หนังสือราชการ 6 ชนิด

หนงั สอื ราชการ 6 ชนิด

เสนอ
อาจารย์พัชนิยา ชุมผอม

จดั ทาโดย
นางสาวดาว สายสมุทร
ชัน้ ประกาศนยี บตั รวชิ าชีพชั้นปที ่ี 3

ภาคเรียนที่ 2 ปกี ารศกึ ษา 2562
วิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีระนอง

คานา

เอกสารฉบับนี้เปน็ สว่ นหนึง่ ของวชิ าการประยุกตใ์ ช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชีพเพือ่ ให้ไดศ้ ึกษาหาความรู้
ในเร่ืองประเภทหนงั สือราชการ 6 ชนดิ เช่นหนงั สือภายนอก /หนังสือภายนอก / หนังสือประทบั ตรา /
หนังสือสั่งการประกอบด้วยหนังสือคาส่ัง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ / หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกอบด้วย ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว / หนังสือที่เจ้าหนา้ ที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ประกอบด้วยหนังสือรับรอง , รายงานการประชุม, บันทึก , หนังสืออ่ืนๆ และได้ศึกษาอย่างเข้าใจเพื่อเป็น
ประโยชนก์ บั การเรียน

ผจู้ ัดทาหวังว่า เอกสารฉบับนี้จะเปน็ ประโยชน์กับผู้อ่าน ท่ีกาลังหาข้อมูลเร่ืองนีอ้ ยู่หากมีข้อแนะนา
หรอื ข้อผิดพลาดประการใด ผู้จดั ทาขอน้อมรับไวแ้ ละขออภัยไว้ ณ ท่นี ด้ี ว้ ย

จัดทาโดย

นางสาวดาว สายสมทุ ร

สารบญั หน้า
ก
เร่ือง 1
คานา
หนังสอื ภายนอก 5

หนังสือภายใน 8
หนังสอื ประทบั ตรา 12
หนงั สอื สง่ั การ 13

- คาส่งั 15
- ระเบียบ 18
- ข้อบังคบั 20
หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ 24
- ประกาศ 27
- แถลงการณ์ 30
- ข่าว 33
หนังสอื ทเ่ี จ้าหนา้ ท่ีทาขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ 33
- หนงั สือรบั รอง 37
- รายงานการประชมุ 40
- บันทกึ 49
- หนงั สืออน่ื ๆ

1

หนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนังสอื ราชการภายนอก คอื หนังสือตดิ ตอ่ ราชการที่เปน็ แบบพธิ ี โดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สือ
ติดต่อระหวา่ งส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่ืนซึ่งไม่ใชส่ ่วน
ราชการ หรอื มถี ึงบคุ คลภายนอก โดยมีสว่ นประกอบ ดงั น้ี

๑. ที่ ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดบั ที่ประจาของเจา้ ของเรื่อง ทีห่ นว่ ยราชการนนั้ สง่ ออก
แลว้ ทบั ดว้ ยเลขทะเบยี นหนงั สอื ตามลาดับในรอบปี เช่น ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการสว่ นกลาง เลขท่ีออกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยัญชนะ ๒ ตวั ซง่ึ เปน็ อกั ษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการทีไ่ ม่สงั กดั กระทรวง ทบวง เชน่

