NJYS 2017-18 Student Handbook

Welcome

Welcome to the 2017-18 Season of the New Jersey Youth Symphony, 
NJYS! We look forward to an amazing season with great music, 
performances, and fun. To help you understand how we do things at  
NJYS, we have developed this handbook that includes NJYS general 
guidelines, rules, regulaƟons, and procedures.  

We ask that all parents and students, new or returning, take Ɵme to 
read the handbook and refer to it oŌen. In these pages, we hope to 
answer all the quesƟons you may have about NJYS parƟcipaƟon.  

We look forward to and  exciƟng 2017-18 season.  

Karen Deschere, 
ExecuƟve Director
Wharton InsƟtute for the Performing Arts 

Wharton Institute Administration

Stacy Beltran Andrew Nitkin
NJYS Manager of Orchestras Director of EducaƟon
[email protected]  [email protected]
908-771-5544 ext. 201 908-790-0700 ext. 104

Adrienne Ostrander Susan Peterson
NJYS Student Services Assistant Director of OperaƟons
[email protected]  [email protected] 
908-771-5544 ext. 202 908-790-0700 ext. 100

Helen Cha-Pyo Karen Deschere
NJYS ArƟsƟc Director Designate ExecuƟve Director
Youth Orchestra Conductor [email protected] 
[email protected] 908-790-0700 ext. 110
908-771-5544 ext. 204

NJYS Student Handbook, Page 2 908-771-5544

Contents

General InformaƟon ..................................................................2
NJYS Ensemble LisƟngs ...........................................................4­5
General ExpectaƟons..............................................................6­7
Discipline.................................................................................... 7
Parking and Pick Up ...................................................................7
Rehearsal CancellaƟons............................................................. 7
AƩendance Policies ..............................................................8­10
AƩendance Phone Extensions................................................. 10
Music ....................................................................................... 10
Rehearsal EƟqueƩe ............................................................11­12
Rehearsal and Concert Aƫre .................................................. 12
CommunicaƟons ...................................................................... 13
Tickets...................................................................................... 13
Part Assignments and SeaƟng ................................................. 14
EvaluaƟons……………………………………………………………. ..............15
AddiƟonal Programs ...........................................................16­17
Key Volunteers....................................................................18­21
Membership Renewal .............................................................22
PLAYATHON! ............................................................................ 23
WIPA Board and Staff ................................................ Back Cover

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 3

NJYS Ensembles

FULL ORCHESTRAS: Strings, Winds, Brass, Percussion
YOUTH SYMPHONY (YS), Simon Lipskar, Interim Conductor
Rehearsals: Tuesdays, 6:30-9:30 pm │ Grades9-12
YS, NJYS's premier ensemble and most advanced  full orchestra. 

YOUTH ORCHESTRA (YO), Helen Cha-Pyo, Interim Conductor
Rehearsals: Mondays, 6:15-9:15 pm │ Grades7-12
YO is an orchestra for advanced students  which performs masterworks of the orchestral 
repertoire. 

PHILHARMONIA (PHIL), Mark Gunderman, Conductor
Rehearsals: Wednesdays, 6:15-8:30 pm │ Grades6-9
PHIL introduces advanced intermediate students to the symphonic experience. 

STRING ORCHESTRAS: Violin, Viola, Cello, Bass
SINFONIA (SINF), Nate White, Conductor
Rehearsals: Tuesdays, 5:00-7:00 pm │ Grades5-8
SINFONIA is an intermediate string orchestra that performs major string 
works. Its goal is to develop a more mature sound in preparaƟon for 
advancement into a full orchestra.

JUNIOR STRINGS (JS), Michelle Hatcher, Conductor
Rehearsals: Thursdays, 6:15-8:00 pm │ Grades 5-7
JS  is  designed  for  the  advancing  young  string  player,  and  focuses  on  refining 
orchestral  fundamentals;  theory,  bowing    and  performance  technique,  and 
string orchestra repertoire.

PREPARATORY STRING ENSEMBLE (PREP), Michelle Hatcher, Conductor

Rehearsals: Thursdays, 4:30-6:00 pm │ Grades 3-5
PREP is an introductory string orchestra. Emphasis is placed on developing 
skills such as basic orchestral rehearsal and performance eƟqueƩe.

WIND ENSEMBLES: Flutes, Clarinets, Winds
FORTISSIMO FLUTES (FORT) Diana Charos Reilly, Conductor
Rehearsals: Thursdays, 8:00-9:30 pm │ Grades10-12
Our most advanced flute chamber ensemble, ForƟssimo Flutes will represent 
NJYS at several community concerts during the year.

FLUTE FORUM (FF), Diana Charos Reilly, Conductor
Rehearsals: Mondays, 6:45-8:00 pm │ Grades9-12
FF  presents  musical  and  technical  challenges  for  advanced  fluƟsts  in  a  fun 
environment.  Players  will  also  have  an  opportunity  to  try  piccolo,  alto,  and 
bass flute. 

