Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

12.3 KEMUDAHAN PAKEJ DI PREMIS SWASTA

12.3.1 Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah
Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM yang
berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah
menyatakan semua permohonan baharu bagi penganjuran program/
aktiviti secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan. Arahan ini
akan terus berkuat kuasa bagi tahun 2019 selagi mana perbelanjaan
kemudahan pakej tersebut mengguna pakai peruntukan kerajaan.
Namun, permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh
diberikan sekiranya Bahagian/ Jabatan dapat membuktikan bahawa
harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan) bagi
penganjuran program/ aktiviti di premis swasta setara/ lebih rendah
berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.

12.3.2 Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk hotel,
premis badan berkanun dan syarikat berkaitan kerajaan (GLC) yang
mengenakan kadar bayaran penginapan dan makan.

12.3.3 Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa mengira
jumlah kos pakej hendaklah mendapat kelulusan khas Pegawai Pelulus
seperti berikut:

Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus
1. RM50,000 dan ke bawah
2. RM50,000 ke atas Setiausaha Bahagian
Kewangan
Pegawai Pengawal
KPM

12.3.4 Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua Bahagian/
Jabatan kecuali kepada Bahagian/ Jabatan yang telah mendapat
pengecualian daripada Pegawai Pengawal KPM.

43

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

12.3.5 Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,
sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira dalam
melaksanakan sesuatu program untuk memastikan kaedah dan
pendekatan yang paling menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua
perkara.

12.3.6 Semua program/ aktiviti berbentuk mesyuarat pengurusan
atau latihan bukan fungsian (generic) di peringkat Bahagian atau
bersama agensi-agensi di bawah kawalan Bahagian berkenaan
hendaklah dihadkan kepada sehari sahaja dan dilaksanakan di
premis sendiri atau premis kerajaan.

12.3.7 Sekiranya terdapat sebarang perkara yang berada di luar
daripada peraturan sedia ada, Bahagian/ Jabatan perlu
mendapatkan kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan
melalui Bahagian Kewangan terlebih dahulu sebelum permohonan
pakej dikemukakan.

12.4 TATACARA PEROLEHAN PAKEJ

12.4.1 Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi Tatacara
Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara Pakej yang sedang berkuat
kuasa di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2
sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada Pegawai
Pelulus. Arahan ini tertakluk kepada sebarang arahan/ peraturan
semasa yang dikeluarkan oleh Kerajaan. Ketidakpatuhan dalam
melaksanakan kaedah perolehan pakej akan menyebabkan
permohonan ditolak dan tidak dipertimbangkan sama sekali.

12.5 SENARAI SEMAK DOKUMEN PAKEJ

12.5.1 Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah
lengkap berserta justifikasi yang kukuh dan relevan. Ketua Jabatan

44

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

boleh merujuk kepada Lampiran IV bagi senarai semak terkini
permohonan pakej dan Lampiran V bagi mengenal pasti senarai
dokumen yang sering dikuiri untuk dijadikan panduan.

12.6 TEMPOH MENGEMUKAKAN PERMOHONAN PAKEJ

12.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej
yang lengkap dikemukakan kepada Bahagian Kewangan sekurang-
kurangnya 21 hari bekerja sebelum tarikh program.

12.6.2 Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan
pada atau sebelum 1 November 2019 manakala tarikh akhir
pelaksanaan pakej adalah pada 30 November 2019 tertakluk kepada
peruntukan yang mencukupi serta mematuhi peraturan kewangan yang
sedang berkuat kuasa.

12.6.3 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak
mempertimbangkan permohonan-permohonan pakej yang tidak
releven, tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

13 PINJAMAN/ PEMBIAYAAN KEMUDAHAN DALAM PERKHIDMATAN
AWAM

13.1 Pinjaman/ Pembiayaan Kemudahan dalam perkhidmatan meliputi
perkara-perkara berikut:

i) Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan; dan
ii) Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

13.2 Semua kelulusan Skim Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan dan Skim
Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) hendaklah
direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai yang terlibat.

45

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

13.3 Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk memastikan
bayaran balik pinjamannya dilakukan menurut peraturan yang telah
ditetapkan. Pihak pelulus adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik
bayaran ansuran dan tunggakan pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer dan Telefon Pintar (Smartphones).

13.4 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/ pembiayaan kenderaan adalah
bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, Cover-Note/ Sijil Insurans
dan kenderaan yang telah dibeli oleh peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP
9.2).

13.5 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah
menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note/ Sijil Insurans
Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik
Dituntut Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di
dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana
peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-
dokumen tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap
sebagai terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP 9.2) dan peminjam dikehendaki
untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah diluluskan.

13.6 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam memohon
Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam
menerima Surat Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh
Bahagian Kewangan, KPM selaras dengan 1PP WP 9.2 dan WP 9.3.

13.7 Bagi kelulusan pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones),
Ketua Jabatan perlu memastikan peraturan-peraturan dan syarat-syarat
serta tatacara permohonan kemudahan pinjaman/ pembiayaan komputer/
telefon pintar dipatuhi selaras dengan 1PP WP 9.1.