กก - กระทรวงการทอ่ งเที่ยวและกฬี า รส - กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ิภาค เลขท่ีออกหนังสือประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซึง่ เป็นอกั ษรยอ่ ของจงั หวดั
เช่น
ชพ - ชมุ พร นว - นครสวรรค์
๒. ชอื่ ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ คือชอ่ื สว่ นราชการที่เปน็ เจา้ ของหนงั สือนน้ั ราชการน้ันสง่ ออก และ
ให้ลงที่ตั้งไว้ดว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ทอ่ี อกจดหมาย ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของ
ปีพุทธศกั ราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอ่ื ง ใหล้ งเร่อื งยอ่ ทเี่ ปน็ ใจความท่ีสน้ั ทส่ี ดุ ของหนังสือฉบบั นน้ั ในกรณที ี่เปน็ หนงั สอื ต่อเนอ่ื ง
โดยปกติใหล้ งเร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขึ้นตน้ ใช้ตามฐานะผรู้ ับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้นึ ต้น สรรพนามและคาลงทา้ ยตาม
ระเบียบ สานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่งึ ให้ใช้บงั คับต้ังแต่วันท่ี ๑ มถิ นุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ตน้ ไป
๖. อา้ งถึง (ถ้าม)ี ใหอ้ ้างถึงหนังสอื ทเี่ คยมีติดต่อกนั เฉพาะหนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการผู้รับหนังสอื ไดร้ บั มา
กอ่ นแล้วจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยอ้างถงึ ใหช้ ดั เจนวา่ ใครเป็นเจ้าของหนังสือ เลขท่ี วนั ท่ี เดือน และปี
ทอ่ี อกหนังสือ
๗. ส่ิงท่สี ง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี ให้ลงชอ่ื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทส่ี ่งไปพร้อมกับหนงั สือนน้ั ถา้ ส่งไป
ในซองเดียวกันไม่ได้ กใ็ หร้ ะบุวา่ ส่งไปทางใด
๘. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ใหแ้ ยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนังสอื
๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือเจ้าของหนงั สอื และใหพ้ ิมพช์ ื่อเต็มของเจ้าของลายมอื ช่อื ไว้ใต้ลายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง ให้ลงชือ่ ส่วนราชการหรือหนว่ ยงานทีอ่ อกหนงั สือ ถา้ สว่ นราชการท่ี
ออกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กระทรวงหรอื ทบวงให้ลงช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื งทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการที่ออกหนงั สอื อยใู่ นระดบั กรมลงมา กล็ งชือ่ เจา้ ของเร่ืองเพยี งระดบั กองหรอื หนว่ ยงานทร่ี บั ผดิ ชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนงั สอื และเลข
หมายภายในตสู้ าขาไวด้ ้วย (ถ้ามี)

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

ตัวอย่างหนงั สือภายนอก

5

2. หนังสือภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบท่ี 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกติส่วนราชการที่ออกหนังสอื อยู่ในระดับกรมขน้ึ ไปให้ลงช่อื สว่ นราชการเจ้าของเร่อื งท้ังระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดับกรองหรอื สว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ งพร้อมทง้ั หมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเรื่อง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนงั สอื สง่ สาหรบั หนังสอื ของคณะกรรมการให้กาหนดรหัสตัวพยญั ชนะเพ่ิมข้ึนตามความจาเป็น

วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ุทธศักราชทอี่ อกหนงั สอื

เร่อื ง ให้ลงชื่อย่อทีเ่ ป็นใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับนัน้ ในกรณีทเ่ี ป็นหนังสือตอ่ เนื่องโดยปกติให้
ลงเรื่องของหนังสือฉบบั เดมิ

คาข้ึนตน้ ใหใ้ ช้คาขนึ้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ บั หนงั สอื ตามตารางการใช้คาขนึ้ ต้นสรรพนามและคาลงทา้ ย
ท่กี าหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ท่รี ับหนังสือนั้นมีถึงหรือช่ือบุคคลในกรณีทีม่ ีถงึ ตัวบุคคลไม่
เกีย่ วกับตาแหนง่ หนา้ ที่

ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเร่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยก
เป็นขอ้ ๆ ในกรณีทมี่ ีการอ้างถงึ หนังสือทเี่ คยมีการตดิ ต่อกนั หรอื มีสิง่ ทสี่ ง่ มาดว้ ย ใหร้ ะบไุ วใ้ นขอ้ นี้

ลงชอ่ื และตาแหน่ง ให้ปฏิบัติตามขอ้ 10 และขอ้ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจ์ ะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอ่ื ใชต้ ามความ
เหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้ **