NJYS Student Handbook, Page 4 908­771­5544

FLUTE CHOIR (FC), Diana Charos Reilly, Conductor
Rehearsals: Mondays, 5:15-6:45 pm│Grades6-9
FC provides a nurturing and educational musical experience for dedicated and talented 
intermediate flutists who want a challenge in a comfortable environment. Students will also 
have the opportunity to play the piccolo, alto, and bass flute.  

JUNIOR WIND ENSEMBLE (JWE), Bryan Rudderow, Conductor
Rehearsals: Wednesdays, 5:00-6:30 pm │Grades4-8
JWE  focuses on the fundamentals of playing well including air support, phrasing, sound 
production, tuning, and playing as a cohesive unit. These basic skills will prepare students for 
more advanced playing. 

CLARINET ENSEMBLE (CE), Bryan Rudderow, Conductor
Rehearsals: Wednesdays, 6:45-8:15 pm │ Grades 8-12
CE offers students the opportunity to deeply explore music specifically written for their 
unique abilities as clarinetists. Performances will range from new commissions to 
classics of the repertoire that will challenge and inspire. Clarinetists will also have the 
opportunity to try E­flat soprano, alto and bass clarinets.

PERCUSSION
PERCUSSION ENSEMBLE (PE), Mesia AusƟn, Conductor
Rehearsals: Sundays, 3:00-9:00 pm │ Grades7-12.
PERCUSSION ENSEMBLE provides the opportunity for talented percussionists 
to perform challenging literature with intensive and personalized instrucƟon 
in all percussion techniques. 

JAZZ
INTRO TO JAZZ WORKSHOP, Dave Schumacher/Kevin Brown, Instructors
Rehearsals: Sundays, 2:30-4:00 pm │ Grades 6-10
INTRO provides an excellent opportunity to learn melodic and rhythmic improvisaƟon 

skills, become familiar with jazz forms, and learn  tunes from jazz masters. 

INTERMEDIATE JAZZ, Dave Schumacher/Kevin Brown, Instructors
Rehearsals: Sundays, 2:30-4:00 pm │ Grades 6-10
INTERMEDIATE JAZZ WORKSHOP provides an excellent opportunity to learn melodic 
and rhythmic improvisaƟon skills, become familiar with jazz forms, and learn 
outstanding tunes from jazz masters. 

NJYS JAZZ COMBO, Dave Schumacher, Conductor
Rehearsals: Sundays, 1:00-2:30 pm │ Grades 9-12, Intermediate-Advanced
The NJYS JAZZ Combo will work on improvisaƟon and building a repertoire, 
amongst other skills. Guest arƟsts will coach and play with the students. 

Detailed ensemble descriptionsand conductorbiosare available online atwww.NJYS.org.

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 5

General Expectations

NJYS COMMITMENT
New Jersey Youth Symphony is dedicated to giving its students the best 
orchestral and ensemble educaƟonal experience through its selecƟon process, 
its conductors, a challenging repertoire, and performance opportuniƟes. NJYS 
seeks excellence among its students and ensembles by adhering to the highest 
standards of professionalism, teaching, and musicianship, and strives to 
provide a nurturing and welcoming environment to both students and 
families. Staff, conductors, and volunteers strive to provide students with an 
energeƟc and engaging atmosphere to enhance their involvement and 
learning.

NJYS asks its students and parents to adhere to certain rules and policies to 
enable it to offer the best ensemble experience for all. The most important 
requirement is punctual and reliable aƩendance. Successful ensembles rely on 
the full parƟcipaƟon of every musician at every rehearsal. A student’s quiet 
and focused presence at rehearsals allows the conductor to maximize the 
musical experience for all students. 

PRIVATE LESSONS & PRACTICE
In striving to maintain high standards, each member is expected to take 
regular private lessons. The arƟsƟc staff can assist students in finding private 
teachers to help students’ learning, if needed. Failure to take lessons may 
result in dismissal. Members must pracƟce their orchestral and ensemble 
parts at home and with their teacher to be prepared for each rehearsal. If 
financial resources are strained, tuiƟon assistance is available for lessons at 
the Performing Arts School (formerly Wharton Music Center) 908­790­0700.

SCHOOL PARTICIPATION
NJYS expects all members to parƟcipate in their school music program. NJYS 
supports school music programs. If conflicts arise between NJYS and a school 
music schedule, NJYS will make every effort to accommodate the student’s 
school schedule. Students are expected to inform NJYS of school music/NJYS
schedule conflicts at the earliest opportunity.

INSTRUMENT LIABILITY
All NJYS students/families are responsible for their instruments. Lost, stolen or 
damaged instruments (or instrument accessories) are not the responsibility of 
NJYS. NJYS strongly encourages all members to have their instruments 
insured. If any damage occurs to your instrument while you are parƟcipaƟng 
in an NJYS acƟvity, please noƟfy an NJYS staff member immediately. 

NJYS Student Handbook, Page 6 908­771­5544

Discipline

NJYS maintains a Ɵered discipline system for misbehavior at any rehearsal, 
performance, or other NJYS acƟvity.

