A-001_SMM_PMSol_rev.1-2022 ok

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 51 / 70
MANUAL (SMM)

E. DISTRIBUSI

1. Distribusi manual sesuai dengan Daftar Distribusi manual.
F. PENGENDALIAN DOKUMENTASI

1. Semua manual SMS harus disahkan dan disetujui oleh Direktur.

2. Manual SMS harus disimpan dalam bentuk hard copy yang terletak di
perpustakaan perusahaan. Dan akan bertindak sebagai dokumen yang
dikendalikan. Format elektronik bukti kerusakan sedang didistribusikan ke
semua personel dan kapal dan dapat dicetak sesuai kebutuhan. Ini harus
diperlakukan sebagai dokumen yang tidak terkendali.

3. Kontrol Dokumen Informasi manual harus memberikan ringkasan perubahan
yang mempengaruhi dokumen.

4. Penyimpanan dan pengendalian setiap dokumen yang diterbitkan menjadi
tanggung jawab DPA dan Nakhoda kapal masing-masing.

G. PROSEDUR BARU ATAU PERUBAHAN PROSEDUR / MANUAL YANG ADA

1. Departemen QSHE akan memantau dan menyebarluaskan peraturan
perundang-undangan yang akan datang (Nasional dan Internasional) kepada
kapal-kapal

2. Technical Fleet Manager / Superintendent harus memastikan bahwa semua
kapal memenuhi persyaratan legislatif yang baru.

3. Kepala Departemen bertanggung jawab untuk meninjau manual atau prosedur
terkait yang dipengaruhi oleh peraturan dan regulasi, dan harus menyerahkan
usulan revisi atau prosedur baru melalui Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen (SMM_F-02) kepada DPA.

4. Juga prosedur baru atau revisi prosedur/manual yang ada dapat diperkenalkan
untuk meningkatkan prosedur/manual yang ada. Kepala Departemen atau
nakhoda kapal harus menyampaikan niatnya juga melalui DCR.

5. DPA harus meninjau dan menyetujui dokumen yang relevan terkait dengan
peraturan sebelum dimasukkan ke dalam Sistem Manajemen Keselamatan. Dia
harus setelah menerima draft teks, menganalisis prosedur/revisi dan
menentukan apakah proposal/revisi relevan dan perlu diperkenalkan.

6. Untuk memperkenalkan setiap amandemen atau peraturan dengan segera,
“Surat Edaran kepada Nakhoda” harus ditransmisikan.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 52 / 70
MANUAL (SMM)

H. PERTANYAAN

1. Semua pertanyaan yang berkaitan dengan SMS perusahaan harus ditujukan
kepada DPA secara tertulis.

I. ` PENYALURAN DAN PENERIMAAN DOKUMEN SMS

1. Revisi manual SMS harus dikirimkan ke kapal melalui Transmittal Note (SMM.F-
03) dalam waktu 30 hari sejak tanggal efektif. Nakhoda setelah menerima harus
menandatangani lembar pengakuan di Bagian B dari Catatan Pengiriman dan
mengembalikannya ke Departemen QSHE sebaiknya sebagai lampiran email.

2. Dokumen yang direvisi dan catatan revisi harus diperbarui sesuai dengan
instruksi yang dikirimkan.

3. Setiap pengakuan penerimaan dokumen yang dikirimkan melalui prosedur di
atas harus ditafsirkan sebagai bukti konklusif dari dokumen yang diterbitkan dan
didistribusikan dengan benar.

J. REVISI DAN PENGHAPUSAN DOKUMEN

1. Nomor revisi terkini dan tanggal efektif harus dicantumkan dalam dokumen. Hal
yang sama harus sesuai dengan Informasi Kontrol Dokumen dari manual.

2. Setelah menerima Revisi / Pembaruan Manual SMS, versi usang dari isi manual
SMS harus dimusnahkan di atas kapal.

K. PENGENDALIAN DOKUMEN PIHAK KE-3.

1. Departemen QSHE harus memastikan bahwa semua aturan, peraturan, kode
dan pedoman yang berkaitan dengan Manual SMS perusahaan harus disimpan
dan diperbarui di darat.

2. Departemen QSHE juga harus memastikan bahwa salinan dari setiap aturan,
regulasi, kode, pedoman dan publikasi yang berkaitan dengan Sistem
Manajemen Keselamatan Kapal harus disimpan dan diperbarui sebagaimana
diperlukan di atas kapal.

3. Nakhoda kapal bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua aturan,
kode peraturan, pedoman dan publikasi yang relevan di atas kapal disimpan
dengan baik, mutakhir, dan dipelihara dengan baik.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 53 / 70
MANUAL (SMM)

L. PEMBERITAHUAN

Peringatan – Peringatan dikirim sebagai pengingat setelah insiden untuk membagikan
insiden tersebut kepada personel kapal untuk meningkatkan tingkat kewaspadaan
dan menanamkan hal-hal yang berkaitan dengan keselamatan, keamanan, dan
pembelajaran. Penomoran lansiran dilakukan secara berurutan mulai 1 Januari setiap
tahun.

Memo – Dikirim sebagai sarana untuk berbagi dengan personel kapal selain hal-hal
yang berkaitan dengan keselamatan, keamanan dan pelajaran dan juga berbagi
temuan dari insiden besar. Itu harus dilakukan dengan cara Memo, yang akan
diterbitkan baik oleh DPA.

