masa. Sebelum ini, petugas kaunter mengambil masa yang agak lama untuk mencari doket disebabkan penyusunan fail yang mengikut skim dan kabinet yang berasingan menyebabkan pencarian fail memakan masa dan tidak efisien.
KEBERHASILAN PROJEK JANGKA MASA PANJANG (IMPAK) A.) Organisasi Inovasi projek dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi Jabatan. B.) Pelanggan Penggunaan teknologi informasi yang terkini dapat membantu meningkatkan layanan terhadap klien. C.) Petugas Kaunter/ Kakitangan Meningkatkan mutu perkhidmatan yang cemerlang di kalangan kakitangan di pejabat. D. ) Keadaan & Ekosistem Membantu Jabatan mengumpulkan dan menganalisis data secara lebih efisien.
ANALISA KOS DAN FAEDAH PROJEK (ROI) Memudahkan kakitangan Penyusunan fail yang lebih teratur Memudahkan pekerja kes (kakitangan) untuk melakukan kaji semula dengan lebih efisien. Risiko kehilangan doket juga dapat dikurangkan dan dengan secara langsung mengurangkan pertindihan data klien. KEBERHASILAN PROJEK
PERBANDINGAN SEBELUM (PROSES CARTA ALIR/MODAL) KEBERHASILAN PROJEK Petugas Kaunter Pelulus Pelulus Pekerja Kes Pekerja Kes Doket dikembalikan ke kabinet fail Infografik 7 : Keberhasilan Projek (Proses Carta Alir)
PERBANDINGAN SELEPAS (PROSES CARTA ALIR/MODAL) Doket dikembalikan ke kabinet fail Petugas Kaunter (scan & klik nama PK) Pekerja Kes (scan & klik nama pelulus) Pelulus (scan & klik nama PK) Pekerja Kes (scan & klik nama pelulus) Pelulus (scan & klik nama PK) KEBERHASILAN PROJEK Infografik 8 : Keberhasilan Projek (Proses Carta Alir)
MISSION VALUES KEBERHASILAN PROJEK A.) Sosial Komunikasi antara petugas kaunter dan pekerja kes menjadi lebih efektif ketika proses kajisemula dijalankan. Kerjasama antara klien dengan pekerja kes juga menjadi lebih baik. B. Persekitaran Persekitaran kerja menjadi lebih baik dan suasana kerja menjadi lebih tenang dan harmoni.
A.) Penyeragaman Di Peringkat Jabatan & Organisasi Melalui ujicuba yang telah dijalankan di PKMB Kapit, idea dan teknologi sistem Smart Docket adalah relevan dan mempunyai tahap kebolehpercayaan yang tinggi untuk diaplikasi penggunaanya di semua bahagian sebagai alat dalam menjalankan tugas kajisemula. Pasukan The 7D's Innovator juga bersedia untuk menambahbaik proses penggunaan sistem ini mengikut spesifikasi kawalan mutu yang tinggi berdasarkan kepada justifikasi sistem yang ditetapkan. B.) Kekangan Projek & Pembelajaran Diperolehi (Lesson Learnt) Semasa melakukan projek ini, kami menghadapi kesukaran dari segi kekurangan masa dalam menghasilkan sistem Smart Docket. Kami juga mengalami kekurangan kos dalam menghasilkan sistem Smart Docket yang lebih canggih. PENGEMBANGAN PROJEK