6

รูปแบบหนังสือภายใน

7

ตัวอย่างหนงั สอื ภายใน

8

3. หนังสือประทบั ตรา

คอื หนงั สือท่ใี ชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทา โดยประทับตราแทนการลงชื่อของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดบั กรมขนึ้ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผทู้ ่ไี ด้รบั มอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการระดบั
กรมขึ้นไป เปน็ ผรู้ บั ผิดชอบลงชื่อย่อกากบั ตราหนังสือประทบั ตราให้ใชไ้ ดท้ ้งั ระหว่างส่วนราชการกับสว่ น
ราชการ และระหว่างสว่ นราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใ่ ช่เรือ่ งสาคญั ไดแ้ ก่

1. การขอรายละเอยี ดเพ่มิ เตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สือ สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบที่ไมเ่ ก่ียวกบั ราชการสาคญั หรอื การเงนิ
4. การแจ้งผลงานทไี่ ด้ดาเนินการไปแลว้ ให้ส่วนราชการทเี่ กย่ี วขอ้ งทราบ
5. การเตือนเร่อื งท่ีคา้ ง
6. เร่อื งซึ่งหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ใหใ้ ชห้ นงั สอื

ประทับตรา

โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 สว่ น ตราครฑุ

หัวหนังสอื
ท่ี.............
ถึง............................

เหตุและจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ท่ีมหี นงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสอื (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราชอ่ื สว่ นราชการ
(วัน เดือน ปี)

(ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส.์ ..........

9

1. ที่ ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถ้าม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

10

รูปแบบหนงั สอื ประทับตรา

11

ตวั อย่างหนงั สอื ประทับตรา

12

4. หนงั สือสง่ั การ

หนังสอื สง่ั การ ให้ใชต้ ามแบบทกี่ าหนดไว้ หนงั สือสงั่ การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบยี บ และ
ข้อบังคับ

คาส่ัง คอื บรรดาข้อความทผี่ ู้บังคบั บญั ชาสงั่ การใหป้ ฏิบัตโิ ดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ ูม้ ีอานาจหนา้ ทไ่ี ดว้ างไวโ้ ดยจะอาศยั อานาจของกฏหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพือ่ ถือเปน็ หลกั ปฏบิ ัติงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครฑุ

ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี มู้ อี านาจหน้าทกี่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฏหมายที่
บัญญัตใิ หก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ
หนังสอื ส่ังการมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ

1. คาสัง่ คือ ขอ้ ความท่ีผู้บงั คบั บญั ชาสั่งใหป้ ฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดังนี้

1.1 คาสัง่ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ หรือตาแหนง่ ของผ้มู อี านาจท่ีออกคาส่งั
1.2 ที่ ใหล้ งเลขทีอ่ อกคาส่ัง โดยเร่มิ ฉบบั แรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขท่ีปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
คาสงั่
1.3 เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งท่ีออกคาส่งั
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ี่ออกคาสัง่ และอา้ งถงึ อานาจทีใ่ ห้ออกคาสง่ั (ถ้าม)ี ไว้ดว้ ย และวัน เดือน ปี ที่
ใช้เร่ิมบงั คบั
1.5 ส่ัง ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงช่อื ให้ลงลายมอื ช่ือผ้อู อกคาส่ัง และพิมพช์ ่อื เตม็ ของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมือช่อื
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกคาส่ัง

13

หนงั สอื สงั่ การ / รูปแบบคาส่งั

14

ตัวอยา่ งหนงั สอื ส่ังการ

15

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี านาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพอ่ื ใช้เปน็
หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอ่ี อกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งช่อื ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ที่ ถา้ เปน็ ระเบยี บท่กี ลา่ วถึงเป็นครัง้ แรกในเรื่องน้ันไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบับทเี่ ท่าไร แต่ถ้าเป็นเรือ่ ง
เดียวกันแต่มีการแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปพี ทุ ธศกั ราชที่ออกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมุง่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอา้ งถึง
กฎหมายทใี่ หอ้ านาจออกระเบยี บ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ใหเ้ รยี งขอ้ ความท่ีจะใช้เปน็ ข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เปน็ ระเบียบ ข้อ ๒ เปน็ วนั ทใี่ ชบ้ งั คบั (กาหนด
ว่าใช้บังคบั เม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเป็นผรู้ กั ษาระเบยี บ ถา้ มีมากขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดก็ได้ โดยให้
เลอื่ นขอ้ ผู้รกั ษาการไปเป็นขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะขึน้ หมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขปพี ุทธศกั ราชทีอ่ อกบังคบั
2.8 ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชือ่ ผอู้ อกระเบียบหรอื ข้อบังคบั และพิมพ์ช่อื เตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคับน้นั