1. Student receives a verbal warning or reprimand from                
conductor, SecƟon Coach, or staff members. 

2. Student receives a reprimand that is communicated to        
parents by phone, e­mail, or leƩer.

3. Parent Conference — student and parent (s) meet with NJYS 
staff.

4. Suspension — student will be suspended from NJYS acƟviƟes 
for at least one Concert Period.

5. Dismissal.

Advisory: Smoking or the use of illegal drugs or alcohol is strictly prohibited
and will not be tolerated by NJYS. If students are observed smoking or
drinking illegal beverages or drugs at any NJYS event, it will result in their
immediate dismissal from NJYS and all tuiƟon and fees paid to NJYS will be
forfeited. Any behavior that endangers, violates, or disrespects another
person may be cause for immediate dismissal.

Driving-Parking-Pickup

Please observe the following driving paƩern when at the NJYS building:
x Enter via the driveway closest to the Shopping Center to the right of the 
NJYS building and exit via the driveway closest to South Street to the leŌ 
of the building. Otherwise the parking lots become very unsafe. 
x Drive slowly and considerately.
x Please pick your child up promptly upon conclusion of rehearsal.
x Students are required to wait inside the NJYS Music Center. The parking 
lot is not a safe place to congregate.

Rehearsal Cancellations

In the event rehearsal is cancelled, NJYS will make the announcement by 2 pm 
that day via: 

x NJYS cancellaƟon message at: 908­771­5544
x Email
x www.NJYS.org
x Text message (only in extreme emergencies)

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 7

Attendance Policy & Procedures

OVERVIEW

NJYS is commiƩed to providing superior music educaƟon and performance 
experience to all NJYS students. Absence, lateness, or early departure detracts 
from the student learning environment, disrupts the individual student’s 
learning process and impacts the performance level of the enƟre orchestra.  
Each student musician is strongly urged to aƩend all rehearsals, to arrive 
promptly, and to remain throughout. Perfect aƩendance is the recommended 
goal for each NJYS student.

NJYS recognizes, however, that occasional absences may be necessary due to 
unavoidable situaƟons, although they are acceptable only in extenuaƟng 
circumstances. Therefore, NJYS has adopted this AƩendance Policy.  By signing 
the  acceptance contract electronically the student and parent agree to a 
commitment of aƩending every rehearsal, concert and event on the season 
calendar.  Detailed below are the aƩendance requirements and procedures 
that makeup the NJYS AƩendance Policy. 

POLICY

AlloƩed Absences: Students are alloƩed 2 absences per concert period in case 
of unavoidable situaƟons including illness or emergencies. A Concert Period 
(CP) is the Ɵme frame during which a concert program is rehearsed in 
preparaƟon for a performance. It begins with the first rehearsal and 
culminates with the performance. A rehearsal is any scheduled session 
including a full ensemble rehearsal, a secƟonal coaching session, or a check­
up.  Ensembles have 2 or 3 concerts periods during the 2017­18 season. 

Mandatory Rehearsals: The last two (2) rehearsals immediately preceding a 
concert are mandatory.  Mandatory means you must aƩend. This includes any 
Dress Rehearsals that are scheduled on a night other than the regular 
rehearsal night. Failure to aƩend mandatory rehearsals may cause immediate 
removal from the ensemble.

Mandatory Concerts: Concerts and sound checks are mandatory. Sound 
checks generally take place at the concert venue on concert day, at least 2 
hours prior to the start of the concert. Refer to ensemble schedules for dates 
and Ɵmes of mandatory concerts as they vary by ensemble. NJYS’s annual 
fundraising concert, Playathon, is also a mandatory performance which takes 
place on Sunday, March 25, 2018. Call Ɵme varies by ensemble. Mandatory 
Dress Rehearsal: Friday, March 23, 2017 from 6­9 pm. LocaƟon TBD

NJYS Student Handbook, Page 8 908­771­5544

ExcepƟons to the AƩendance Requirements: The allowance with wriƩen 
noƟficaƟon for 2 absences from non­mandatory rehearsals per Concert 
Period is intended to eliminate the need to authorize an excepƟon. 
Therefore, it is envisioned that the need for a student to request such an 
excepƟon to the AƩendance Policy will be rare. If a serious crisis or an 
unavoidable situaƟon arises, the parent/guardian must inform NJYS staff by 
email as soon as possible. Staff will then talk to the respecƟve conductor and 
address the situaƟon accordingly. Any excepƟons made will be handled on a 
case by case basis. 

PROCEDURES

AƩendance Check in: Students are required to arrive for rehearsals at least 
15 minutes before the start of rehearsal to unpack and tune. Upon arrival, 
students must check in with the AƩendance Manager and check the bulleƟn 
board for announcements. Failure to check in with the aƩendance manager
may be recorded as a student absence. Students must be in their seats and 
ready to play their instruments five minutes before the rehearsal begins.  

Volunteer AƩendance Managers or NJYS staff will call home if the student is
not in rehearsal and no message or absence form have been submiƩed. If
called in error because your child did not sign in upon arrival, kindly inform us
that your child should be in rehearsal. AdministraƟve staff will become
involved if a student has more than two absences.

