หนังสือราชการ 6 ชนิด

หนงั สอื ราชการ 6 ชนิด

เสนอ
อาจารย์พชั นิยา ชมุ ผอม

จดั ทาโดย
นางสาวฐิตากรณ์ นาคสุวรรณ
ช้ันประกาศนียบัตรวชิ าชีพชน้ั ปที ่ี 3

ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศกึ ษา 2562
วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบับน้ีเปน็ ส่วนหน่ึงของวชิ าการประยุกตใ์ ช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพเพอ่ื ให้ได้ศึกษาหาความรู้
ในเรอ่ื งประเภทหนังสอื ราชการ 6 ชนิด เช่นหนงั สอื ภายนอก /หนงั สือภายนอก / หนงั สือประทบั ตรา /
หนังสือสั่งการประกอบด้วยหนังสือคาสั่ง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ / หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกอบดว้ ย ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว / หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ประกอบด้วยหนังสือรับรอง , รายงานการประชุม, บันทึก , หนังสืออ่ืนๆ และได้ศึกษาอย่างเข้าใจเพื่อเป็น
ประโยชนก์ บั การเรียน

ผู้จัดทาหวังว่า เอกสารฉบับนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน ท่ีกาลังหาข้อมูลเรื่องน้ีอยู่หากมีข้อแนะนา
หรอื ขอ้ ผิดพลาดประการใด ผู้จัดทาขอนอ้ มรบั ไว้และขออภัยไว้ ณ ท่นี ี้ด้วย

จัดทาโดย

นางสาวฐติ ากรณ์ นาคสวุ รรณ

สารบญั หน้า
ก
เร่ือง 1
คานา
หนังสอื ภายนอก 5

หนังสือภายใน 8
หนังสือประทบั ตรา 12
หนังสือส่งั การ 13

- คาสงั่ 15
- ระเบยี บ 18
- ข้อบงั คบั 20
หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ 24
- ประกาศ 27
- แถลงการณ์ 30
- ข่าว 33
หนงั สือท่เี จ้าหนา้ ท่ีทาขน้ึ หรอื รับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ 33
- หนงั สอื รบั รอง 37
- รายงานการประชมุ 40
- บนั ทึก 49
- หนงั สอื อนื่ ๆ

1

หนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนังสือราชการภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการท่ีเปน็ แบบพธิ ี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือ
ติดต่อระหว่างส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนซ่ึงไม่ใช่ส่วน
ราชการ หรือมีถงึ บุคคลภายนอก โดยมีส่วนประกอบ ดังน้ี

๑. ท่ี ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามดว้ ยเลขลาดับที่ประจาของเจ้าของเร่อื ง ท่ีหน่วยราชการนั้นส่งออก
แล้วทับดว้ ยเลขทะเบยี นหนงั สือตามลาดับในรอบปี เช่น ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขทอ่ี อกหนังสือประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซ่ึงเปน็ อกั ษรย่อประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการที่ไม่สังกัด กระทรวง ทบวง เชน่