13.8 Pengiraan amaun pembiayaan hendaklah mengambil kira jumlah
potongan bulanan bayaran balik pembiayaan di mana potongan bulanan

46

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai dan jumlah semua
potongan gaji pegawai tidak melebihi 60%.

13.9 Pegawai yang diluluskan pembiayaan komputer dan telefon pintar
(smartphones) hendaklah memastikan resit asal pembelian komputer dan
telefon pintar (smartphones), salinan invois yang telah disahkan dan
salinan penyata bank yang menunjukkan bayaran telah dikreditkan ke
akaun peminjam dikemukakan kepada pihak pelulus dalam tempoh 30
hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan
dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan
tersebut dianggap terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP 9.1) dan peminjam
dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah
diluluskan.

13.10 Baki bayaran balik pembiayaan hendaklah diselesaikan
sepenuhnya sebelum pegawai meninggalkan perkhidmatan/ bersara.
Tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi tempoh
perkhidmatan pegawai.

13.11 Sebuah buku daftar pinjaman/ pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua
pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua
Jabatan.

13.12 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya berlaku
penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam
pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.

13.13 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap peminjam dan
pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan pinjaman berkenaan sekiranya
terdapat syarat-syarat dan peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang
ditetapkan tidak dipatuhi.

47

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

14 PENGESAHAN AKUAN BEBAS BERHUTANG (PENGESAHAN
KEWANGAN)

14.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang pengesahan akuan
berhutang (borang pengesahan kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan
luar negeri, pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji,
pendahuluan diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman Kenderaan serta
Komputer kepada Bahagian Kewangan bagi pegawai yang bakal bersara,
pegawai yang telah meninggal dunia dan pegawai yang telah meninggalkan
perkhidmatan awam.

14.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan sebelum
pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari bekerja bagi pegawai yang
telah meninggal dunia atau meninggalkan perkhidmatan awam.
Pengesahan akuan berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran
untuk mengutip semula bayaran hutang dari pesara/ waris setelah pegawai
bersara atau waris telah menerima wang ganjaran.

15 PELANTIKAN PENCERAMAH BUKAN PENJAWAT AWAM/ TRAINING
PROVIDER

15.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan hendaklah
mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan
awam/ agensi Kerajaan dan institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai
kepakaran khusus untuk memberi syarahan/ ceramah atau mengendalikan
kursus/ latihan yang diperlukan.

15.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah bukan
penjawat awam permohonan adalah di bawah kelulusan Ketua Jabatan
masing-masing berdasarkan surat pekeliling KPM.400-9/1/1 JLD.9(9) bertarikh
1 Mac 2017.

48

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

15.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau
pengendalian kursus/ latihan hendaklah menyatakan dengan jelas mengenai
skop perkhidmatan, bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah,
jumlah masa syarahan, bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang
ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.

16 KEMUDAHAN PENDAHULUAN DIRI SEMASA MENJALANKAN TUGAS
RASMI

16.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi dan
mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang memohon
pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa kepada
Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/
Institusi untuk meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai masing-
masing.

16.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi peraturan yang
ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP WP 3.2 – Peraturan dan
Prosedur Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel dan
Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk memastikan semua pendahuluan
diri dikutip semula selaras dengan arahan oleh pekeliling tersebut.

16.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes pegawai yang
gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar balik pendahuluan diri yang
telah diterima. Sekiranya tuntutan tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan
selepas tarikh tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan dikenakan
bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.

16.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang
menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang
diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada
Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri
yang diluluskan bagi tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu

49

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

juga dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata ini boleh
dikemukakan dengan menggunakan format sepertimana Lampiran B dalam
1PP WP 3.2.

17 PERMOHONAN KELULUSAN PEMBELIAN KEMUDAHAN ALAT
KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN CAJ BULANAN

17.1 Peraturan dan prosedur permohonan kelulusan pembelian
kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan bagi kegunaan
rasmi di KPM adalah selaras dengan Surat Pekeliling Kewangan (SPK)
Bilangan 2 Tahun 2014: Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi
Mudah Alih, Kementerian Pendidikan Malaysia.

17.2 Kelulusan pembelian kemudahan alat komunikasi mudah alih dan
tuntutan caj bulanan adalah bagi pegawai yang sentiasa memerlukan
panggilan rasmi dibuat dengan serta-merta secara berterusan dan merupakan
bentuk komunikasi yang paling berkesan bagi melaksanakan tugas dengan
cekap.

17.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan bagi kategori
pegawai yang layak sahaja diperakukan serta memastikan Bahagian/
Jabatan mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi tuntutan bayaran
balik kemudahan alat komunikasi mudah alih dan caj bulanan.

17.4 Permohonan baharu bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih
hanya akan dipertimbangkan sekiranya tarikh resit pembelian alat komunikasi
mudah alih tersebut telah mencukupi atau melebihi tempoh dua (2) tahun
daripada tarikh kelulusan sebelumnya. Permohonan beserta resit dan
dokumen-dokumen lengkap yang berkaitan hendaklah dikemukakan kepada
Pegawai Pelulus dalam tempoh tiga (3) minggu selepas tarikh pembelian.