Circular to Master (CTM) - Circular to Master digunakan untuk memperkenalkan/
menggabungkan setiap perubahan prosedur atau peraturan dalam Sistem
Manajemen Keselamatan dengan segera. CTM dikeluarkan oleh DPA. Penomoran
CTM dilakukan secara berurutan mulai tanggal 1 Januari setiap tahunnya.

M. MANUAL SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN

1. Dokumentasi SMS Perusahaan dan bahasa kerja harus dalam bahasa
Indonesia untuk personel kunci yang dipekerjakan baik di kantor pusat dan di
atas kapal atau bahasa mayoritas awak kapal dan Pihak Ketiga / kontraktor.
Beberapa dokumen, instruksi, dan pemberitahuan mungkin dalam dua bahasa
untuk memenuhi persyaratan Negara Bendera.

2. Nakhoda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Pedoman Safety
Management System/Sistem Manajemen Keselamatan Perusahaan untuk kapal
tersedia di atas kapal dan diperbarui.

3. Dia harus memelihara dan memperbarui salinan manual di atas kapal. Catatan
revisi atau amandemen manual SMS harus dipelihara.

4. Nakhoda harus memastikan bahwa semua catatan, daftar periksa, laporan, dll
yang terkait dengan SMS disimpan dan dipelihara dengan baik oleh penanggung
jawab terkait.

N. PUBLIKASI PIHAK KETIGA

1. Marine Superintendent harus memastikan bahwa semua publikasi wajib pihak
ketiga seperti almanak bahari dan tabel pasang surut yang akan kedaluwarsa
pada pergantian tahun, sudah tersedia di kapal.

2. Untuk tujuan ini dan untuk memberikan waktu yang cukup untuk urusan
administrasi, Marine Superintendent harus memastikan bahwa semua
permintaan dari Nakhoda untuk publikasi tersebut diterima sebelum akhir setiap

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 54 / 70
MANUAL (SMM)

tahun. Permintaan tersebut juga harus mencakup penggantian edisi lama dari
manual lainnya.

3. Master bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Aturan dan
Regulasi, Kode, Pedoman, Bagan dan Publikasi yang relevan selalu diperbarui.

4. Untuk memantau statusnya, ia harus memastikan bahwa daftar publikasi kapal
dipelihara.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 55 / 70
MANUAL (SMM)

BAB – 12
VERIFIKASI, REVIEW DAN EVALUASI PERUSAHAAN

A. AUDIT INTERNAL
Tujuan dari bagian ini adalah untuk menjelaskan tanggung jawab, definisi, proses dan
prosedur untuk audit internal pada manajemen berbasis pantai dan di kapal, dari
sistem manajemen perusahaan.

B. SASARAN
Sasaran dari audit internal adalah untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen
keselamatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Perusahaan.

C. TANGGUNG JAWAB

1. Departemen QSHE secara keseluruhan bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa kantor dan kapal Perusahaan sedang diaudit tidak lebih dari dua belas
(12) bulan. Tanggung jawabnya adalah:
1) Perencanaan dan penjadwalan audit internal dan memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan sesuai dengan proses dan prosedur audit internal.

2) Melaksanakan audit internal dan / atau menunjuk auditor internal untuk
melaksanakan audit internal yang direncanakan dan dijadwalkan.
Pemilihan auditor internal dan pelaksanaan audit internal harus
memastikan objektivitas dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak
mengaudit pekerjaan mereka sendiri.

3) Memastikan hasil audit internal dan tinjauan disampaikan kepada personel
yang bertanggung jawab di bidang yang terlibat.

4) Memastikan catatan dan dokumen yang berkaitan dengan audit internal
dipelihara.

5) Memantau status pelaksanaan tindakan korektif untuk memastikan
penutupan NCR (jika ada) yang dikeluarkan.

2. Kepala Departemen dan Nakhoda terkait bertanggung jawab untuk:
1) Pelaksanaan/tindakan korektif pada NCR, jika ada,

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 56 / 70
MANUAL (SMM)

2) Memantau dan memastikan tindakan korektif dilaksanakan tepat waktu,
untuk memastikan penutupan NCR yang diterbitkan, jika ada.

3) Memelihara semua catatan dan dokumen yang berkaitan dengan audit
internal yang dilakukan.

D. PROSES DAN PROSEDUR AUDIT INTERN

1. Perencanaan
1) Audit internal harus dilakukan di setiap kapal dan di manajemen darat,
setidaknya sekali setiap 12 bulan atau kurang sesuai dengan Pedoman
Kode ISM. Namun untuk kapal yang baru diambil alih termasuk pengiriman
baru, Audit Internal harus dilakukan dalam waktu 3 bulan setelah
pengambilalihan kapal.

2) Sebelum akhir setiap tahun, Departemen QSHE harus menyiapkan dan
menyerahkan Rencana Audit Internal Tahunan kepada DPA untuk
disetujui. Rencana audit yang disetujui harus dibagikan kepada Kepala
Departemen dan kapal.

3) Auditor Internal harus dilatih dan memenuhi syarat untuk melaksanakan
Audit Internal.