16

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

17

ตวั อย่างหนังสือระเบยี บ

18

3. ขอ้ บงั คับ คือ บรรดาข้อความทผี่ มู้ อี านาจหน้าทกี่ าหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ัญญัตใิ ห้
กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบที่ 6 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ข้อบงั คับ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่ีออกข้อบังคบั
3.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอื่ ของข้อบังคบั
3.3 ฉบบั ที่ถา้ เป็นขอ้ บงั คบั ทกี่ ลา่ วถึงเปน็ ครงั้ แรกในเร่อื งนน้ั ไม่ต้องลงวา่ เปน็ ฉบบั ทเ่ี ท่าใด แตถ่ า้ เป็น
ขอ้ บังคับ
เรอ่ื งเดียวกันทมี่ ีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี 2 และทถี่ ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ุทธศักราชท่อี อกข้อบังคบั
3.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายที่ต้องออกขอ้ บงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย
ที่ให้อานาจออกข้อบงั คบั
3.6 ขอ้ ใหเ้ รียงข้อความทจี่ ะใช้บงั คับเป็นขอ้ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เปน็ ชื่อขอ้ บังคับ ขอ้ 2 เปน็ วันใช้บงั คบั
กาหนดวา่
ให้ใช้บงั คบั ตั้งแตเ่ ม่อื ได้และข้อสดุ ทา้ ยเป็นข้อผรู้ ักษาการขอ้ บงั คบั ใดถา้ มมี ากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็น
หมวดกไ็ ด้โดยให้ยา้ ยข้อผูร้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สดุ ท้ายก่อนที่จะข้ึนหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกขอ้ บังคับ และพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือชอื่
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกขอ้ บงั คบั

19

รูปแบบหนงั สือบังคบั

20

ตวั อย่างหนงั สอื บงั คับ

21

5. หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์และขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาข้อความทีท่ างราชการประกาศหรือชีแ้ จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครฑุ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์ หรือในกรณใี ด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทว่ั กนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ

ขา่ ว คือบรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ

ประกาศ คือ บรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศหรอื ชแี้ จงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใชก้ ระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการที่ออกประกาศ
1.2 เร่อื ง ใหล้ งช่อื เรอื่ งที่ประกาศ
1.3 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทตี่ อ้ งออกประกาศและขอ้ ความทปี่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ชอื่ เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อก
ประกาศ
1.5 ลงชอ่ื ให้ลงลายมอื ช่อื ออกประกาศ และพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไว้ใตล้ ายมือช่ือ
1.6 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผ้อู อกประกาศ ในกรณีทก่ี ฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจง้ ความ ให้
เปล่ยี นคาว่าประกาศ เป็นแจ้งความ

22

หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ / รปู แบบประกาศ

23

ตวั อย่างหนงั สอื ประกาศ

24

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการหรอื
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครฑุ และใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 8 ทา้ ย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดยี วทต่ี อ่ เนอื่ งกันให้ลงฉบบั ท่เี รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และข้อความทแี่ ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกแถลงการณ์

25

รปู แบบแถลงการณ์

26

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

27

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 9 ท้ายระเบยี บโดย
กรอก รายละเอยี ดดังนี้

3.1 ข่าว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรื่องทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีทจ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรือ่ งเดยี วท่ตี อ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ทเี่ รียงตามลาดับ
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกยี่ วกบั เรอื่ งของข่าว
3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชทอี่ อกข่าว