กก - กระทรวงการท่องเท่ยี วและกฬี า รส - กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ภิ าค เลขทอ่ี อกหนังสอื ประกอบดว้ ยพยัญชนะ ๒ ตวั ซึ่งเป็นอกั ษรย่อของจังหวัด
เช่น
ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ช่อื ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื คือช่อื สว่ นราชการท่ีเป็นเจ้าของหนงั สอื น้นั ราชการน้ันสง่ ออก และ
ใหล้ งทต่ี ้ังไวด้ ้วย
๓. วัน เดอื น ปี ท่อี อกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของ
ปีพุทธศักราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอื่ ง ให้ลงเรื่องยอ่ ท่ีเปน็ ใจความท่ีสั้นที่สดุ ของหนงั สือฉบบั นน้ั ในกรณที ่เี ปน็ หนังสอื ต่อเนอ่ื ง
โดยปกติให้ลงเรอื่ งของหนงั สอื ฉบบั เดิม
๕. คาขึน้ ต้น ใช้ตามฐานะผรู้ บั หนังสือตามตารางการใชค้ าข้นึ ตน้ สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบียบ สานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่งึ ใหใ้ ชบ้ ังคบั ตัง้ แตว่ นั ที่ ๑ มิถุนายน
๒๕๒๖ เปน็ ต้นไป
๖. อา้ งถึง (ถา้ ม)ี ให้อ้างถึงหนังสอื ทเี่ คยมตี ิดต่อกนั เฉพาะหนังสือทส่ี ่วนราชการผรู้ ับหนงั สือไดร้ บั มา
ก่อนแล้วจากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถึงใหช้ ดั เจนวา่ ใครเป็นเจ้าของหนังสอื เลขที่ วันที่ เดอื น และปี
ทอ่ี อกหนังสือ
๗. สิ่งทสี่ ่งมาด้วย (ถ้าม)ี ใหล้ งชอื่ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทีส่ ่งไปพร้อมกับหนังสือนนั้ ถ้าส่งไป
ในซองเดียวกันไมไ่ ด้ กใ็ หร้ ะบวุ ่าส่งไปทางใด
๘. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่อื งให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเป็นข้อ ๆ
๙. คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสอื
๑๐. ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ช่อื เจ้าของหนงั สอื และให้พิมพ์ชอื่ เต็มของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไว้ใต้ลายมือช่ือ
๑๑. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง ให้ลงช่ือส่วนราชการหรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่
ออกหนงั สอื อยู่ในระดับกระทรวงหรอื ทบวงให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทงั้ ระดบั กรมและกอง ถ้าส่วน
ราชการทอี่ อกหนังสืออยใู่ นระดบั กรมลงมา ก็ลงชอื่ เจา้ ของเรอื่ งเพียงระดับกองหรอื หนว่ ยงานที่รบั ผิดชอบ
๑๓. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนงั สอื และเลข
หมายภายในตสู้ าขาไว้ด้วย (ถา้ ม)ี

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ ู้จัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ ิมพ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่ือบคุ คลท่ีส่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผู้สง่ และผู้รบั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน์, ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใชต้ ามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สือและผูร้ ับหนงั สอื ตามท่ปี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

ตัวอย่างหนังสือภายนอก

5

2. หนังสือภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกติส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมข้ึนไปให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรือสว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื งพร้อมทงั้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบยี นหนงั สือสง่ สาหรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหัสตวั พยญั ชนะเพิ่มขึน้ ตามความจาเปน็

วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ชอื่ เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออกหนังสือ

เรื่อง ให้ลงชื่อย่อที่เป็นใจความส้ันที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีเป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้
ลงเร่ืองของหนังสือฉบบั เดิม

คาขึ้นต้น ใหใ้ ชค้ าขึ้นตน้ ตามฐานะของผ้รู บั หนังสอื ตามตารางการใช้คาข้ึนต้นสรรพนามและคาลงท้าย
ที่กาหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ที่รับหนังสือนั้นมีถึงหรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่
เกี่ยวกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี

ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยก
เป็นข้อ ๆ ในกรณีท่ีมกี ารอา้ งถึงหนังสอื ที่เคยมีการติดต่อกนั หรือมสี ิ่งทสี่ ง่ มาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อน้ี

ลงชอื่ และตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ตั ิตามข้อ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใช้ตามความ
เหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้ **

6

รูปแบบหนังสือภายใน

7

ตัวอย่างหนังสอื ภายใน

8

3. หนังสอื ประทับตรา

คือ หนงั สอื ท่ใี ชก้ ระดาษตราครฑุ จัดทา โดยประทับตราแทนการลงชื่อของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดบั กรมขึน้ ไป โดยใหห้ ัวหนา้ สว่ นราชการระดับกอง หรือผทู้ ี่ไดร้ บั มอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการระดบั
กรมขึ้นไป เป็นผรู้ บั ผิดชอบลงช่ือย่อกากบั ตราหนังสอื ประทับตราให้ใชไ้ ดท้ ้งั ระหว่างสว่ นราชการกับส่วน
ราชการ และระหว่างสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ี่ไมใ่ ช่เรอื่ งสาคญั ได้แก่

1. การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม
2. การส่งสาเนาหนงั สอื สิง่ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบทีไ่ ม่เกี่ยวกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานท่ีได้ดาเนนิ การไปแลว้ ใหส้ ่วนราชการทีเ่ กี่ยวข้องทราบ
5. การเตือนเร่อื งทคี่ า้ ง
6. เร่ืองซึ่งหัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสั่งใหใ้ ชห้ นงั สอื

ประทับตรา

โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 ส่วน

หัวหนังสอื ตราครุฑ

ท่ี.............

ถึง............................

เหตุและจดุ ประสงค์ (ขอ้ ความ)........................................................................

ท่มี หี นังสือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนงั สอื (สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ)
ตราชื่อสว่ นราชการ
(วนั เดือน ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรือ่ ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์...........

9

1. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลท่ีหนังสอื นนั้ มถี ึง เชน่ ถึง กรมพฒั นาทด่ี ิน,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเรื่องใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่าย
4. ช่ือสว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สือออก ให้ลงช่อื สว่ นราชการท่สี ่งหนังสือออก
5. ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการดว้ ยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือช่ือ
ย่อกากับตรา
6. วนั เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื นและตวั เลขของปีพุทธศักราช ท่อี อกหนังสือ
7. สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง ให้ลงช่อื สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง หรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนงั สอื
8. โทร. หรอื ที่ตง้ั ใหล้ งหมายเลขโทรศัพทข์ องส่วนราชการเจ้าของเร่ือง และหมายเล (ถา้ ม)ี ดว้ ย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศพั ท์ ใหล้ งชอ่ื ทีต่ ัง้ ของสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ งโดยใหล้ งตาบลท่อี ยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถา้ ม)ี
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

10

รูปแบบหนงั สอื ประทับตรา

11

ตวั อย่างหนงั สอื ประทับตรา

12

4. หนังสือสงั่ การ

หนงั สอื สั่งการ ใหใ้ ชต้ ามแบบทกี่ าหนดไว้ หนังสอื สงั่ การมี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบยี บ และ
ข้อบังคับ

คาสัง่ คือบรรดาข้อความทผ่ี บู้ งั คบั บัญชาสง่ั การใหป้ ฏบิ ตั ิโดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครุฑ

ระเบยี บ คือบรรดาขอ้ ความทีผ่ ้มู ีอานาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไม่ก็
ได้ เพือ่ ถือเปน็ หลักปฏบิ ัติงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครฑุ

ขอ้ บังคับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี มู้ อี านาจหน้าท่กี าหนดให้ใชโ้ ดยอาศัยอานาจของกฏหมายที่
บัญญัตใิ หก้ ระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ
หนังสอื ส่ังการมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสั่ง ระเบยี บ และขอ้ บังคบั

1. คาส่งั คือ ข้อความท่ีผู้บงั คับบญั ชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอียด ดังนี้

1.1 คาสัง่ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ หรอื ตาแหน่งของผมู้ อี านาจท่อี อกคาสั่ง
1.2 ท่ี ให้ลงเลขทีอ่ อกคาสง่ั โดยเรม่ิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขทป่ี ีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อก
คาสงั่
1.3 เรอื่ ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งท่ีออกคาส่ัง
1.4 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตทุ ี่ออกคาส่ัง และอ้างถึงอานาจทีใ่ ห้ออกคาส่งั (ถา้ ม)ี ไว้ดว้ ย และวนั เดือน ปี ที่
ใช้เร่ิมบงั คบั
1.5 สั่ง ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออก
1.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกคาสง่ั และพิมพช์ ื่อเต็มของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมือช่อื
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผูอ้ อกคาสัง่