2. Persiapan Pra Audit Internal
1) Auditor internal harus memberitahukan dan mengatur audit internal dengan
pihak terkait sebelum melakukan audit. Untuk Daftar Periksa Lihat Daftar
Periksa Audit ISM (Kapal) (SMM_F-12), Untuk Daftar Periksa Daftar
Periksa Audit ISM (Kantor) (SMM_F-11)

2) Auditor internal harus meninjau laporan audit internal terakhir dan NCR.

3. Melakukan audit internal
1) Auditor internal harus mengadakan pertemuan pembukaan dengan staf
yang sesuai untuk menjelaskan ruang lingkup, jadwal dan proses untuk
audit internal. Formulir Program Audit Internal (SMM_F-04)

2) Setelah rapat pembukaan selesai, proses pemeriksaan / pemeriksaan /
verifikasi akan dimulai untuk mendapatkan bukti objektif untuk
memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan.

3) Perhatian khusus diberikan untuk memverifikasi tindakan korektif untuk
NCR audit internal terakhir, inspeksi kapal, inspeksi pihak ketiga dan audit
eksternal.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 57 / 70
MANUAL (SMM)

4) Setelah proses pemeriksaan / pemeriksaan / verifikasi selesai, rapat
penutupan akan dilakukan untuk menyampaikan temuan, klarifikasi
keraguan dan ringkasan hasil audit internal.

5) Dalam keadaan luar biasa, audit internal dapat dilampaui tidak lebih dari 3
bulan

6) Kepala Departemen terkait atau Master / Chief Engineer harus
menandatangani Formulir Laporan Ketidaksesuaian (SMM_F-05), jika
diterbitkan, setelah konfirmasi ketidaksesuaian harus menyelidiki
penyebabnya dari ketidaksesuaian; menunjukkan penyebab (s) dan
tindakan korektif yang diusulkan dengan tanggal penyelesaian target.
Tanggal target penyelesaian harus praktis. Namun, target tanggal
penyelesaian yang ditunjukkan tidak boleh lebih dari 3 bulan. Semua N/C
harus ditutup menggunakan formulir Corrective Action Request (CAR)
untuk laporan analisis lebih lanjut, lihat Form <SMM_F-13>

7) Kepala Departemen terkait atau Master/Chief Engineer juga harus
menandatangani Laporan Pengamatan, jika diterbitkan. Formulir Catatan
Pengamatan (SMM_F-06)

4. Kegiatan Pasca Audit
1) Kepala Departemen terkait atau Nakhoda / Chief Engineer bertanggung
jawab atas setiap tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari audit
internal.

2) Pengamatan yang diajukan pada Catatan Pengamatan, umumnya
mencerminkan bentuk kecil ketidaksesuaian yang harus diperbaiki.
Pengamatan tersebut akan menjadi Ketidaksesuaian jika ditemukan
berulang pada Audit Internal berikutnya.

3) Kepala Departemen terkait atau Nakhoda / Chief Engineer harus
memastikan bahwa semua Formulir NCR telah ditutup dan diserahkan ke
Dept. QSHE dalam periode tanggal target. Salinannya harus disimpan oleh
mereka.

4) Jika tindakan korektif dari Ketidaksesuaian / Pengamatan yang diajukan
tidak dapat diselesaikan dalam target tanggal penyelesaian yang
disepakati, Nakhoda atau kepala departemen harus menginformasikan
Dept. QSHE dan meminta perpanjangan.

5. Pelaporan Audit Internal
1) Auditor internal harus melaporkan temuan Auditnya pada Formulir Lembar
Laporan Audit (SMM_F-07)

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 58 / 70
MANUAL (SMM)

2) Ringkasan tersebut memberikan gambaran umum tentang hasil audit
internal serta komentar auditor internal tentang penerapan sistem
manajemen yang efektif dan peluang untuk perbaikan, jika ada.

3) Formulir Lembar Laporan Audit beserta Laporan Ketidaksesuaian, Catatan
Pengamatan untuk diserahkan kepada DPA untuk ditinjau.

E. TINJAUAN MANAJEMEN KESELAMATAN

1. Tinjauan Manual Nakhoda
1) Nakhoda memastikan bahwa selama rapat bulanan Komite Keselamatan
Kapal, peninjauan manual / dokumen SMS harus dilakukan. Tinjauan
manual / dokumen SMS ini akan dilakukan selama periode dua belas bulan
mulai dari Januari hingga Desember sesuai dengan jadwal tinjauan
dokumen yang disebutkan di bawah ini. Jika diperlukan ruang tambahan
untuk merinci kekurangan, lembar kosong lengkap dengan perincian harus
dilampirkan dan tinjauan ini harus diserahkan bersama dengan Risalah
Rapat Keselamatan.

2) Kajian harus mengevaluasi seberapa baik SMS kapal dan dokumentasi
terkait bekerja untuk mereka yang ada di kapal. Ini juga harus mencakup
saran untuk perbaikan di mana pun diperlukan.

3) Risalah rapat Review Dokumen SMS Nakhoda (SMM_F-08) harus
diserahkan ke QSHE dalam waktu 15 hari setelah review.