17.5 Kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih dan caj
bulanan adalah bagi tujuan rasmi KPM sahaja. Justeru, tarikh pembelian alat

50

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

komunikasi mudah alih yang kurang daripada 6 bulan sebelum tarikh
pegawai menamatkan perkhidmatan/ bersara tidak akan dipertimbangkan.

17.6 Kelulusan pembelian kemudahan bantuan alat komunikasi mudah alih
hendaklah direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) pegawai
yang terlibat.

18 PERMOHONAN KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN

18.1 Perkara-perkara yang berada di luar daripada peraturan sedia ada
dan/ atau memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan hendaklah
diperolehi terlebih dahulu sebelum sesuatu program dilaksanakan.

18.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan Perbelanjaan,
Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan Elaun, Pembayaran di bawah
AP59 dan lain-lain hendaklah dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi
dan dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk mendapat
persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa terlebih
dahulu.

18.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan diterima oleh
Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada tarikh program bagi
kelulusan khas Perbendaharaan dan tidak lewat 30 hari bagi kelulusan
khas Bahagian Kewangan, KPM.

18.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan membatalkan
permohonan-permohonan yang tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

19 LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut
dipatuhi:-

51

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

19.1 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran
Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan kawalan
perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah diminimumkan dan
menggunakan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan;

19.2 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin
fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah, pengangkutan
dan lain-lain hendaklah dikawal;

19.3 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti
seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi dengan
memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-langkah
penjimatan dan menggelakkan pembaziran;

19.4 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan dilaksanakan
dalam skala sederhana ; dan

19.5 Menubuhkan Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah yang
bermesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dalam pemilihan dan
perakuan murid yang layak untuk menerima jenis-jenis bantuan persekolahan
yang berasaskan kriteria kelayakan. Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa
Bantuan Peringkat Sekolah dan laporan mesyuarat hendaklah dikemukakan
mengikut ketetapan seperti berikut :

Bil. Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir Hantar
Mesyuarat di Sekolah Laporan ke BKew

Pertama Sebelum 9 Mac 2019 16 Mac 2019

Kedua Sebelum 7 September 2019 14 September 2019

52

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BELANJA
PEMBANGUNAN

(P.63)
DAN
PENGURUSAN
PEMBANGUNAN



2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2019

1.1. Tahun 2019 merupakan tahun keempat kepada RMKe-11 yang
merupakan Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam
menentukan negara ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.

1.2. Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019
mengikut program adalah seperti berikut:

KOD PROGRAM 2018 2019 PERBEZAAN
PROJEK (RM) (RM) (RM)

PENDIDIKAN

00101 Pra Sekolah 3,655,800 5,647,400 1,991,600
00102 294,977,300 149,207,500
00201 Rendah Akademik 145,769,800 388,894,700
00202 78,283,700
00203 Menengah Akademik 310,611,000 10,764,000 -536,000
00204 28,400,000
00300 Sekolah Sukan 11,300,000 11,885,600
00700 16,514,400 1,000,000 498,000
00800 Sekolah Menengah 103,867,500
00900 Berasrama Penuh 502,000 -11,367,700
01000 115,235,200 1,050,000 -56,050,000
Matrikulasi 1,010,000
57,100,000 34,294,000 452,800
Pendidikan Teknik dan 557,200 5,950,000 20,445,100
Vokasional
Pendidikan Guru – 3,450,000
Maktab Perguruan

Rumah Guru

Asrama 13,848,900
2,500,000
Pejabat-pejabat
Pendidikan

53

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KOD PROGRAM 2018 2019 PERBEZAAN
PROJEK (RM) (RM) (RM)

01100 Bantuan Modal 3,291,100 3,300,000 8,900
01300 6,000,000 11,560,000 5,560,000
01700 Pendidikan Khas
02200
02300 Program - 3,200,000 3,200,000
03400 Pembangunan
03504 Kokurikulum dan - - -
- 200,000 200,000
03700 Dewan Bahasa 3,951,300 4,371,500 420,200
Pustaka 29,751,500 632,763,500 603,012,000
04600
05100 Institut Aminuddin Baki
01800
07000 Program 74,407,500 148,461,400 74,053,900
03900 Pembangunan Sukan
03502 11,500,000 3,000,000 -8,500,000
Ubahsuai Naiktaraf -40,000,000
30000 Sokongan Pendidkan 40,000,000 - -288,083,000
500,000,000 211,917,000
Program -5,412,400
Pembangunan Luar 95,616,900 90,204,500 23,958,000
Bandar
Sabah/Sarawak 3,500,000
Sistem
Pengkomputeran
Sekolah

Perabot dan Peralatan

Bahagian Sumber dan
Teknologi Pendidikan

Bangunan dan Pejabat
KPM

Pembelian Tanah 4,921,800 28,879,800
(Pendidikan) Pelbagai
Negeri

USNT Menengah 1,500,000 5,000,000

Akademik

Asuhan dan Didikan - 8,183,000 8,183,000
Awal Kanak-kanak
(ECCE)