13

หนังสอื สง่ั การ / รูปแบบคาส่งั

14

ตัวอยา่ งหนงั สอื ส่ังการ

15

2. ระเบยี บ บรรดาข้อความทีผ่ มู้ ีอานาจหน้าทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศัยอานาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ไ็ ด้ เพอ่ื ใชเ้ ป็น
หลักปฏบิ ัตงิ านเป็นประจา ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมรี ายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบียบ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการทีอ่ อกระเบียบ
2.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งชือ่ ของระเบียบ
2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเป็นระเบียบทีก่ ลา่ วถงึ เป็นคร้ังแรกในเร่ืองนน้ั ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ท่เี ท่าไร แต่ถ้าเปน็ เรือ่ ง
เดยี วกนั แต่มีการแกไ้ ขเพิม่ เติม ให้ลงเป็นฉบับท่ี๒ ๓ หรือ ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขปพี ทุ ธศักราชท่ีออกระเบยี บ
2.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตผุ ลโดยย่อ เพือ่ แสดงถึงความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบียบ และอ้างถึง
กฎหมายท่ใี หอ้ านาจออกระเบยี บ (ถ้าม)ี
2.6 ขอ้ ความ ให้เรียงขอ้ ความทีจ่ ะใช้เปน็ ขอ้ ๆ โดย ขอ้ ๑ เปน็ ระเบียบ ข้อ ๒ เปน็ วันทีใ่ ช้บังคบั (กาหนด
ว่าใช้บงั คับเมื่อใด สว่ นขอ้ สดุ ท้ายเป็นผูร้ กั ษาระเบียบ ถา้ มมี ากข้อหรอื หลายเรือ่ งจะแบง่ เปน็ หมวดก็ได้ โดยให้
เล่ือนขอ้ ผรู้ ักษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายก่อนที่จะขน้ึ หมวดหนง่ึ
2.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ช่อื เต็มของเดอื น และตัวเลขปพี ทุ ธศักราชที่ออกบังคับ
2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชือ่ ผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บงั คับ และพิมพ์ชอ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอื่ ไว้ใตล้ ายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกระเบยี บหรือขอ้ บังคับน้ัน

16

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

17

ตัวอย่างหนังสือระเบยี บ

18

3. ขอ้ บงั คับ คอื บรรดาขอ้ ความท่ผี มู้ ีอานาจหนา้ ทีก่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายท่ีบัญญัติให้
กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จดั ทาตามแบบท่ี 6 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

3.1 ขอ้ บงั คบั ใหล้ งช่อื ส่วนราชการท่อี อกขอ้ บงั คบั
3.2 วา่ ดว้ ย ให้ลงช่อื ของข้อบงั คับ
3.3 ฉบบั ที่ถ้าเปน็ ข้อบงั คบั ทก่ี ล่าวถงึ เป็นครัง้ แรกในเรือ่ งนั้น ไมต่ อ้ งลงว่าเป็นฉบบั ทเ่ี ท่าใด แตถ่ า้ เป็น
ขอ้ บังคบั
เรื่องเดยี วกนั ท่ีมกี ารแกไ้ ขเพมิ่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทีถ่ ัด ๆ ไปตามลาดับ
3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.5 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่ือแสดงถึงความม่งุ หมายท่ีตอ้ งออกขอ้ บังคับและอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใี่ หอ้ านาจออกขอ้ บงั คบั
3.6 ขอ้ ให้เรียงขอ้ ความท่ีจะใช้บงั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือข้อบงั คับ ข้อ 2 เปน็ วนั ใช้บงั คบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ชบ้ ังคบั ตัง้ แตเ่ มอื่ ได้และข้อสดุ ท้ายเป็นข้อผูร้ ักษาการข้อบงั คับใดถ้ามีมากขอ้ หรือหลายเรื่องจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ดโ้ ดยใหย้ ้ายขอ้ ผ้รู กั ษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยก่อนทีจ่ ะขึน้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกขอ้ บังคบั
3.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพมิ พช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่อื
3.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผูอ้ อกขอ้ บงั คับ