Absence NoƟficaƟon Forms: The Absence NoƟficaƟon Form captures the 
reason for a student’s absence from a rehearsal necessitated by an 
unavoidable situaƟon (such as a scheduled school concert on his/her major 
instrument, illness, etc.) that conflicts with any NJYS rehearsal. Absence 
NoƟficaƟon Forms must be filled out and submiƩed to NJYS staff for any 
absence, tardiness or early departure exceeding 15 minutes. The forms are 
available on the NJYS website in the FORMS secƟon and on the ensemble 
bulleƟn boards in the NJYS facility. These forms must be signed by a parent or 
guardian. The purpose of the noƟficaƟon form is to assist NJYS staff with 
rehearsal planning and student record keeping. 

NEW Online Absence NoƟficaƟon form also available at NJYS.org. 

Scheduled Absences: NoƟficaƟon of scheduled absences (school concerts, 
family events, etc.) should be submiƩed by a parent or guardian at least two
weeks prior to the absence. Failure to submit the Absence NoƟficaƟon Form 
at least two weeks prior to any scheduled absence is a serious breach of each 
student’s responsibility to NJYS and his or her fellow musicians and may 
result in disciplinary acƟon. Absence NoƟficaƟon Forms for long­planned 
absences such as family vacaƟons and school concerts should be submiƩed as 
soon as the student and parents become aware of the conflict.

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 9

Non-Scheduled Absences: NoƟficaƟon of non­scheduled absences (illness, 
etc.) on the day of rehearsal should be made by calling the NJYS Office at 908­
771­5544 as soon as possible. In such a case, the parent must submit an 
Online Absence NoƟficaƟon or a signed Absence NoƟficaƟon Form within one 
week aŌer the absence occurs.  Please click the Online Absence NoƟficaƟon 
link on the Members Page on our website, www,njys.org.

New One AƩendance Extension for all ensembles! We now have one 
extension for absence voicemails regardless of your ensemble. Please leave 
your absence voice mail at extension 205.                                                                     

Please include the following in your voicemail: 

1. First and last name of student
2. Student’s ensemble
3. Reason for absence or tardiness
4. Expected arrival Ɵme (if tardy)
5. The name of the person calling and relaƟon to student
6. Phone number where caller can be reached for quesƟons

Music

MUSIC AND FOLDERS
To meet requirements of federal copyright laws, students will be issued 
original pieces of music. Students are required to bring music folders to all 
rehearsals and concerts. At the end of the concert period, students must 
return all NJYS music to the ensemble librarian. Librarians will communicate 
music return procedures to ensemble members. This policy places even 
greater responsibility on the students to care for each piece of music 
performed throughout the season. Music may only be marked with pencil. If 
lost or damaged, students will be charged $15 for an NJYS folder and a 
minimum of $10 for each original music part. Rental music will be charged at 
a higher rate. Invoices will be sent at the close of each concert period for 
missing music. Students must return the music or pay the amount owed to 
ensure conƟnued parƟcipaƟon in the organizaƟon. 

NJYS Student Handbook, Page 10 908­771­5544

Rehearsal Etiquette

Every student is asked to contribute to a collegial and collaboraƟve 
environment by showing respect and consideraƟon. Students are required to 
arrive early to rehearsals and be seated, tuned, and ready to play 5 minutes 
before rehearsal begins. Percussionists: It is a special responsibility of the 
members of the percussion secƟon to arrive sufficiently early to insure that 
the instruments are set up at least 10 minutes before the rehearsal begins. 

Students are expected to adhere to the following behavioral policies: 

SHOW RESPECT TO:
x Conductors and staff; volunteers and parents
x Fellow players and their instruments. Students should not use other 
students’ instruments; nor lend their own to others. 
x THE BUILDING! No food or beverage, except water is permiƩed in the 
rehearsal room. Students may bring a boƩle of water with a spill­proof 
cap to rehearsals. 

EXHIBIT ACCEPTABLE BEHAVIOR by refraining from: 
x Unnecessary talking
x Running and horse­play
x EaƟng (including chewing gum) and drinking (other than water in a        
spill­proof container)
x Playing games (electronic or otherwise)
x Wearing hats, headphones, or sunglasses
x Sound recording without prior permission
x DisrupƟve playing of instruments
x Rudeness to fellow students, staff, volunteers, or parents
x Use of listening devices such as iPods and MP3 players
x TexƟng or use of other mobile devices
x CELL PHONE USE OF ANY KIND. Cell phones must be turned off and 
stored in instrument cases during all NJYS rehearsals, performances, 
and acƟviƟes.  Please disable automaƟc WiFi detecƟon on all devices
when they enter the building to avoid low WiFi speed for parents who
need to work while waiƟng during rehearsals.

FOLLOW DIRECTIONS
From the downbeat of a rehearsal to dismissal, play as instructed. If a student 
has a problem with an instrument or is unable to perform for any reason, the 
student must wait for an appropriate moment to inform the conductor or 
quietly exit the rehearsal room and seek assistance from a volunteer or staff 
member. Students must BE QUIET BETWEEN PLAYING to allow instrucƟons to 
be heard.  