JUMLAH PENDIDIKAN 1,448,534,400 2,026,895,600 578,361,200

54

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KOD PROGRAM 2018 2019 PERBEZAAN
PROJEK (RM) (RM) (RM)

PENDIDIKAN TINGGI

00400 Pendidikan Politeknik 354,094,500 331,373,100 -22,721,400
00500 156,044,000 101,890,000 -54,154,000
00601 Universiti Putra
00602 Malaysia (UPM) 8,000,000 10,000,000 2,000,000
01500 17,590,000 5,000,000 -12,590,000
01600 Universiti Malaya (UM) 57,164,800 181,388,200
01900 13,730,000 238,553,000
02000 Pusat Perubatan 124,207,000 15,600,000 1,870,000
02100 Universiti Malaya 81,807,400 -42,399,600
02800 (PPUM) -
02900 Universiti Kebangsaan 781,456,900 5,500,000.00 5,500,000
04000 Malaysia (UKM) 329,344,400 752,969,400 -28,487,500
04200 305,901,800 -23,442,600
04400 Universiti Sains 34,500,000
04800 Malaysia (USM) 81,125,000.00 42,000,000 7,500,000
04903 46,275,000 -34,850,000
04904 Universiti Teknologi 1,000,000 31,000,000 30,000,000
Malaysia (UTM) 42,093,900 58,757,300 16,663,400
Kolej Universiti Tunku 78,663,800 79,699,000
Abdul Rahman 32,000,000 27,060,000 1,035,200
(KUTAR) 37,216,000 86,552,600 -4,940,000
Universiti Teknologi 49,336,600
MARA (UiTM)
Universiti Islam
Antarabangsa
Malaysia (UIAM)
Universiti Utara
Malaysia (UUM)

Universiti Malaysia
Sarawak (UNIMAS)

Universiti Malaysia
Sabah (UMS)

Universiti Pendidikan
Sultan Idris (UPSI)

Kolej Komuniti

Universiti Malaysia
Pahang (UMP)

Universiti Malaysia
Perlis (UniMAP)

55

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KOD PROGRAM 2018 2019 PERBEZAAN
PROJEK (RM) (RM) (RM)

05000 Universiti Tun Hussein 98,128,500 98,613,700 485,200
05001 Onn Malaysia (UTHM) 16,465,100
05002 47,328,400 63,793,500 13,400,000
05003 Universiti Teknikal 23,788,000
05009 Malaysia Melaka 41,100,000 54,500,000 -1,525,300
05011 (UTeM) 16,212,000 40,000,000 80,350,000
05012 -175,020,100
05013 Universiti Sains Islam 3,000,000 1,474,700 100,797,100
05014 Malaysia (USIM)
05016 345,000,000 425,350,000 8,000,000
Universiti Malaysia 212,000,000 36,979,900 9,897,400
Terengganu (UMT) 148,345,700
19,000,000 119,797,100
Akademi Kepimpinan
Pengajian Tinggi - 8,000,000
(AKEPT)
4,900,000 14,797,400
Penyelidikan
Fundamental

Latihan Penyelidikan
Universiti

Universiti Sultan
Zainal Abidin
(UniSZA)

Universiti Malaysia
Kelantan (UMK)

Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
(UPNM)

JUMLAH PENDIDIKAN TINGGI 2,934,899,200 3,083,244,900

JUMLAH ANGGARAN P.63 4,383,433,600 5,110,140,500 726,706,900

2. AGIHAN PERUNTUKAN

2.1. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1.1. Bahagian Pembangunan akan mengagihkan peruntukan
seawal-awalnya pada 15 Januari 2019 berdasarkan permohonan
tertakluk kepada peruntukan yang telah diluluskan.

56

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2.1.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang
diterima direkod dan disenggara dalam iGFMAS/ manual. Sekiranya
waran perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat
dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh waran diterima.

2.2. AGIHAN GERAN PERUNTUKAN KEPADA BADAN BERKANUN
PERSEKUTUAN (UNIVERSITI AWAM)

Bahagian Pembangunan akan menyalurkan geran peruntukan kepada Badan
Berkanun Persekutuan (BBP) secara suku tahunan atau empat (4) kali
setahun berdasarkan kepada surat Kementerian Kewangan
bil.KK/BKP(S)10/718 Jld.4 s.k 2/2009 bertarikh 22 Oktober 2013.

3. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU

3.1. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan
hendaklah disertakan dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan dikemukakan
kepada Bahagian Pembangunan (BP) sejurus selepas kelulusan Preliminary
Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi
Projek Baharu akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan
diterima.

3.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang
diterima dikunci masuk ke dalam iGFMAS/ SKALA. Sekiranya waran ini perlu
diagihkan ke JPN/ Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),
hendaklah dibuat dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh waran
diterima.