19

รูปแบบหนงั สือบังคบั

20

ตวั อย่างหนงั สอื บงั คับ

21

5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์และขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้แี จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตุการณ์ หรอื ในกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทั่วกนั ใช้กระดาษตราครฑุ

ข่าว คือบรรดาขอ้ ความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ

ประกาศ คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศหรือชีแ้ จงใหท้ ราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช้กระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการที่ออกประกาศ
1.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชื่อเร่อื งทปี่ ระกาศ
1.3 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลทต่ี ้องออกประกาศและขอ้ ความทีป่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ช่อื เต็มของเดอื นและตัวเลขของปีพุทธศกั ราชที่ออก
ประกาศ
1.5 ลงชือ่ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพช์ ่ือเต็มของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
1.6 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกประกาศ ในกรณีทก่ี ฎหมายกาหนดใหท้ าเป็นแจง้ ความ ให้
เปล่ยี นคาว่าประกาศ เป็นแจง้ ความ

22

หนงั สือประชาสมั พันธ์ / รปู แบบประกาศ

23

ตวั อย่างหนงั สอื ประกาศ

24

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการหรือ
เหตกุ ารณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 8 ทา้ ย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เรือ่ ง ใหล้ งชื่อเร่ืองที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบบั ท่ี ใช้ในกรณที จ่ี ะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดยี วทต่ี อ่ เนือ่ งกันใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลทตี่ ้องออกแถลงการณ์และข้อความทแี่ ถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์
2.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่อี อกแถลงการณ์

25

รปู แบบแถลงการณ์

26

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

27

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 9 ทา้ ยระเบยี บโดย
กรอก รายละเอียดดังนี้

3.1 ขา่ ว ให้ลงชื่อส่วนราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรอ่ื งท่ีออกขา่ ว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณที ่ีจะตอ้ งออกขา่ วหลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วท่ตี อ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ท่เี รียงตามลาดบั
ไว้ด้วย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกบั เรื่องของข่าว
3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอี่ อกขา่ ว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราชทอี่ อกข่าว

28

รปู แบบข่าว

29

ตัวอยา่ งขา่ ว

30

6. หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ

หนังสอื ทีเ่ จ้าหนา้ ทท่ี าขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือท่ที างราชการทาข้ึน
นอกจากทก่ี ล่าวแล้วขา้ งตน้ หรือหนังสือที่หน่วยงานอืน่ ใดซ่ึงมใิ ชส่ ่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถงึ สว่ น
ราชการและสว่ นราชการรับไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ คอื หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชุม
บนั ทึก และหนงั สืออนื่
1.หนังสือรับรอง คือ หนังสือทสี่ ว่ นราชการออกใหเ้ พื่อรับรองแกบ่ ุคคล นิตบิ ุคคล หรอื ส่วนราชการ เพอื่
วัตถปุ ระสงคอ์ ยา่ งใดอย่างหน่งึ มรี ายละเอียดดงั นี้