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 11

RETURNING STUDENT AUDITIONS 
These auditions are held at the end of the season for the following year. All 
students are required to re­audition. Conductors go through an extensive 
assessment of each student based on participation, attendance and the 
audition. Invitations and/or placement is not guaranteed. Invitations are 
made in the best interest of the students. All decisions are final.  

Current students are strongly encouraged to seek progress updates with 
their conductor. 

How to set up your returning student placement audition: 

1. Sign into your online account and complete the Registration Fee 
payment

2. Register for “Returning Student Audition” for the ensemble the student 
currently attends.

3. Before completing the checkout process, make sure to answer the 
custom questions. 

4. Sign up for a time slot: This procedure varies based on the student’s 
current ensemble: 
x JS, PREP: Time slots will be scheduled by the office. Parents will 
have the opportunity to select their time slot based on the 
time stamp on their online audition registration; first come 
first serve. 
x ALL OTHER ENSEMBLES: Sign­up sheets will be posted on the 
bulletin board at least three weeks before the last concert. 
x All audition schedules will be emailed out to the families as a 
reminder. 

Additional Programs

MASTER CLASSES 

NJYS Student Handbook, Page 12 908­771­5544

Part Assignments and Seating

PART ASSIGNMENTS
Each piece of music performed was handcraŌed by its composer to form a 
beauƟful work of art. Each member of the ensemble, whether they stand 
alone like the piccolo or are part of a group like the violins, plays an essenƟal 
role to the overall success of any performance. Only when every part is played 
excellently will the quality of the whole be achieved.  

At NJYS, parts will be assigned by the conductor of each ensemble according 
to each player’s abiliƟes and current level of performance. In making the 
assignments, the conductor strives to foster every student’s musical and 
personal growth and achieve performance success for the orchestra. NJYS  
conductors are dedicated to the welfare of all students. Assignments will 
always represent the conductor's best judgments and will balance the value 
of the individual and value of the common good.  

SEATING OF STRING PLAYERS
SeaƟng of string players within secƟons, principal roles, and assignment of 
violins into secƟons within the orchestra deserves special discussion. 

In most orchestra music, the second violin part carries the prominent melody 
less oŌen than the first violin part.  When it does carry the melody the second 
violin oŌen plays the melody one octave below the first violin part. In some 
music, the second violins, like the violas, carry the inner part that belongs to 
the harmonic framework for the more obvious melody played in other 
secƟons of the orchestra. Moreover, the quality of an orchestra can be 
measured by the strength and quality of the inner voices, that lend richness 
and beauty to the enƟrety or when played weakly, can fatally undercut the 
overall intonaƟon and quality of the performance.

A violinist may be assigned to the second part precisely because his or her 
ability is needed to add to the strength and beauty of that part. A violinist 
may also be at the stage of development where the player is not yet as secure 
playing in the higher posiƟons on their instruments. In that case, a violinist 
would be asked to join the second violin secƟon. Our orchestras can only be 
as good as their 2nd violins and violas.

These principles generally apply to every secƟon and to every individual. 

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 13

PREPARE
x Students must arrive prepared to rehearsal by knowing their parts, be 
warmed­up, and alert.
x Students are expected to have the following at all rehearsals and 
performances:
x A pencil
x Music folder provided by NJYS
x Extra music supplies (strings, rosin, reeds, etc.). String students 
especially need to keep a complete set of replacement strings with 
them at all Ɵmes.
x Cellists and Bassists MUST have rock stops for their endpins.

ANTICIPATE
Students should leave the room during the rehearsal only when absolutely 
necessary. Students are expected to aƩend to bathroom needs during breaks. 

Rehearsal and Concert Attire

REHEARSAL ATTIRE
Clothing should reflect respect and allow for effecƟve playing. NJYS may 
occasionally have visitors including program donors or trustees who aƩend 
rehearsals to observe. NJYS asks students to dress appropriately for all 
rehearsals. 

CONCERT/PERFORMANCE ATTIRE
Performance aƫre varies by NJYS ensemble and event. Specifics will be 
communicated prior to each performance by the Conductor and Rehearsal 
Managers. Some general rules: 

x Do not wear strong cologne or perfume
x Girls should wear skirts that fall below the knee and black Ɵghts or black 

dress slacks. No leggings, unless under a skirt or dress
x Keep hair away from face
x Do not wear sneakers or athleƟc shoes
x Do not chew gum

Students are to present a professional look at each performance. This is not a 
Ɵme to “stand out” by wearing something flashy or revealing. As a part of an 
ensemble, the goal is to present a unified look. 

NJYS Student Handbook, Page 14 908­771­5544

Concert Tickets

NJYS strives to produce high quality concert experiences for all its ensembles. 
Ticket revenue offsets the cost of the expenses of producing the concerts. 
Tickets are available for each concert at least two weeks prior to the event 
and are sold online or in the NJYS office, regardless of whether the Ɵckets are 
issued by NJYS or the concert venue. 