57

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

4. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN

4.1. PENTADBIRAN KONTRAK

4.1.1. Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan
cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang sedang
berkuat kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di dalam ikatan kontrak.
Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar
Kerajaan. Tindakan sewajarnya hendaklah diambil jika pihak perunding
dan kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak. Antara
perkara-perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti berikut:

i. Bon Pelaksana;
ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;
iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;
iv. Bayaran Pendahuluan;
v. Bayaran Kemajuan;
vi. Arahan Perubahan Kerja;
vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;
viii. Ganti Rugi Kelewatan;
ix. Denda; dan
x. Penamatan Kontrak

4.2. PELAKSANAAN PROGRAM SKIM LATIHAN MALAYSIA (SLiM)
DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

Syarikat/ kontraktor/ perunding yang telah memperoleh kontrak perolehan
Kerajaan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) daripada agensi Kerajaan
termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan
Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan
untuk melaksanakan program SLiM dengan penetapan nilai ambang
(threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenal pasti selaras
dengan 1PP PK 1.2: Pelaksanaan Program Skim Latihan Malaysia (SLiM)

58

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Dalam Perolehan Kerajaan. Syarikat hendaklah memperuntukkan sekurang-
kurangnya 1% daripada nilai kontrak bagi melaksanakan program SLiM.
Syarikat yang mendapat kontrak Kerajaan di bawah nilai ambang digalakkan
untuk melaksanakan program SLiM, namun tidak tertakluk kepada penetapan
1% daripada nilai kontrak keseluruhan.

4.3. PEMANTAUAN DAN KAWALAN KEMAJUAN KERJA

4.3.1. Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan
mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan berkaitan
pelaksanaan kerja.

4.3.2. Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau
dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak bina. Ketua
Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu sekiranya kemajuan
kerja sebenar tidak mengikut jadual kerja asal.

4.4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR

4.4.1. Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan
dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan. Penilaian perlu
dibuat oleh Ketua Jabatan meskipun tiada tuntutan bayaran dibuat oleh
kontraktor.

4.4.2. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)103(a) dan Para 9
di Lampiran 2.0 di bawah 1PP PK2.1 : Kaedah Perolehan Kerajaan,
Ketua Jabatan hendaklah memastikan tuntutan yang sempurna dibayar
dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran
yang lengkap diterima.

59

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

4.5. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA

4.5.1. Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap
Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal
atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pegawai
Pengawal.

4.5.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT
ini dibuat selaras dengan 1PP PK4.1 – Pentadbiran Kontrak Dalam
Perolehan Kerajaan.

4.6 PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD

4.6.1 Selaras dengan Perenggan 5(iii) di bawah 1PP PK4.1 :
Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am, Ketua
Jabatan hendaklah memastikan Penyata Akaun Muktamad (Statement
Of Final Account) mula disediakan dalam tempoh 9 bulan daripada
tarikh Perakuan Siap Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC)
bagi kontrak konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada
tarikh CPC bagi kontrak Reka dan Bina.

4.6.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah
dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan
(DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan/ Completion Of
Making Goods Defects (CMGD) dikeluarkan, yang mana terkemudian.

4.6.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-
dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang
telah siap menurut peruntukan kontrak.

4.6.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua
potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk
jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/ Liquidated Ascertain Of

60

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Damages (LAD) yang telah dikenakan (sekiranya berkaitan) dan
potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan yang telah dibayar kepada
kontraktor dan subkontraktor dinamakan (sekiranya berkaitan).

4.6.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah dikeluarkan
berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran
daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada
Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah ditandatangani oleh
Pegawai Pengawal.

4.7 PEMATUHAN KEPADA UNDANG-UNDANG

4.7.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan
kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-undang kecil atau
apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau
syarikat perkhidmatan awam.

4.7.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan kepada
Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh pihaknya.

4.8 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN
4.8.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:
i. Arahan Perbendaharaan (AP);
ii. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR); dan
iii. 1PP

5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN

5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat
dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu program/
projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.
Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran hendaklah berdasarkan

61

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

kemajuan projek bagi memastikan peruntukan yang telah diberikan dapat
dibelanjakan sepenuhnya.

5.2 Ketua Jabatan diminta untuk mengambil langkah-langkah
meningkatkan keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan
keberhasilan (outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/ projek.

5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/ projek mengikut
keutamaan, mengelakkan pertindihan program/ projek, menghentikan
program/ projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan pengagihan
semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan, perjawatan dan aset.

5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada
kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna sepertimana
yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang
yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai Kerajaan yang melanggar
peraturan dalam melaksanakan pembayaran.

6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ

6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat
mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan dilarang
sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan sesuatu projek
hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.

6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib
mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan setiap
bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh sehingga 15hb
dan sehingga 30hb kepada Bahagian Pembangunan agar pemantauan
dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah
disertai dengan cetakan laporan iGFMAS/ SKALA yang dengan jelas
menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke dalam
sistem.

62

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan Negeri/
Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau projek yang
dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya pegawai-pegawai di
peringkat negeri/ daerah tidak berkeupayaan membuat pengawasan, bantuan
bolehlah diperoleh daripada Jabatan Teknikal tempatan.