2. Departemen QSHE harus mengumpulkan semua tinjauan yang diterima dari
kapal dan menyerahkannya ke DRC sekali setiap Triwulanan untuk persetujuan
mereka sebelum memasukkan perubahan apa pun ke dalam manual SMS yang
relevan.
Tinjauan Kapal atas Manual / Dokumen SMS

3. Kajian harus mengevaluasi seberapa baik SMS kapal dan dokumentasi terkait
bekerja untuk mereka yang ada di kapal. Ini juga harus mencakup saran untuk
perbaikan di mana pun diperlukan. Masalah untuk ditinjau tercantum di bawah
ini. Daftar ini tidak lengkap dan masalah lain dapat ditambahkan jika perlu: -
1) Masalah (jika ada, disertai dengan alasan) dalam mematuhi Prosedur dan
pedoman teknik.

2) Pelengkap kapal – kecakapan dan kecukupan.

3) Konflik antara instruksi dan pedoman dari penyewa dan yang diberikan oleh
Teknik

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 59 / 70
MANUAL (SMM)

4) Pengalaman dengan otoritas negara bagian pelabuhan atau negara
bendera dan badan pengatur lainnya.

5) Kesesuaian Dokumentasi teknik disediakan di atas kapal untuk tujuan yang
dimaksudkan.

6) Keakraban dan kepatuhan yang memadai terhadap Kebijakan HSE dan
D&A Teknik oleh petugas dan kru di kapal.

7) Kebutuhan tambahan untuk pelatihan staf.

8) Keterangan tentang kinerja kapal selama audit internal atau eksternal yang
dilakukan.

9) Catatan lainnya.

4. Tinjauan Manajemen
1) Tinjauan Manajemen (SMM_F-10) dilakukan setidaknya satu tahun sekali
yang dipimpin oleh Direktur.

2) Dept.QSHE harus menyajikan hal-hal berikut selama peninjauan:

 Analisis dan rekomendasi atas hasil Audit Internal.

 Ringkasan rekomendasi dari Kajian Master di SMS.

 Analisis dan rekomendasi laporan kecelakaan dan nyaris celaka.

 Analisis dan rekomendasi atas temuan berbagai inspeksi pihak ketiga
dan Audit Navigasi.

3) Dalam mencapai tujuan sesuai Kebijakan HSE Perusahaan, Tinjauan
Manajemen harus menerapkan langkah-langkah untuk lebih meningkatkan
efektivitas sistem berdasarkan rekomendasi.

4) Hasil Tinjauan Manajemen harus dibagikan ke seluruh armada.

F. RINGKASAN VERIFIKASI, TINJAUAN DAN EVALUASI PERUSAHAAN

1. Verifikasi dan Penilaian / Verification and Assessment

No Verification/Assessment Frequency Responsibility
Master
1 Health & Safety Inspection Weekly
Marine Supt.
2 Navigation Audit Six monthly M

3 Shipboard Inspection Six monthly QSHE Dept.

4 Internal Audit Annually

2. Tinjauan dan Evaluasi / Review and Evaluation

No Review and Evaluation Frequency Responsibility

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 60 / 70
MANUAL (SMM)

1 Safety Meeting Monthly Master
2 Master’s SMS Docs Review Monthly Master
3 Operation Meeting Monthly
4 HSE Meeting Quarterly M
5 Management Review Annually M
G. VERIFIKASI EKSTERNAL DPA

1. Port State Control
1) Selama kunjungan oleh pemeriksaan Pengawasan Negara Pelabuhan,
sangat penting bahwa perilaku nakhoda dan awak kapal adalah
profesional.

2) Tim inspeksi harus ditemui di embarkasi dan diantar ke kantor Nakhoda.
Identitas Foto Officer PSC harus diperiksa di gang sebelum mengeluarkan
kartu pengunjung. Jika diperlukan untuk memeriksa tasnya; memintanya
untuk menyatakan isi tas; "Tolong nyatakan isi tasmu atau bolehkah aku
memeriksa tasmu?" Minta dia untuk membuka tasnya. Jangan membuka
tas sendiri.

3) Nakhoda harus menampilkan dirinya seperti itu, memperlakukan PSCO
seperti pengunjung resmi yang penting. Nakhoda, bagaimanapun,
seharusnya tidak melepaskan perannya dan seharusnya tidak
melakukannya. Pastikan bahwa saat bertemu dengan PSCO, Nakhoda
harus berpakaian dengan benar dan sopan.

4) Selama pemeriksaan, putaran di Dek, di Akomodasi, dan di ruang Mesin,

PSCO harus didampingi oleh perwira senior, sebaiknya Nakhoda / Chief

Engineer. Minta PSCO untuk memberi tahu ketidakberesan sesegera
mungkin – untuk memengaruhi koreksi “di tempat.”

5) Bersikeras untuk menutup konferensi / rapat – bahkan jika tidak ditawarkan.