One Complimentary Adult Ɵcket is given to each family for most NJYS 
Concerts. Parents receive a CODE to redeem their complimentary Ɵcket 
online for NJYS Ɵcketed events. 

Other complimentary Ɵckets are available in the NJYS office for the following 
categories of patrons:

x Key Volunteers in each ensemble — 2 Ɵckets per concert

x NJYS students in ensembles not performing — one Ɵcket per student 
per concert

x Private Teachers or School Music Teachers of NJYS students — one 
complimentary Ɵcket per teacher.

Communication

Email is the primary means of communicaƟon between NJYS staff and    
students. Students and parents must be sure to enter correct email        
addresses at registraƟon and noƟfy the NJYS office of any email changes.

Volunteer Ensemble Managers will send a weekly email with informaƟon 
from the conductor on rehearsal expectaƟons, pracƟce suggesƟons, and 
other crucial informaƟon. Both students and parents should receive these 
emails. Please make sure you check your junk mail folders and add 
NJYS.org and whartonarts.org email addresses to your “safe senders” lists. 

NoƟfy the office immediately if you are not receiving weekly emails. 

Students, please inform your parents of any announcements made during 
rehearsal regarding anything sent home, i.e. call sheets, flyers, forms, etc.  
Parents, please feel free to ask NJYS staff if you have quesƟons. 

Parents, please call or email if you feel that you have not received emails 
or to ask any quesƟons. We’re here to help!

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 15

Evaluations and Check Ups

EVALUATIONS
To regularly evaluate and assess the students’ progress throughout the 
season, NJYS conducts a series of “check­ups.” These evaluaƟons give 
conductors an overview of the students’ strengths and weaknesses and their 
development in technical ability, intonaƟon, tone quality, rhythmic pulse, and 
musicianship including sight­reading ability. Strings will play periodic        
“check­up” audiƟons to assess their progress on the instrument and their 
individual part. 

Check-Ups 
Generally check­ups are scheduled once for each concert period. Check­ups 
are used as evaluaƟons throughout the year. Instrument secƟons who do not 
have check ups will be evaluated during secƟonals. 

Check-ups during regular rehearsal: Students do not need to sign up for an 
Ɵme slot. Student will be pulled from regular rehearsal with the help of 
parent volunteers to usher them to and from the audiƟon room. Students are 
generally not given the excerpts before the check­up, but will have a chance 
to mark their music before walking into the check­up room.  

SeaƟng is not a direct result from the check­ups. Final seaƟng is at he 
discreƟon of the conductor. Students are encouraged to seek feedback from 
the conductors during break, or before or aŌer rehearsal. 

If you are a parent who would be willing to volunteer as a check­up proctor, 
please contact the NJYS office. 

THE ORCHESTRA AS A TEAM
The goal of NJYS is to have musical balance in each secƟon. The performance 
seaƟng order within string secƟons does not necessarily reflect a musician’s 
playing ability. While seaƟng order at NJYS may be different from many other 
situaƟons such as Regional and All­State Orchestras, the NJYS arƟsƟc staff 
believes its seaƟng arrangement beƩer suits its sustained symphonic music 
educaƟon program.

NJYS wants students to raise their own levels of performances. While in the 
NJYS orchestra, every player is a valued musician who belongs to an arƟsƟc 
team.

NJYS Student Handbook, Page 16 908­771­5544

CHAMBER MUSIC

CHAMBER MUSIC │ Grades: 3 through 12

The NJYS Chamber Music Program provides young musicians with the 
opportunity to learn and perform chamber music literature composed for 
small un­conducted ensembles. Students are placed in ensembles by NJYS 
ArƟsƟc Staff and coached weekly by a professional musician. NJYS and non­
NJYS Students are welcomed and encouraged to form their own ensembles. 

x Eight weeks of 60­minute sessions
x Rehearsal Ɵme will depend on group and coach: 1­2pm, 2­3pm or 3­4pm 

Chamber Music Concert: Sunday, November 19 at 7:00 pm
Register online at www.NJYS.org. RegistraƟon Deadline: September 6, 2017
Formed groups may conƟnue into the spring semester.  

SUMMER CAMPS

ORCHESTRAL CAMP │ Grades: 4 through 8
June 24 ­July 7, 2018
Diana Charos Reilly, Camp Director 

NJYS Orchestral Summer Camp is a great way for students to grow musically 
over the summer. The camp offers chamber music, large ensemble playing 
experiences, and lots of fun! Camp is open to NJYS members and non­
members in grades 4­8. Non­members must audiƟon.

JUNIOR WINDS CAMP │ Grades: 4 through 6                                                                              
Dates: July 24 ­July 28, 2018
Diana Charos Reilly and Bryan Rudderow, Camp Directors 

Junior Winds Camp focuses on fundamentals and strengthening of wind and 
brass skills as well as offering campers a chance to perform. Students work on 
two instruments – their “major” instrument which they have experience 
playing and a “minor” wind or brass instrument. Secondary instruments will 
be provided. The day includes secƟonals, technical fundamentals and full 
ensemble rehearsal.