6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah
hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan dikemukakan
kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan dan seterusnya
dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan pada setiap bulan.

6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan
pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)
selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis Panduan
Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020: Pertumbuhan
Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat kuasa.

6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek
pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang, Ketua
Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan Bahagian/
Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat berjadual berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian
(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan

ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-
kurangnya tiga (3) kali dalam setahun.

63

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

7.1 PERMOHONAN PINDAH/TAMBAH/TARIK BALIK PERUNTUKAN

7.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada) hendaklah
dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan P.63 KPM.

7.1.2 Semua permohonan tambah/tarik balik peruntukan hendaklah
dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai dikemaskini
dan justifikasi lengkap berhubung permohonan yang dibuat. Tarikh
akhir pengagihan peruntukan pembangunan kepada PTJ adalah
sebelum 31 Oktober 2019 (tertakluk kepada pindaan), kecuali
terdapat keperluan mendesak.

7.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan
selewat-lewatnya pada 15 November 2019 (tertakluk kepada
pindaan), bagi membolehkan peruntukan tersebut diagih semula
kepada Bahagian/ Jabatan yang memerlukan. Ketua Jabatan yang
gagal untuk melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh yang
dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan justifikasi
kegagalan untuk berbelanja.

7.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan
yang akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan mencukupi bagi
membolehkan waran tarik balik dilaksanakan. Waran tarik balik yang
dikeluarkan oleh BP wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem
iGFMAS/ SKALA sebaik sahaja waran diterima.

7.1.5 BP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik
peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan atau
terdapat keperluan lain yang mendesak.

64

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENGURUSAN
PERAKAUNAN



2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN

1.1. Pelaksanaan sistem perakaunan Kerajaan Persekutuan berasaskan
akruan melalui sistem iGFMAS telah dilaksanakan pada 1 Januari 2018.
Pelaksanaan ini adalah menggantikan sistem sedia ada iaitu eSPKB,
eTerimaan dan GFMAS. Pelaksanaan perakaunan akruan sejajar dengan
Dasar Transformasi Sektor Awam dalam Model Ekonomi Baru bertujuan
memantapkan pengurusan fiskal berhemat serta mempertingkatkan
kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan Kerajaan Persekutuan.

1.2. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 11 Tahun 2017
menetapkan polisi peralihan pelaksanaan perakaunan akruan bagi Kerajaan
Persekutuan dan Kerajaan Negeri bagi penggunaan Piawaian Perakaunan
Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dalam tempoh peralihan pelaksanaan
perakaunan akruan kerajaan dengan penetapan seperti berikut :

i. Tempoh masa peralihan selama tiga (3) tahun bagi pemakaian kali
pertama Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS)
mulai 1 Januari 2018 hingga 31 Disember 2020;

ii. Polisi peralihan bagi mengakaunkan baki awal aset, liabiliti dan ekuiti
Kerajaan dalam tempoh masa peralihan; dan

iii. Polisi peralihan bagi pengiktirafan, pengukuran dan pendedahan
bagi aset, liabiliti dan ekuiti serta pengiktirafan hasil Kerajaan dalam
tempoh masa peralihan.

1.3 Semua Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan Negeri hendaklah
memastikan pematuhan kepada Polisi Peralihan Perakaunan Akruan Kerajaan
dalam tempoh masa peralihan.

65

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2. PELAKSANAAN SISTEM MyCOST

2.1. Selaras dengan pelaksanaan perakaunan akruan, fungsi perakaunan
diperluaskan kepada perakaunan pengurusan bagi meningkatkan ketelusan
dan akauntabiliti dalam mengurus sumber sektor awam dan memperkasakan
sistem pengurusan fiskal berhemat.

2.2. Fungsi pengekosan merupakan salah satu di antara lima (5) elemen
bagi perakaunan pengurusan yang bertujuan mengenalpasti kos dalam
menghasilkan barang atau perkhidmatan dan dijangka dilaksanakan pada
tahun 2019 menggunakan sistem MyCOST. Terdapat dua (2) jenis pengekosan
yang akan dilaksanakan iaitu Outcome Based Costing (OBC) dan PTJ Based
Costing (PBC).

2.3. Objektif pengekosan OBC adalah untuk menilai keberkesanan aktiviti
dan program Kementerian bagi mencapai outcome. Kementerian perlu
melengkapkan:

i. Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme Performance
Management Framework (PPMF) dan Kerangka Pengurusan
Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management Framework
(APMF) bagi Bajet Berasaskan Outcome (Outcome Based
Budgeting (OBB);

ii. Menyelaras elemen strategik Kementerian dalam Kerangka OBB;
iii. Menentukan butiran KPI bagi setiap outcome/ output adalah

lengkap;
iv. Kemasukan data sebenar ke dalam Kerangka Pengekosan

Kementerian; dan
v. Maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.