6) Dalam hal Nakhoda atau manajemen kapal tidak setuju dengan
kekurangan yang diajukan oleh PSCO, Nakhoda dapat memasukkan
komentarnya sebelum menandatangani, jika dapat diterima oleh PSCO.
Jika Nakhoda dan manajemen Kapal tidak setuju dengan kekurangan yang
dikemukakan oleh PSCO, Nakhoda harus segera memberi tahu Kantor
Pusat (Superintendent Kapal dan DPA). Nakhoda harus mendukung
ketidaksetujuannya dengan bukti yang relevan (misalnya dokumen, foto,
dll.). Kantor Pusat kemudian akan mengajukan banding resmi dengan
otoritas PSC setempat melalui prosedur yang ditentukan sesuai MOU
masing-masing. Kasus-kasus di mana ada bukti konkrit yang kuat negara
bendera kapal juga akan mendukung banding Kantor Pusat.

7) Personil yang ditugaskan dan bertanggung jawab langsung untuk operasi,
inspeksi dan pemeliharaan peralatan di atas kapal harus memastikan

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 61 / 70
MANUAL (SMM)

bahwa peralatan di bawah tanggung jawab mereka dipelihara dalam
keadaan siap operasional.

8) Kesan pertama sangat penting: Kondisi kapal (kebersihan umum &
penerimaan gang) dan jumlah personel (berpakaian tepat untuk berbagai
pekerjaan yang dilakukan).

9) Penanganan dari PSC Officers (PSCO): Menjaga kesopanan, memberikan
sambutan dan keramahan terbaik, ketenangan dan profesional, terutama
oleh Manajerial & Senior Officer.

10) Sertifikasi dan Dokumentasi: Harus dicatat dan diarsipkan dengan baik
secara sistematis. Staf kapal yang bertugas di PSCO harus dapat segera
mengambil atau membuat dokumen yang diperlukan.

11) Keamanan: Akses ke kapal untuk dikendalikan dan semua pintu harus
dikunci kecuali untuk titik masuk & keluar yang ditentukan. Prosedur ISPS
harus ditunjukkan dengan jelas sebagai praktik di atas kapal selama
inspeksi.

12) Motivasi Staf: Semua yang berada di kapal untuk diberi pengarahan yang
jelas tentang pentingnya Inspeksi PSC mencari kerja sama penuh mereka
dan, melibatkan kepemimpinan, menginspirasi mereka untuk mencapai nol
kekurangan.

13) Semua kekurangan harus dicatat sebagai Ketidaksesuaian dan dilaporkan
kembali ke kantor.

2. Inspeksi
1) Pastikan bahwa inspektur didampingi selama inspeksi. Personil terbaik
untuk melakukan ini adalah Master, Chief Engineer, Chief Officer dan First
Assistant Engineer (Second Engineer), yang dapat membagi area inspeksi
di antara mereka sendiri.

2) Biasanya, inspektur akan mulai dengan memeriksa semua sertifikat dan
dokumentasi dengan Nakhoda. Dia kemudian akan pindah ke area yang
terdaftar di seberang. Namun, harus diingat bahwa urutan dan jadwal
inspeksi dapat diubah untuk mengurangi gangguan terhadap operasi
normal di atas kapal. Inspektur akan memiliki format inspeksi yang telah
direncanakan sebelumnya, yang akan dia ikuti, meskipun ada kemungkinan
untuk memeriksa area dalam urutan yang berbeda. Lihat daftar periksa
Inspeksi sebagian besar data yang mengacu pada kapal tanker akan
diselesaikan sebelumnya. Pastikan bahwa salinan terbaru yang lengkap
tersedia untuk inspektur karena ini akan menghemat banyak waktu. Master

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 62 / 70
MANUAL (SMM)

harus melakukan yang terbaik untuk mengambil tindakan korektif segera
untuk pengamatan sebanyak praktis dan jika mungkin.

3. Setelah Inspeksi
1) Biasanya, inspektur duduk dan mendiskusikan pengamatan dan komentar
setelah inspeksi selesai. Jika tidak, Nakhoda harus mencatat bahwa hal ini
belum terjadi dan segera memberitahu perusahaannya.

2) Kesalahpahaman sehubungan dengan pengamatan apa pun harus
diklarifikasi pada titik ini sehingga interpretasinya konsisten.

3) Nakhoda harus melaporkan kepada inspektur tindakan yang diambil dan
memintanya untuk mengkonfirmasinya sebelum rapat penutupan sehingga
catatan tersebut dibuat dalam lembar observasi.

4) Inspektur memberikan kepada Nakhoda daftar tertulis dari pengamatan
yang ditemukan.

a. Perbaiki semua pengamatan sesegera mungkin

b. Kirim laporan ke Perusahaan

c. Nakhoda harus meminta salinan temuan ini secara tertulis sehingga jika
ada perubahan antara apa yang dikatakan di kabin Nakhoda dan apa
yang muncul dalam laporan, ini dapat diambil kemudian oleh Kompi di
darat.

5) Harap diingat bahwa inspeksi dapat menambah tekanan yang tidak semestinya
selama operasi pelepasan, oleh karena itu, persiapan yang baik adalah kunci
untuk mencapai hasil terbaik dalam waktu yang paling sedikit dialokasikan yang
tidak hanya akan membantu mengurangi tekanan tambahan pada beban kerja
yang sudah ekstrem, tetapi juga memberikan waktu tambahan untuk
berkonsentrasi pada isu-isu penting dan sangat dibutuhkan lainnya terkait
dengan operasi kargo yang aman.