Current NJYS members may register without an audiƟon for Orchestral 
Camp or Junior Winds Camp. New Students must register online for an 
audiƟon at www.NJYS.org

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 17

ENSENMBLE VOLUNTEER TEAMS

Join the FUN!

Our NJYS Ensemble Volunteer Teams are made up of parents who join 
together to help their child’s ensemble from week to week. We welcome you 
to join the NJYS family! Volunteer Teams include: Team Leaders, Librarians, 

AƩendance Volunteers & Stage Hands.

TEAM LEADERS
2 volunteers per ensemble

Working closely with the NJYS Manager of Orchestras, our Volunteer Team 
Leaders assist the NJYS Staff and their ensemble Conductor with supervision 
and communicaƟon to and from the parents, students, and Core Volunteers. 

x AƩend all rehearsals and concerts as determined by the ensemble 
schedule to help with set up and student supervision. Two or more parent 
volunteers could create a rotaƟon.

x Send weekly email updates from ensemble email address including: 
conductor notes, NJYS notes, and Playathon notes. Email wording, and 
templates will be provided.  

x Lead parent volunteers during checkups, secƟonals and special events 
such as Playathon

x Supervise students during breaks at regular rehearsals (Especially for 
younger groups)

x Help distribute important materials at the end of rehearsal: flyers, call 
sheets, etc.

ATTENDANCE VOLUNTEERS
2 volunteers per ensemble

Rehearsals, Concerts, Playathon
x Arrive 15 minutes before scheduled rehearsal to record aƩendance as 

students arrive 
x Check mailbox for absence noƟficaƟons, accept absence noƟficaƟons 

from students
x 15 minutes aŌer the rehearsal has started, the AƩendance Manager will 

check the ensemble voicemail aŌer taking aƩendance and make calls to 
the family of any student who has not reported their absence; a script will 
be provided. 
x AƩendance volunteers will be supported by the NJYS assistant who will
handle aƩendance issues and update aƩendance books.

NJYS Student Handbook, Page 18 908­771­5544

NJYS LIBRARIANS
2-4 Parent Volunteers 

Head Volunteer Librarian, Martha Nowik is the leader of our NJYS Librarians. 
No prior library or musical experience is required. Martha will provide a 
detailed InstrucƟon Manual that includes every library task. Martha welcomes 
all new and returning Librarians! We try to secure Librarians before any other 
volunteer job because there is lots of work in August before the season 
begins. 

Students at NJYS use “real” parts. This just means the music parts are originals 
and not copies. For this reason, we keep track of each part to make sure our 
students return their assigned music at the end of the concert period. 

x AƩend a training session with Martha Nowik
x Generally, aƩend the beginning of every rehearsal to ensure all students 

have what they need.
x Maintain a Librarian’s Binder containing student lists (including check­in 

and check­out of parts)
x Maintain two designated working shelves within the library’s rolling stacks 

in the library.  These are to be used as general work and storage space for 
the ensemble. 
x Have a working relaƟonship with the ensemble conductor for any library 
needs
x Pre­Concert Period music preparaƟon & Pre­Concert Period folder 
preparaƟon
x Each student in the ensemble is designated a folder for the year. All of the 
student folders will be located on the ensemble’s designated working 
shelves. Librarians will fill each folder with the music that will be 
distributed to the students. Further instrucƟons in manual.
x Music Maintenance During Concert Period
x Post­Concert Period: 

Ÿ Inventory of all pieces must be completed no later than two 
weeks aŌer each concert including the final concert. 

Ÿ All folders must be collected at the end of the ensemble’s final 
concert.

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 19

STAGE HANDS
2-4 Parents

The orchestral set up sets the stage for the ensemble to make music! Each 
chair and stand are placed in a certain order to make sure each of our 
students have a comfortable place to learn. Although each ensemble set up 
might be different, the more help we have, the easier it is to set up and break 
down!

The students who arrive early will certainly help set up, but they need leaders! 
No worries, we will train you so you know what to expect!

Rehearsals, Concerts, Playathon

x Set up the required number of chairs and stands for the ensemble at least
20 minutes before rehearsal.

x Set up additional rooms for sectionals as needed based on the day’s
schedule.

x Attend the beginning of all rehearsals for changes, and the end of
rehearsals if needed.

x All ensemble stagehands assist at Playathon: Dress rehearsal is Friday,
March 23. Concert is Sunday, March 25, 2018.

NJYS Student Handbook, Page 20 908­771­5544

COMMUNITY SERVICE

STUDENT COMMITTEE (Phil, YO, YS)
Students in Phil, YS, or YO who are interested in giving their input on NJYS 
issues and events are welcomed to join. CommiƩee meets five Ɵmes a year, 
one hour before rehearsal. Please email Stacy to submit your name for 
consideraƟon. 