1.1 เลขท่ี ให้ลงเลขทเี่ รมิ่ แต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนส้นิ ปีปฏิทนิ
1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื ให้ลงช่อื สว่ นราชการ และจะลงทตี่ ง้ั ดว้ ยก็ได้
1.3 ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความข้ึนต้นวา่ “หนงั สือฉบับน้ี ใหไ้ วเ้ พือ่ รบั รองวา่ ” แล้วตอ่ ชอ่ื บคุ คล นติ บิ ุคคล
หรอื หน่วยงานที่ทางราชการรบั รอง เฉพาะบุคคล ใชร้ ะบคุ านาหนา้ นาม ชือ่ นามสกลุ ตาแหนง่ หนา้ ท่ี สังกัด
หน่วยงาน แลว้ จงึ ลงขอ้ ความ
1.4 ใหไ้ ว้ ณ วันที่ ใหล้ งเลขบอกวันที่ ชอ่ื เต็มของเดอื น และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชอ่ื ใหป้ ฏบิ ัตเิ ชน่ เดยี วกบั ในระเบียบ
1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ตั เิ ช่นเดยี วกบั ในระเบยี บ
1.7 รูปถา่ ยและลายมอื ช่ือผู้ไดร้ บั การรับรอง ใช้ในกรณีทีส่ าคญั ซง่ึ ออกใหแ้ กบ่ คุ คล ให้ตดิ รูปถา่ ยของผู้
ไดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทับตราช่ือส่วนราชการบนขอบดา้ นขวามือของ
รปู ถ่าย ใหล้ งชอื่ ผไู้ ดร้ ับการรบั รองลงลายมือชื่อไว้ด้านลา่ งและมีชอ่ื เต็มด้วย
หนังสอื ที่เจ้าหน้าท่ที าข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐาน คอื หนังสือทท่ี างราชการทาขึ้นนอกจากทกี่ ลา่ วมาแลว้ ข้างต้น
หรือหนังสอื ทหี่ น่วยงานอืน่ ใดซ่ึงมใิ ช่สว่ นราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ และสว่ นราชการรบั
ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนดิ คือ หนงั สือรบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนังสอื อื่น ๆ

หนงั สือรบั รอง คือ หนงั สือทสี่ ว่ นราชการออกให้เพ่ือรบั รองแกบ่ ุคคล นิตบิ ุคล หรือหนว่ ยงานเพื่อ
วตั ถุประสงคอ์ ย่างหน่งึ อย่างใดใหป้ รากฏแก่บคุ คลโดยทว่ั ไปไม่จาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และให้
จดั ทาตามแบบที่ 10 คลา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี
เลขที่ ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ตง้ั แตเ่ ลข 1 เรยี งเปน็ ลาดับไปจนถึงสิน้ ปปี ฏทิ ิน ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชท่อี อกหนังสอื รับรอง หรือลงเลขที่ของหนงั สือท่วั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหน่งึ อย่างใด
3. ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนงั สือนัน้ และจะลงสถานทตี่ ้งั ของสว่ น
ราชการเจ้าของหนังสือดว้ ยกไ็ ด้
4. ขอ้ ความ ให้ลงข้อความขนึ้ ตน้ ว่า หนงั สือฉบบั นใี้ หไ้ วเ้ พอ่ื รับรองว่า และต่อดว้ ยช่อื บุคคล นติ ิบุคคล หรอื
หน่วยงานท่หี นังสือทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ช่อื เตม็ โดยมคี านาหน้านาม ชอื่ นามสกุล
ตาแหน่งหนา้ ท่ี และสังกัดหนว่ ยงานทผี่ ุ้นนั้ ทางานอยอู่ ยา่ งชดั แจง้ แลว้ จงึ ลงข้อความทีร่ บั รอง
5. ใหไ้ ว้ ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนงั สือรบั รอง
6. ลงช่อื ใหล้ งรายมอื ชื่อหัวหน้าส่วนราชการผอู้ อกหนังสอื หรอื ผู้ท่ีไดร้ บั ราชการมอบหมายและพิมพช์ ื่อเต็ม
ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชอ่ื
7. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผลู้ งรายมอื ชื่อในหนังสือ
8. รปู ถา่ ยและลายมอื ชอื่ ผไู้ ดร้ ับการทดลอง ในกรณที ่ีการรับรองเป็นเร่อื งสาคัญที่ออกให้แก่บุคคลใหต้ ดิ
รปู ของผทู้ ่ีไดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไมส่ วมหมวก ประทบั ตราช่อื ส่วนราชการทีอ่ อก

31

หนงั สือบนขอบลา่ งดา้ นขวาของรปู ถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และให้ผนู้ น้ั ลงลายมือชอ่ื ไวใ้ ตร้ ปู ถา่ ยพรอ้ มท้ัง
ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่ือด้วย

รูปแบบหนงั สอื รบั รอง

32

ตวั อย่างหนงั สอื รบั รอง

33

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทึกเหตกุ ารณใ์ นทปี่ ระชุมความคดิ เห็นของผูม้ าประชุม ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มตขิ องที่ประชุมไว้เปน็ หลกั ฐาน มีรายละเอียดดงั น้ี