6) Laporan inspeksi murni untuk referensi internal perusahaan saja dan oleh karena
itu laporan Inspeksi sebelumnya tidak boleh ditunjukkan kepada Surveyor
Lembaga Klasifikasi atau inspektur pihak ketiga.

H. LAMPIRAN / CATATAN / REFERENSI

1 Shipboard Internal Audit Proocess
2 Management Review Process

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 63 / 70
MANUAL (SMM)

BAB – 13
MANAJEMEN PERUBAHAN

A. TUJUAN
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menetapkan prosedur untuk mengevaluasi dan
mengelola perubahan pada operasi, prosedur, peralatan kapal atau personel untuk
memastikan bahwa standar keselamatan dan lingkungan tidak terganggu.
Manajemen prosedur perubahan membantu staf dalam mengidentifikasi bahaya dan
mengurangi risiko operasional.

B. RUANG LINGKUP

1. Untuk memastikan bahwa dokumentasi yang mendukung perubahan mencakup
alasan perubahan dan menentukan tingkat otoritas yang diperlukan untuk
persetujuan perubahan.

2. Memberikan pemahaman yang jelas tentang implikasi keselamatan dan
lingkungan dari suatu perubahan.

3. Pastikan bahwa semua perubahan sesuai dengan peraturan, standar industri
dan spesifikasi peralatan asli.

4. Pastikan bahwa ada prosedur yang tepat untuk serah terima dan pengenalan
staf, baik di darat maupun di atas kapal.

5. Sertakan ketentuan untuk mengeluarkan izin kerja sebelum pekerjaan apa pun
dilakukan, atau setiap perubahan dilakukan pada peralatan.

6. Pastikan bahwa konsekuensi potensial dari suatu perubahan diidentifikasi,
bersama dengan tindakan mitigasi yang diperlukan, dan bahwa hasilnya
dikomunikasikan kepada mereka yang terkena dampak perubahan.

7. Pastikan bahwa perubahan yang tidak dilakukan dalam skala waktu yang
diusulkan ditinjau dan divalidasi ulang sebelum diselesaikan.

8. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang timbul dari perubahan peralatan atau
prosedur.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 64 / 70
MANUAL (SMM)

9. Pastikan bahwa gambar, prosedur, dan dokumen teknis lainnya yang sesuai
diperbarui setelah ada perubahan atau modifikasi.

10. Pastikan umpan balik dan tinjauan perubahan yang dibuat.

C. DEFINISI

1. Management of Change (MOC): adalah sistem yang koheren untuk mengelola
perubahan peralatan, personel, kondisi atau prosedur operasi sementara dan
permanen atau pengenalan kontraktor pihak ketiga atau kapal baru

D. KATEGORI PERUBAHAN

1. Proses Manajemen Perubahan dapat diterapkan dan HARUS dipatuhi untuk
setiap perubahan berikut yang dapat dianggap signifikan dan proses perubahan
harus didokumentasikan. Penyelesaian sementara atas permasalahan yang
timbul pada kategori di bawah ini juga harus dianggap sebagai perubahan yang
signifikan dan harus mengikuti proses MOC.
1) Perubahan prosedur Terdokumentasi.

2) Perubahan prosedur operasional atau instruksi kerja yang akan berdampak
signifikan.

3) Pergantian personel pada posisi senior (Manajer Senior darat ke atas).

4) Perubahan struktur organisasi Shore / Shipboard.

5) Pemasangan perangkat lunak proses kapal/darat atau sistem operasi.

6) Modifikasi struktural

7) Masuknya kapal baru atau kapal jenis baru.

8) Pergantian kru besar (Lebih dari 75% pada satu waktu).

9) Pemasangan, perubahan atau modifikasi pada peralatan, desain atau
sistem kapal.

10) Operasi di luar lingkup prosedur operasi normal.

11) Pengaturan sementara yang membuat perubahan signifikan pada prosedur
atau peralatan di atas kapal.

E. DOKUMENTASI PROSES MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Personel kapal atau darat (pengusul perubahan) yang mengidentifikasi
kebutuhan untuk perubahan di atas akan memulai proses dengan mengisi
Bagian 1 Formulir Manajemen Perubahan (SMM_F-09) dan menyerahkan MOC

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 65 / 70
MANUAL (SMM)

asli Formulir untuk Manager (kantor) atau Superintendent (kapal) untuk
persetujuan dan tindak lanjut.

2. Alasan perubahan harus tetapi tidak terbatas pada:
1) Peraturan, peraturan, regulasi atau persyaratan standar industri yang baru

2) Persyaratan pelanggan (pengamatan selama Pemeriksaan Oil Major)

3) Perubahan pada peralatan, mesin atau struktur yang ada.

4) Rekomendasi dari pihak ketiga

5) Saran perbaikan internal

6) Kebijakan, prosedur operasional, rencana atau bentuk baru

7) Ulasan SMS diterima dari Nakhoda

8) Perubahan prosedur operasional atau instruksi kerja yang berdampak
signifikan.

9) Perubahan struktur organisasi Shore / Shipboard

10) Pemasangan perangkat lunak proses kapal/pantai atau sistem operasi.

11) Operasi di luar lingkup prosedur operasi normal.

12) Pengaturan sementara yang membuat perubahan signifikan pada prosedur
atau peralatan di atas kapal.

