TR- sekretær

Grunnlegende ferdigheter for:
Sekretær

Oppgaver for ❑ ordne dokumenter i ❑ Følge protokollene ❑ sikre at filene er
sekretær tide og så nøyaktig om organisert, godt
som mulig dokumentasjons- dokumentert og i
regler riktig rekkefølge
❑ bistå med å arkivere
dokumentene

Lesing

Daglig vil sekretæren
❑ Sjekke dokumenter og andre filer
❑ Sjekke dokumentasjonsnummerene
❑ Lese ordre og instruksjoner på dokumentene nøyaktig
❑ Lese oppdateringer på dokumentene
❑ identifisere lister over dokumenter og instruksjoner
❑ lese informasjon om eksisterende dokumenter og koble dem til de nye

Regelmessig vil sekretæren
❑ sjekke notatene i selskapets e-post
❑ Lese informasjonen om endringene som må gjøres på dokumentene
❑ lese avviksrapporter
❑ Lese meldinger om feil på dokumentene

Av og til vil sekretæren
❑ sjekke reglene og forskriftene for dokumentasjonsprosessen
❑ lese opplæringsmateriell
❑ gjøre seg kjent med ny tilpasning av dokumentene
❑ Lese hemmeligholdelsesanvisninger og prosedyrer for å motta og levere dokumentene
❑ Lese arbeidsrelatert informasjon
❑ Lese forskrifter om misdokumentering

Skriving

Daglig vil sekretæren
❑ Registrere dokumenter
❑ Loggføre online dokumentasjonssystemer og svare på de

Regelmessig vil sekretæren
❑ Loggføre tekniske problemer og feil
❑ Rapportere om hendelser til overordnede
❑ Skrive informasjonskoder til andre kollegaer fra andre avdelinger

Av og til vil sekretæren
❑ rapportere og dokumentere skade på filene og det elektroniske systemet
❑ Rapportere og dokumenere feilpubliserte dokumenter
❑ sende klager fra overordnede
❑ skrive notater og oppgaver for videre dokumentasjon

Muntlige ferdigheter

Daglig vil sekretæren
❑ hilse på kollegaer hyggelig
❑ be om identitetskort for å bekrefte dokumentene
❑ gi instruksjoner og forklaringer til kollegaene
❑ Svare på spørsmål fra overordnede og kollegaer
❑ kommunisere med kolleger ved hjelp av internt kommunikasjonsutstyr

Regelmessig vil sekretæren
❑ Rapportere om problemer mens man dokumenterer
❑ løse konflikter med kolleger
❑ håndtere unforutsete situasjoner som feildokumentering
❑ Konstruktivt håndtere argumenter
❑ svare på spesielle ønsker fra veiledere og kollegaer
❑ motta meldinger og instruksjoner fra veiledere

Av og til vil sekretærer
❑ kommunisere med veiledere angående mer informasjon og hjelp
❑ håndtere nødhjelp,
❑ utveksle informasjon om nye prosedyrer og regler
❑ samarbeide og lage forbindelser med andre kollegaer
❑ delta i møter og være produktiv

Regning

Daglig vil sekretæren
❑ Sjekke rekvisita og annet utstyr for dokumentasjon
❑ Sjekke utbetalinger
❑ beregne etterspørselen etter ytterligere dokumentasjon av forsyninger
❑ Lese og evaluere numerisk informasjon fra dashbordet
❑ Sørge for at man holder fast i timeplanen
❑ Sjekke de nødvendige dokumentene og filene om de er gyldige
❑ Kontrollere gyldigheten av dokumentene
❑ Sjekke kontanter mot mengden penger brukt til selskapet

Regelmessig vil sekretæren
❑ sjekke sin egen lønnssjekk
❑ Loggføre eget skift
❑ Beregne når skiftet endres
❑ Sjekke filene som skal dokumenteres og fastslå hvor mye dokumentasjonsprodukter som

skal brukes til det

Av og til vil sekretæren
❑ Vurdere størrelsen på dokumetingforsyninger som overstiger den daglige grensen
❑ vurdere og rapportere numeriske feil
❑ Vurdere oppdrag og videre dokumentasjon basert på forskrifter om dokumentasjon
❑ Beregne arbeids- og hvileperiode

Digitale ferdigheter

Daglig vil sekretæren
❑ Loggføre eget skifte digitalt
❑ Merk eområdene som "dokumentert / trenger dokumentasjon" digitalt
❑ få direktiver fra overordnede digitalt
❑ Bruke digitale tegn for å betjene selskapets automatiseringspanel
❑ Lese instrumentene på digitale skjermer
❑ bruk edigitale kort til å betjene selskapets automatiseringspanel

Regelmessig vil sekretæren
❑ Tilby kontoer gjennom digitale tjenester
❑ lese og bruke digitale tidsskrifter
❑ Sende meldinger til kollegaer eller veiledere
❑ Fylle inn- og sende dokumenter digitalt
❑ lagre alle filene på nettet

Av og til vil sekretæren
❑ Dokumentere feil og ulykker via internett / søknad
❑ Dokumentere ulykker digitalt, for eksempel å slette en fil
❑ lagre bildene som bevis
❑ Bruke digitale læringsmateriell
❑ Bruke digitale opplæringsplattformer
❑ oppdatere seg om de nyeste forskriftene og sikkerhetsreglene
❑ Loggføre hendelser under skift via internett
❑ Dokumentere feil og ulykker til appen via internett
❑ ta bilder og dokument uventede utviklinger
❑ Sjekke nye regler om dokumentasjon av prosess på nettet
❑ fylel inn oppgaver digitalt
❑ Bruke digitale læringskilder for opplæring
❑ Oppdatere seg selv på nyheter om dokumentasjon på nettet

Kritisk tenking

Daglig vil sekretæren
❑ Vurdere oppførselen til sine samarbeidspartnere
❑ Bruke sin logikk og resonnement for å identifisere andre mulige endringer / løsninger på

problemene
❑ bruke sin logikk og resonnement til å identifisere styrker og svakheter ved alternative

løsninger, konklusjoner eller tilnærminger til problemer
❑ endre sin måte å nærme seg til problemene
❑ analysere informasjon og evaluere den for å komme opp med en best mulig løsning for å

løse problemene

Regelmessig vil sekretæren
❑ Søke etter den beste løsningen for å løse et problem

Av og til vil sekretæren
❑ Møte situasjoner hvor man må velge mellom rett eller galt

Mediekunnskaper

Daglig vil sekretæren
❑ oppnå muligheten til å nå informasjon via tv, bøker, avis, video, kino, reklame, internett,

etc.
❑ analysere meldinger skriftlig og ikke-skriftlig fra små til store formater for å identifisere

hva som er riktig, hva som er galt, hva som er ekstra eller hva som mangler og hva man
egentlig trenger

Regelmessig vil sekretæren
❑ Evaluere nøyaktigheten og påliteligheten til meldingen og overføre dem

Av og til vil sekretæren
❑ Lage sine egne meldinger for å uttrykke seg på en effektiv måte