28

รปู แบบข่าว

29

ตัวอยา่ งขา่ ว

30

6. หนงั สือทเ่ี จา้ หน้าท่ที าข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จา้ หน้าทีท่ าข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ คือหนงั สอื ทที่ างราชการทาขึ้น
นอกจากท่กี ลา่ วแลว้ ข้างตน้ หรือหนงั สือทหี่ น่วยงานอืน่ ใดซง่ึ มิใช่สว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ น
ราชการและส่วนราชการรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสือรบั รอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนังสอื อื่น
1.หนังสอื รับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ่วนราชการออกใหเ้ พอื่ รบั รองแกบ่ ุคคล นติ บิ คุ คล หรอื ส่วนราชการ เพอ่ื
วัตถุประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหนงึ่ มรี ายละเอียดดังนี้

1.1 เลขที่ ให้ลงเลขทเี่ รม่ิ แต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนสนิ้ ปปี ฏทิ ิน
1.2 ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการ และจะลงทตี่ ้งั ดว้ ยก็ได้
1.3 ข้อความ ให้ลงขอ้ ความขนึ้ ต้นว่า “หนังสอื ฉบับน้ี ให้ไว้เพอื่ รับรองวา่ ” แล้วต่อช่ือบคุ คล นติ บิ คุ คล
หรอื หน่วยงานทท่ี างราชการรบั รอง เฉพาะบุคคล ใชร้ ะบุคานาหน้านาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหน่งหนา้ ที่ สังกดั
หนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงขอ้ ความ
1.4 ให้ไว้ ณ วันที่ ใหล้ งเลขบอกวันที่ ช่อื เตม็ ของเดอื น และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงช่อื ให้ปฏิบตั ิเช่นเดียวกับในระเบยี บ
1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ัติเชน่ เดยี วกับในระเบยี บ
1.7 รปู ถา่ ยและลายมือช่ือผไู้ ดร้ ับการรบั รอง ใชใ้ นกรณที ่สี าคัญซง่ึ ออกให้แกบ่ คุ คล ใหต้ ดิ รปู ถ่ายของผู้
ไดร้ ับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราช่อื สว่ นราชการบนขอบด้านขวามอื ของ
รูปถ่าย ให้ลงชอ่ื ผูไ้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชอื่ ไว้ด้านล่างและมีช่ือเตม็ ด้วย
หนงั สือทเ่ี จ้าหนา้ ทท่ี าขึ้นหรือรบั ไวเ้ ปน็ หลักฐาน คอื หนงั สอื ทีท่ างราชการทาขึ้นนอกจากทีก่ ล่าวมาแลว้ ข้างต้น
หรือหนังสอื ทห่ี น่วยงานอื่นใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรือบคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ และสว่ นราชการรบั
ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนดิ คอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บันทกึ และหนังสืออืน่ ๆ

หนังสอื รบั รอง คอื หนังสือทสี่ ว่ นราชการออกใหเ้ พ่อื รับรองแก่บคุ คล นติ บิ ุคล หรอื หน่วยงานเพอ่ื
วตั ถุประสงค์อยา่ งหนงึ่ อย่างใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทัว่ ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และให้
จัดทาตามแบบที่ 10 คล้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
เลขท่ี ให้ลงเลขทข่ี องหนังสอื รบั รองโดยเฉพาะ เรม่ิ ตั้งแต่เลข 1 เรยี งเปน็ ลาดับไปจนถงึ สิ้นปปี ฏิทิน ทับเลขปี
พทุ ธศักราชทอ่ี อกหนังสอื รับรอง หรือลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา่ งหนง่ึ อย่างใด
3. สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ ให้ลงชือ่ สว่ นราชการซ่ึงเปน็ เจา้ ของหนังสือนนั้ และจะลงสถานทีต่ ง้ั ของส่วน
ราชการเจ้าของหนงั สือด้วยก็ได้
4. ขอ้ ความ ใหล้ งขอ้ ความขนึ้ ต้นว่า หนงั สือฉบับนี้ใหไ้ ว้เพอ่ื รับรองว่า และตอ่ ดว้ ยช่อื บุคคล นติ บิ คุ คล หรอื
หนว่ ยงานท่หี นงั สอื ทางราชการรบั รอง ในกรณเี ป็นบคุ คลใหพ้ มิ พช์ ื่อเต็มโดยมคี านาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ
ตาแหนง่ หน้าท่ี และสงั กัดหน่วยงานทผ่ี นุ้ น้ั ทางานอยอู่ ยา่ งชดั แจ้งแลว้ จงึ ลงข้อความท่ีรบั รอง
5. ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตวั เลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดอื นและตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชที่ออกหนงั สอื รบั รอง
6. ลงชื่อ ให้ลงรายมือช่อื หวั หนา้ ส่วนราชการผอู้ อกหนงั สอื หรือผู้ทไ่ี ด้รบั ราชการมอบหมายและพิมพ์ช่ือเตม็
ของเจา้ ของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชอื่
7. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผลู้ งรายมือช่อื ในหนงั สอื
8. รูปถ่ายและลายมือชื่อผ้ไู ดร้ ับการทดลอง ในกรณที ่ีการรับรองเปน็ เรื่องสาคญั ทีอ่ อกใหแ้ กบ่ ุคคลให้ตดิ
รูปของผทู้ ี่ไดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวก ประทบั ตราชอื่ ส่วนราชการที่ออก