2.4. Manakala objektif pelaksanaan PBC adalah untuk mengukur kecekapan
organisasi dalam menghasilkan output. PTJ perlu melaksanakan perkara
berikut:

66

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

i. Menetapkan output utama bagi tujuan pengekosan;
ii. Menentukan komponen kos iaitu kos langsung, kos tidak langsung,

overhead bagi output yang dipilih;
iii. Menentukan amaun kos yang akan diserahkan kepada Aktiviti lain

(Jumlah kos untuk melakukan kerja bagi pihak Aktiviti lain);
iv. Menentukan amaun tetap dan berkait secara langsung dengan

penghasilan output;
v. Menentukan wajaran untuk pengagihan kos dari cost pool kepada

semua output yang dikenalpasti;
vi. Kemasukan data pencapaian sebenar; dan
vii. Hasil maklumat pengekosan diperoleh dan dianalisa.

2.5 Penyelaras Program dan PTJ perlu memastikan keupayaan sumber
dan ketersediaan organisasi untuk melaksanakan fungsi pengekosan ini
serta merujuk kepada arahan yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara
Malaysia (JANM) dan Bahagian Akaun, KPM dari semasa ke semasa.

3. PERAKAUNAN ASET

3.1 Aset dalam perakauan akruan didefinasikan sebagai sumber yang
dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat
ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke
dalam entiti.

3.2 Had nilai dipermodalkan untuk Aset adalah RM2,000 bagi setiap item.
Aset di bawah RM2,000 setiap item (Aset Bernilai Rendah) hendaklah
dibelanjakan tetapi masih direkodkan dalam daftar Aset untuk tujuan rekod
dan kawalan.

3.3 Nilai aset akan dipaparkan di dalam Penyata Kewangan Kementerian
dimana ia akan mengambarkan nilai yang sebenar kedudukan kewangan bagi

67

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

setiap kementerian. Oleh yang demikian, semua data aset (sama ada aset
ketara dan aset tak ketara) perlu dilaporkan di dalam Penyata Kewangan KPM.

3.4 Ketua Jabatan perlu memastikan data semua aset tak alih dan aset
alih direkodkan di dalam sistem perakaunan iGFMAS bagi membolehkan
semua data aset dilaporkan dengan nilai yang tepat dan sebenar dalam
Penyata Kewangan KPM.

3.5 Sebarang transaksi yang terlibat bagi aset (perolehan, arahan
penyelesaian, pindahan, pengelasan, penjejasan, pelupusan, pelarasan dan
pembatalan perlu dikunci masuk dengan segera ke dalam iGFMAS selaras
dengan Manual Prosedur Kerja yang telah dimuktamadkan oleh Jabatan
Akauntan Negara (JANM).

4. KOD PERAKAUNAN

4.1 Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program/ aktiviti
sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua perbelanjaan
dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat mengikut jenis belanja
dan terimaan seperti yang digariskan dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil 10 Tahun 2017, Carta Akaun Di Bawah Asas Perakaunan Akruan.

4.2 Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat
Gaji/ Pusat Kos masing-masing.

4.3 Semua PTJ hendaklah menyemak Laporan Kedudukan Vot/ Dana
serta Laporan Belanja dan Hasil bagi memastikan semua urus niaga telah
direkod dan diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan
perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan kedudukan
sebenar.

68

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

5. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL

5.1. Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa semua bil
dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14 hari dari
tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua Jabatan perlu
memberi perhatian serius dan memantau pembayaran bil supaya tidak berlaku
kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran berulang. Bagi tujuan ini, Daftar
Bil hendaklah diselenggara dengan teratur dan Laporan Prestasi Pembayaran
Bil dan Tuntutan (APRPT-035) mesti dihantar kepada Bahagian Akaun melalui
Sistem e-Laporan Bil (https://ebil.moe.gov.my) sebelum atau pada setiap 15
haribulan dan 29 / 30 / 31 haribulan.

6. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)

6.1 Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke
setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan
perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan peruntukan
tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti semasa yang telah
dirancang oleh Jabatan/ Bahagian.

6.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.
Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di bawah
AP58(a) 2019 adalah seperti berikut:

i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2019;
ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada 7

Disember 2019; dan
iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan

Kerajaan dan memastikan semua tanggungan diselesaikan
selewat-lewatnya 7 Disember 2019.

6.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon
kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu menunggu di

69

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

saat akhir memandangkan perkhidmatan/ bekalan telah diterima pada tahun
sebelumnya. Permohonan kelulusan pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Akaun secara online melalui sistem eAP58 di
URL http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30
Jun 2019.

7. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59

7.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan
tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib, surcaj atau
undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap mana-mana warga
kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah
mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:

i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;
ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan
iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara/ peraturan perolehan.

8. PENGURUSAN AKAUN AMANAH

Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan
Wang Amanah/ Akaun Amanah Tahun 2018

8.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit

8.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui
1Pekeliling Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013),
para 3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran Tahunan
Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah hendaklah disediakan dan
dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-lewatnya pada 31
Mac tahun berikutnya. Pihak Kementerian Kewangan dan Jabatan
Akauntan Negara Malaysia (JANM) hendaklah dimaklumkan apabila
penghantaran ini dilakukan.