2.1 รายงานการประชมุ ใหล้ งชือ่ คณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุม
2.2 คร้งั ท่ี ใหล้ งคร้งั ทป่ี ระชมุ
2.3 เม่อื ให้ลง วนั เดือน ปี ทป่ี ระชมุ
2.4 ณ ใหล้ งสถานทท่ี ปี่ ระชุม
2.5 ผู้มาประชมุ ใหล้ งช่อื หรอื ตาแหนง่ ของผทู้ ่ีเปน็ คณะท่ปี ระชุมซ่ึงมาประชมุ ถา้ มผี ู้มาประชุมแทน ให้
ลงระบุว่ามาประชุมแทนผ้ใู ดหรอื ตาแหน่งใด
2.6 ผไู้ ม่มาประชมุ ใหล้ งชอ่ื และตาแหนง่ ผูเ้ ป็นคณะทป่ี ระชุมซงึ่ มไิ ด้มาประชมุ พร้อมทงั้ เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผู้เขา้ รว่ มประชุม ให้ลงช่ือและตาแหน่งของผ้ทู ี่มไิ ด้เป็นคณะทีป่ ระชุม แตม่ ารว่ มประชุม
2.8 เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเี่ ร่ิมประชุม
2.9 ขอ้ ความ ให้บันทกึ ข้อความท่ีประชุม ใหเ้ ริ่มด้วยประธานกลา่ วเปิดประชมุ และเร่อื งทีป่ ระชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพร้อมทั้งมตหิ รอื ขอ้ สรปุ ของที่ประชมุ แต่ละเรื่องตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชมุ
2.11 ผ้จู ดรายงานการประชุม ใหล้ งชอ่ื ผู้จดรายงานการประชุม
2.12 ผรู้ บั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานที่ประชุมซ่งึ ลงนามรับรองในเม่อื ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมนนั้ แล้ว

34

รูปแบบรายงานการประชุม

35

ตัวอยา่ งรายงานการประชุม

36

3. บนั ทกึ คอื ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคบั บัญชาเสนอตอ่ ผู้บงั คับบญั ชาหรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ต้บังคับบัญชา หรือ
ข้อความท่ีเจา้ หนา้ ที่หรือหน่วยงานตา่ กว่าระดับกรมติดตอ่ กันในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบนั ทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดังนี้

3.1 ชอื่ หรอื ตาแหนง่ ท่ีบันทกึ ถงึ โดยใช้คาขน้ึ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเรอ่ื ง ให้ลงใจความของเรื่องท่ีบนั ทกึ ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบไุ ว้ด้วย
3.3 ช่ือและตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหนง่ ของผบู้ ันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไว้ด้วย

37

รูปแบบบนั ทกึ

38

ตัวอย่างบนั ทกึ

39

หนงั สอื อื่นๆ

หนงั สืออ่ืน ๆ คือ หนงั สอื หรือเอกสารอ่ืนใดท่เี กิดขึน้ เน่ืองจากการปฏบิ ัติงานของเจ้าหนา้ ที่เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการ ซ่ึงหมายรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์มเทปบันทึกเสียง แทบบันทึกเสียง และเทป บันทึกภาพ
และสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และ เจ้าหน้าท่ีได้รับเข้า
ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขึ้นใช้ตามความ
เหมาะสม เว้นแตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เชน่ โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั หลกั ฐาน การ
สบื สวนและสอบสวน และคาร้อง เป็นต้น สื่อกลางบันทกึ ข้อมลู ตามวรรคหน่งึ หมายความถึง สือ่ ใด ๆ ท่ีอาจใช้
บันทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี -
อ่านอย่างเดียว หรือแผ่นดิจทิ ัลอเนกประสงค์ เป็นตน้

40

รูปแบบหนงั สอื อนื่ ๆ

41

ตวั อย่างหนงั สอื อนื่ ๆ

42