31

หนงั สือบนขอบลา่ งดา้ นขวาของรปู ถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และใหผ้ ู้นน้ั ลงลายมือชอ่ื ไวใ้ ตร้ ปู ถา่ ยพรอ้ มท้ัง
ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่ือด้วย

รูปแบบหนงั สอื รบั รอง

32

ตวั อย่างหนงั สอื รบั รอง

33

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณใ์ นทป่ี ระชมุ ความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมและ
มติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน มรี ายละเอียดดังนี้

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะทป่ี ระชมุ หรือชือ่ การประชุม
2.2 ครั้งที่ ใหล้ งครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ทปี่ ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีท่ปี ระชุม
2.5 ผ้มู าประชุม ใหล้ งชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผทู้ เ่ี ป็นคณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบุวา่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผ้ไู ม่มาประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ป็นคณะทปี่ ระชมุ ซ่งึ มไิ ด้มาประชุมพร้อมทง้ั เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหนง่ ของผทู้ ีม่ ิไดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แต่มารว่ มประชมุ
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชุม
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกข้อความทป่ี ระชุม ใหเ้ ร่ิมดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุม และเร่อื งท่ีประชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มตหิ รือขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชุมแต่ละเรอ่ื งตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชมุ
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทป่ี ระชมุ ซง่ึ ลงนามรบั รองในเมอื่ ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแลว้

34

รปู แบบรายงานการประชุม

35

ตัวอยา่ งรายงานการประชุม

36

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บัญชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งทีบ่ ันทึกถงึ โดยใชค้ าขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบี่ ันทกึ ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบไุ ว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหน่งของผู้บันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไวด้ ้วย

37

รปู แบบบนั ทกึ

38

ตัวอย่างบนั ทกึ

39

หนงั สอื อื่นๆ

หนงั สืออ่นื ๆ คอื หนงั สอื หรอื เอกสารอนื่ ใดท่ีเกิดข้ึน เนอ่ื งจากการปฏบิ ัตงิ านของเจา้ หน้าทเ่ี พือ่ เปน็
หลกั ฐานในทางราชการ ซึง่ หมายรวมถงึ ภาพถ่าย ฟิลม์ เทปบันทึกเสยี ง แทบบนั ทึกเสยี ง และเทป บันทึกภาพ
และส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าท่ี และ เจ้าหน้าที่ได้รับเข้า
ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขึ้นใช้ตามความ
เหมาะสม เว้นแตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะเรอ่ื งใหท้ าตามแบบ เชน่ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั หลกั ฐาน การ
สบื สวนและสอบสวน และคาร้อง เป็นตน้ สอื่ กลางบนั ทกึ ขอ้ มลู ตามวรรคหนงึ่ หมายความถึง สื่อใด ๆ ท่ีอาจใช้
บนั ทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ เช่น แผน่ บันทกึ ข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี -
อา่ นอย่างเดียว หรอื แผ่นดิจิทลั อเนกประสงค์ เป็นต้น

40

รูปแบบหนงั สอื อนื่ ๆ

41

ตวั อย่างหนงั สอื อนื่ ๆ

42