3. Bagian 2 dari formulir MOC adalah Proses Perubahan Manajemen; ini harus
ditinjau oleh semua orang yang berkepentingan. Orang yang meninjau proses
perubahan harus memberikan komentar mereka untuk item yang
dipertimbangkan.

4. Setelah Proses Perubahan ditinjau oleh masing-masing orang, persetujuan
untuk melakukan perubahan dalam Bagian 3 formulir MOC harus diberikan
sesuai dengan tingkat manajemen yang sesuai sebagaimana disebutkan dalam
bagian 13.6.1 (Tingkat Otoritas (LOA) untuk persetujuan perubahan).

5. Bagian 4 dari formulir MOC adalah bagian akhir dari proses. Itu harus dilengkapi
dan disahkan oleh Direktur Utama. Selama proses ini harus dipastikan bahwa
semua item yang disepakati selama proses perubahan telah berhasil
diimplementasikan, mis. persyaratan pelatihan, manual / gambar diubah,
disediakan.

6. Dalam hal perubahan bersifat sementara, validitas maksimum harus
didefinisikan dengan jelas. Harus dipastikan bahwa perubahan sementara tidak
melebihi otorisasi awal untuk ruang lingkup atau waktu tanpa peninjauan dan
persetujuan ulang oleh tingkat manajemen yang sesuai.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 66 / 70
MANUAL (SMM)

7. Perubahan kapal yang mendesak dapat dimulai melalui dialog email dengan
pengawas kapal dan ditindaklanjuti dengan dokumen pendukung seperti yang
dipersyaratkan dalam bagian ini.

8. Semua catatan yang relevan harus disimpan oleh masing-masing Kepala
Departemen setidaknya selama 3 tahun; untuk verifikasi, audit atau review.

9. Dokumen yang harus disimpan adalah:
1) Formulir MOC
2) Penilaian Risiko (jika berlaku)

3) Gambar Revisi dan Salinan Sertifikat (jika ada)
4) Catatan Pelatihan & Pengenalan (jika ada)

5) Rapat Keselamatan diadakan (jika ada)
6) Dokumen lain yang relevan.

F. PROSES MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Untuk mengelola tugas rutin dan non-rutin secara efektif, faktor-faktor berikut
harus dipertimbangkan. Bukti dokumenter untuk proses ini harus tersedia untuk
semua perubahan signifikan.

2. Tingkat Otoritas (LOA) untuk persetujuan perubahan

1) Kewenangan tertinggi untuk persetujuan proses Manajemen Perubahan
adalah tanggung jawab manajemen darat.

2) Otorisasi untuk perubahan apa pun tidak dapat dilakukan oleh orang yang
terlibat langsung dalam perubahan tersebut.

3) Matriks berikut harus digunakan untuk mengidentifikasi tingkat persetujuan
yang diperlukan untuk kategori perubahan. Jika perlu, persetujuan dapat
diminta pada tingkat yang lebih tinggi dari yang ditunjuk, tetapi tidak pernah
lebih rendah.

The Level of Authority (LOA) for Approval of Change

Perubahan Dokumen, Kebijakan dan Prosedur Asisten Manager Direktur
Manager
Perubahan Personil menjadi di posisi senior ✓
(Shore – Manajer Senior ke atas) ✓ ✓
Perubahan struktur organisasi Shore / Shipboard ✓
✓
✓

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 67 / 70
MANUAL (SMM)

Modifikasi struktural ✓ ✓
✓
Proses pemasangan perangkat lunak kapal/darat ✓
atau sistem operasi ✓
Perubahan prosedur atau instruksi kerja yang ✓
akan berdampak signifikan. ✓
Masuknya kapal baru atau kapal jenis baru ✓ ✓
✓
Perubahan besar kru (Lebih dari 75% pada satu ✓
waktu) ✓
Instalasi, perubahan atau modifikasi peralatan ✓
kapal, desain atau sistem ✓ ✓
Operasi di luar lingkup prosedur operasi normal ✓

Pengaturan sementara yang membuat perubahan
signifikan pada prosedur atau peralatan di atas
kapal

3. Penilaian Risiko (Lihat Lampiran)
1) Teknik Penilaian Risiko untuk mengevaluasi dampak keselamatan &
lingkungan dari setiap perubahan.

2) Teknik penilaian risiko adalah evaluasi yang terperinci dan sistematis dari
semua sumber bahaya yang nyata dan potensial. Tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi semua risiko yang dapat diperkirakan secara wajar terkait
dengan pekerjaan di atas kapal, dan untuk menentukan apakah risiko
tersebut dapat diterima, atau jika tindakan pengendalian preventif atau
korektif diperlukan.

3) Penilaian risiko dapat dibagi menjadi tiga langkah:

a. Identifikasi bahaya

b. Menilai risikonya

c. Mengurangi dengan tindakan pengendalian

4) Orang yang diberi wewenang yang disebutkan dalam bagian 13.6, ketika
melakukan penilaian risiko, dapat menggunakan penilaiannya untuk
memutuskan identifikasi bahaya dan pengendalian yang berlaku sebelum
perubahan apa pun disetujui.

5) Perubahan tidak boleh dilakukan jika tingkat risiko dinilai sebagai
“Substansial atau lebih tinggi” sampai tingkat risiko telah dikurangi.

