ESP-Clerk(Secretary)

Habilidades basicas necesarias para:
Secretaria

Tare para una ❑ Organizar los ❑ Seguir los ❑ Garantizar que los
secretaria documentos a tiempo protocolos archivos estén
con la mayor precision relativos a las organizados, bien
possible. reglas de documentados y en
documentación. el orden correcto.
❑ Ayudar a archivar los
documentos.

Lectura

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Comprobar documentos y otros archivos.
❑ Comprobar los números de documentación.
❑ Leer órdenes e instrucciones en los documentos con precisión.
❑ Leer las actualizaciones en los documentos.
❑ Identificar las listas de documentos y las instrucciones.
❑ Leer información sobre los documentos existentes y vincularlos a los nuevos.

Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Revisar las notas en el correo electrónico de la empresa.
❑ Leer la información sobre los cambios que deben realizarse en los documentos.
❑ Leer informes de discrepancia.
❑ Leer mensajes sobre errores en los documentos.

Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Verificar las reglas y regulaciones para el proceso de documentación.
❑ Leer materiales de formación.
❑ Familiarizarse con la nueva adaptación de los documentos.
❑ Leer las instrucciones y procedimientos de confidencialidad para recibir y entregar los

documentos.
❑ Leer información relacionada con el trabajo.
❑ Leer las regulaciones sobre la mala documentación.

Escritura

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Registrar documentos.
❑ Iniciar session en el Sistema de documetnación en línea y responder a ellos.

Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Registrar problemas técnicos y fallos.
❑ Informar de eventos a los superiores.
❑ Escribir etiquetas de información para otros colegas a otros departamentos.

Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Informar y documentar documentos mal publicados.
❑ Remitir las quejas de los superiores.
❑ Escribir notas y compromisos para documentación adicional.

Habilidades orales

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Saludar a los colegas agradablemente.
❑ Pedir tarjetas de identidad para confirmar los documentos.
❑ Dar instrucciones y explicaciones a los colegas.
❑ Responder a las preguntas de los superiores y colegas.
❑ Comunicarse con colegas utilizando equipos de comunicación interna.

Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Informar sobre problemas mientras se documenta.
❑ Resolver conflictos con los colegas.
❑ Lidiar con situaciones imprevistas, como la falta de documentación.
❑ Manejar argumentos constructivamente.
❑ Responder a solicitudes especiales de supervisores y colegas.
❑ Recibir mensajes e instrucciones de los supervisores.

Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Comunicarse con los supervisores con respecto a más información y ayuda.
❑ Lidiar con emergencias.
❑ Intercambiar información sobre nuevos procedimientos y reglas.
❑ Cooperar y conectar con otros colegas.
❑ Asistir a reuniones y ser productivo.

Aritmética

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Revisar los suministros y otros equipos para documentar.
❑ Comprobar pagos.
❑ Calcular la demanda de suministros de documentación adicional.
❑ Leer y evaluar información numérica desde el panel de control.
❑ Asegurarse de que se adhiera al horario.
❑ Comprobar los documentos y archivos necesarios si son válidos.
❑ Comprobar la validez de los documentos.
❑ Verificar el efectivo frente a la cantidad de dinero gastado para la compañía.

Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Comprobar su propio cheque de pago.
❑ Registrar su propio turno.
❑ Calcular cuando el turno cambia.
❑ Verificar los archivos que deben documentarse y determinar la cantidad de suministros de

documentación que se utilizarán para ello.

Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Considerar la cantidad de suministros de documentos que exceden el límite diario.
❑ Evaluar y reportar fallos numéricos.
❑ Evaluar la misión y la documentación adicional basada en las regulaciones sobre la

documentación.
❑ Calcular el periodo de trabajo y descanso.

Habilidades digitales

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Registrar su propio turno digitalmente.
❑ Marcar las áreas como documentadas/necesita documentar digitalmente.
❑ Obtener directivas de los superiores digitalmente.
❑ Utilizar señales digitales para operar el panel de automatización de la empresa.
❑ Leer los instrumentos en pantallas digitales.
❑ Utilizar tarjetas digitales para operar el panel de automatización de la empresa.

Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Proporcionar cuentas a través de servicios digitales.
❑ Leer y usar hojas de horas digitales.
❑ Enviar mensajes a colegas o supervisores.
❑ Rellenar y enviar documentos digitalmente.
❑ Guardar todos los archivos en línea.

Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Documentar fallos y accidents vía internet/aplicación.
❑ Documentar accidentes digitalmente, como eliminar un archivo.
❑ Guardar las imágenes como evidencia.
❑ Utilizar materiales de aprendizaje digital.
❑ Usar plataformas de entrenamiento digital.
❑ Actualizarse sobre las últimas regulaciones y normas de seguridad.
❑ Registrar eventos durante los turnos vía internet.
❑ Documentar la culpa y los accidente a través de internet/aplicación.
❑ Tomar fotos y documentar desarrollos inesperados.
❑ Verificar las nuevas regulaciones sobre el proceso de documentación en línea.
❑ Completar los deberes digitalmente.

❑ Utilizar las fuentes de aprendizaje digital para la formación.
❑ Ponerse al día sobre cualquier noticia relacionada con la documentación en línea.

Pensamiento crítico

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Evaluar el comportamiento de sus compañeros de trabajo.
❑ Usar lógica y razonamiento para identificar otros finales/soluciones posibles a los problemas.
❑ Usar lógica y razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de soluciones alternativas,

conclusiones o enfoques de problemas.
❑ Alternar su forma de abordar los problemas.
❑ Analizar la información y evaluarla para encontrar la mejor solución para resolver los problemas.
Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Buscar la major solución para resolver un problema.
Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Enfrentar las situaciones en las que tiene que elegir entre lo correcto y lo incorrecto.

Alfabetización mediática

Diariamente una secretaria tendrá que:
❑ Lograr la capacidad de llegar a la información a través de la televisión, libros, periódicos, vídeos,

videos, anuncios, internet…
❑ Analizar mensajes escritos y no escritos en formatos pequeños a grandes para identificar lo que

está bien, lo que está mal, lo que extra, lo que falta y lo que realmente necesita.
Regularmente una secretaria tendrá que:
❑ Evaluar la exactitud y fiabilidad del mensaje y transmitirlo.
Ocasionalmente una secretaria tendrá que:
❑ Crear sus propios mensajes para expresarse de manera efectiva.