BE A MENTOR! (YO, YS, FORT, CE) 
Students in YS and YO, FORT and CE are encouraged to serve community 
service hours by either performing with younger ensembles or visiƟng their 
rehearsal with the approval of the conductor. Students must submit an NJYS 
Mentorship Program Form found online to parƟcipate. 

VOLUNTEER
Students can earn service hours by volunteering during rehearsals, concerts 
or Playathon.  Email Stacy at [email protected] to sign up. 

LIBRARY: Students in YO and YS are encouraged to volunteer in the library 
aŌer school, or during the summer. 

Paterson Music Project Volunteers may sign up by filling out the  volunteer 
applicaƟon in the current members page and will be placed at a school based 
on schedule and instrument.

Students not affiliated with NJYS may also volunteer to receive service hours
as stage hands for any NJYS concerts. Email [email protected] to apply.

INTERNSHIPS

PMP Paid Internships
Students may apply for the posiƟon and 4 applicants will be selected for the 
2017­18 School Year. Interns are paid a sƟpend for their work and must 
commit to a regular weekly schedule in Paterson. More informaƟon is on the 
aƩached intern job descripƟon and applicaƟon. ApplicaƟons are due 
September 8, 2017. QuesƟons, contact Program Director Elizabeth 
Moulthrop at [email protected] or call 973 341 7959.

NJYS Non-paid Admin and library internships are available during the 
summer for graduaƟng seniors. Email [email protected] to apply.

Playathon Librarian and Stage Hands Non–Paid Internships also available.  

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 21

Membership Renewal

All current students must re­audiƟon for the upcoming NJYS year to be 
considered for an ensemble in 2018­19. Students not interested in returning 
to NJYS must submit an email to Stacy at [email protected]. 

Student placement is at the discreƟon of the conductors who judge the 
audiƟons. Placement is based upon grade eligibility and skill level. AudiƟon 
results are emailed a few weeks aŌer the audiƟon. Results are final. 

While we strive to give every student the best opportunities to advance 
within our system, neither advancement nor continuation with the same 
ensemble is guaranteed as a consequence of prior participation. 

Students must be prepared for their audition. 

The audition requirements will be the same as new student audition 
requirements and are posted on the website: 

1. Solo chosen and prepared by the student 
2. Scales as depicted on the requirements posted on NJYS.org  
3. Sight reading 

The 2018­19 season auditions will take place after the final concerts. The 
dates and times will be published on the website. Current NJYS members will 
audition with current ensemble rehearses.  

All rehearsals will take place at 570 Central Avenue, 
New Providence, NJ 07974 (rear entrance) unless 

otherwise noted by NJYS.

The Wharton InsƟtute for the Performing Arts is a 
non­profit 501(c)(3) charitable organizaƟon.

NJYS Student Handbook, Page 22 908­771­5544

PLAYATHON!

www.NJYS.org NJYS Student Handbook, Page 23

PAS|60 Locust Avenue, Berkeley Heights, NJ 07922 
WhartonMusicCenter.org | 908.790.0700                                 

NJYS |570 Central Avenue, New Providence, NJ 07974 
NJYS.org | 908.771.5544 

Board of Trustees AdministraƟve Staff

Robert Hamburger, President Karen Deschere, ExecuƟve Director

Lenore Davis, Vice President Programs
Marnie G. McKoy, Vice President Stacy Beltran,
Howard Kailes, Secretary
Mark P. MaƩhews, Treasurer NJYS Manager of Orchestras
Libby J. Corydon­Apicella   Adrienne Ostrander,
James Gillen
Henry S. Hadad NJYS Student Services Assistant
Charissa Wong Horton Elizabeth Moulthrop,
Stephen Kay  
Judith G. Wharton   Program Director,
Paterson Music Project
Shanna Lin, 
Associate Program Director,

ArƟsƟc Staff Paterson Music Project

Helen Cha­Pyo, ArƟsƟc Director Designate Timothy Maureen Cole,

and Interim Youth Orchestra Conductor Director of Musical Theater Arts

Mark Gunderman,  

Philharmonia Conductor Student Services

Michelle Hatcher,  Andrew Nitkin, EducaƟon Director

Preparatory String and Junior String Kristen Wuest, Manager

Ensembles Conductor MaƩhew Buckwalter, Assistant

Simon Lipskar,  Joyce Alexander,

Interim Youth Symphony Conductor Early Childhood Coordinator

Milan Milinkovic,  OperaƟons
Chamber Music String Coordinator Susan Peterson, OperaƟons Director
Cedric Sanders, Custodian
Dr. Mesia AusƟn 
Interim Percussion Director and

Percussion Ensemble Director Development and MarkeƟng
Diana Charos Reilly,  Pamela M. Palumbo, Director
Elizabeth Piercy, Assistant Director of
Flute Choir, Flute Forum and Development
ForƟssimo Flutes Conductor Alice Hamlet, Associate Director of
Bryan Rudderow, 
Junior Wind Ensemble and Clarinet MarkeƟng
Ensemble Conductor

David Schumacher,  Finance
Director of Jazz Studies Jillian Lyons, Director

Nate White, 

Sinfonia Conductor &

Chamber Music Manager