6) Daftar bahaya generik berikut dapat digunakan sebagai panduan untuk
membantu dalam latihan identifikasi bahaya.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 68 / 70
MANUAL (SMM)

7) Berkaitan dengan FAKTOR PEKERJAAN:
a. Perencanaan yang tidak memadai
b. Sumber daya yang tidak mencukupi
c. Komunikasi tim yang tidak memadai
d. Komunikasi yang tidak memadai dengan kontraktor
e. Bahan, alat, peralatan yang tidak memadai
f. Pengawasan pekerjaan yang tidak memadai

8) Berkaitan dengan FAKTOR PRIBADI:
a. Kurangnya pengetahuan/keterampilan anggota tim
b. Kurangnya pengetahuan/keterampilan kontraktor
c. Pelatihan yang tidak memadai
d. Kelelahan
e. Tidak ada prosedur serah terima

9) Terkait UNSAFE ACT:
a. Mengoperasikan peralatan tanpa wewenang
b. Melepas/membuat alat pengaman tidak dapat dioperasikan
c. Menggunakan peralatan yang rusak
d. Penggunaan peralatan yang tidak tepat
e. Tidak menggunakan APD

10) Berkaitan dengan KONDISI TIDAK AMAN:
a. Alat/peralatan / bahan yang rusak
b. Kondisi lingkungan yang berbahaya
c. Sistem keamanan yang tidak memadai
d. APD yang tidak memadai / tidak layak
e. Pembatasan/pembatasan ruang kerja
f. Pencahayaan atau ventilasi yang tidak memadai

11) Tindakan pengendalian diperlukan untuk mengelola dampak perubahan
untuk mengurangi tingkat risiko serendah mungkin (ALARP). Berikut adalah
contoh tindakan pengendalian korektif atau preventif:
a. Rencana Kerja harus disusun sebelum memulai operasi.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 69 / 70
MANUAL (SMM)

b. Tentukan standar kerja yang dibutuhkan

c. Menyediakan personel tambahan.

d. Melakukan pertemuan Safety atau pertemuan Toolbox dengan semua
personel yang terlibat, termasuk kontraktor, sebelum memulai
pekerjaan.

e. Menyediakan alat dan perlengkapan yang memadai.

f. Menugaskan seseorang yang bertanggung jawab untuk mengawasi
proses tersebut.

g. Menangani kebutuhan pelatihan yang relevan dan persyaratan
pengenalan semua personel yang terlibat, termasuk kontraktor.

h. Diskusikan operasi dengan departemen komersial.

i. Berusaha untuk memotivasi anggota tim.

j. Pastikan ada serah terima yang tepat antara personel yang terlibat.

k. Pantau jam kerja dan istirahat untuk mencegah kelelahan.

l. Melacak atau mencatat perangkat keselamatan apa pun yang tidak
dapat dioperasikan; apakah sementara atau permanen.

m. Anggota tim memeriksa bahwa semua peralatan dan APD dalam
kondisi baik setiap saat.

n. Anggota tim harus mematuhi semua persyaratan untuk memakai APD.

o. LSA/FFA di tempat di sekitarnya; siap untuk segera digunakan.

p. Mematuhi semua persyaratan untuk memiliki izin kerja sebelumnya.

q. Menyediakan pencahayaan dan ventilasi yang cukup.

12) Pengenalan dan Pelatihan

a. Pengenalan proses perubahan dan implementasi perubahan harus
dikomunikasikan dan disebarluaskan dengan baik kepada semua
departemen terkait dan orang-orang yang terlibat.

b. Kebutuhan dan persyaratan pelatihan yang timbul dari setiap perubahan
harus diidentifikasi dan dilakukan sebelum perubahan tersebut
diimplementasikan.

13) Komunikasi

a. Pengawas atau Penanggung Jawab harus mengidentifikasi semua
personel yang mungkin terpengaruh oleh perubahan dan memastikan

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578

PEDOMAN NOMOR : A - 001/C0000/2021-S0
REVISI KE
FUNGSI : SHIPS MANAGEMENT BERLAKU TMT : 01
HALAMAN : 01/08/2022
JUDUL : SAFETY MANAGEMENT : 70 / 70
MANUAL (SMM)

bahwa mereka yang diidentifikasi memahami tingkat dan kemungkinan
dampak dari setiap perubahan yang direncanakan.

b. Konsekuensi dan hasil perubahan harus dikomunikasikan kepada
semua personel yang terkena dampak perubahan.

c. Jika perubahan yang diusulkan, baik perubahan sementara atau
permanen, tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan,
maka perubahan tersebut harus:

• Ditinjau

• Pengamatan bahaya awal / penilaian risiko ditinjau kembali

• Meminta persetujuan ulang untuk perpanjangan tanggal jatuh
tempo.

d. Perubahan signifikan yang diterapkan harus didiskusikan selama
Peninjauan MOC dan pertemuan HSSE yang sesuai untuk
mendapatkan umpan balik untuk perbaikan di masa mendatang, jika
ada.

SAFETYY MANAGEMENT SYSTEM_smm do not reproduce or distribute without authorization
Prepared by: DPA_@rul

Copyright © 2022. All rights reserved

IMO No: 6223578