70

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

8.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun
berakhir 31 Disember 2018 serta Penyata Penyesuaian Akaun
Amanah Disember 2018 hendaklah disediakan dengan segera sebaik
sahaja tahun kewangan 2018 berakhir. PTJ perlu mengemukakan PTB
dan Penyata Penyesuaian sebanyak enam (6) salinan asal kepada
Bahagian Akaun (BA). BA akan mengemukakan lima (5) salinan
tersebut ke Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan surat iringan
bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM
sebagai pemakluman. Alamat seperti perenggan 7.4.

8.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah
ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah
Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9, Akta Tatacara
Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.

8.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit

8.2.1. Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)
salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara (KAN)
dan surat pemakluman pengesahan baki dari KAN. Selaras dengan
WP10.4/2013, para 3.4.8(b), Pegawai Pengawal Akaun Amanah
hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang
telah diaudit bersama pemerhatian audit (jika ada) kepada
Perbendaharaan, JANM dan BA. Alamat seperti para 7.4 (b) hingga (d).

8.3 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga (3)
salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2018 bagi Kumpulan
Wang Amanah/ Akaun Amanah kepada PTJ, JANM BPOPA dan
Perbendaharaan sebelum 19 Januari 2019 (Jumaat).

71

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

8.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:

(a) Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara
(Cawangan Audit Pendidikan)
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA.
(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)

(b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
Kementerian Kewangan
Bahagian Pentadbiran
Aras 4, Blok Selatan, Presint 2
Kompleks Kementerian Kewangan
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Tajol Azhar bin Md Tahir)

(c) Akauntan Negara Malaysia
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi
Seksyen Perakaunan Amanah
Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Roslie Bin Rustam)

d) Ketua Akauntan
Bahagian Akaun
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 8, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA
(u.p.: En. Munir Bin Sheikh Abdul Tawab)

8.5 Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu
dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.

72

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

9. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

9.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2018
9.1.1 Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata
Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan FAGLB03 bagi
tahun berakhir 31 Disember 2018 hendaklah disediakan dengan tepat
sebanyak tiga (3) salinan asal kepada BA.

9.1.2 BA akan mengemukakan tiga (3) salinan ke Ketua Audit
Negara (KAN) sebelum 18 Januari 2019 (Jumaat) dan disalinkan
surat iringan bagi penghantaran tersebut kepada pihak
Perbendaharaan dan JANM sebagai pemakluman. Alamat KAN seperti
berikut:

Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA
(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)

Salinan kepada:
Ketua Unit Akaun dan Amanah, Bahagian Akaun, KPM

9.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut

9.2.1 Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah
dikembalikan. Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut
melebihi 12 bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut
hendaklah diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar
Deposit Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162
kepada BA beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.

73

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

10. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)

10.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah
hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan
ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan Wang Kerajaan
(KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan Kumpulan
Wang Asrama (KWA).

10.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta
meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan
perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (eSPKWS). Namun begitu, bagi sekolah yang
masih belum melaksanakan eSPKWS kerana kekangan rangkaian/ talian
internet, sekolah masih boleh menggunakan PATSKOM untuk menjana
Penyata Kewangan Tahunan. Kedua-dua penyata kewangan yang dijana boleh
diterima untuk dimajukan ke Bahagian Audit.

10.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata
Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan dikemukakan
kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.

10.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemantauan
yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi memastikan pematuhan
pelaksanaan sistem eSPKWS. Ini sebagai langkah persediaan untuk
mengakaunkan dan mengambil kira KWS di dalam Penyata Kewangan
Kerajaan Persekutuan di bawah pelaksanaan perakaunan akruan yang akan
dikenali sebagai Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).

74

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

11. PENUTUPAN AKAUN

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang
perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.
Semua pembayaran bagi tahun 2019 mestilah diselesaikan dalam tahun
kewangan 2019 juga.

75



PENGURUSAN
PEROLEHAN



2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

D. PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN

1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

1.1. Perolehan bekalan/ perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur
dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang sedang
berkuat kuasa iaitu:

1.1.1. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan
1.1.2. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan
1.1.3. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan
1.1.4. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik
1.1.5. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Bilangan

3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan Pengurusan Nilai (Value
Management).

1.2. Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi program dan
projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau bagaimanapun, Kementerian dan
Agensi digalakkan menggunakan pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang
kurang dari RM50 juta dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek
berkenaan. Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri
(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi mana-mana
program dan projek yang difikirkan perlu.

1.3. Semua PTJ yang eP-enabled hendaklah memastikan penggunaan sistem
ePerolehan (eP) sepenuhnya bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak
termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui sistem ePerolehan selaras
dengan 1PP PK5.

1.4. Bahagian/ Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) yang
telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) hari atau
tujuh (7) hari atau 14 hari seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 4.2 Perenggan
9.17.2.

76

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1.5. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00, Jabatan/
Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh 30 hari
daripada tarikh pengakuan penerimaan Surat Setuju Terima (SST) oleh syarikat.

1.6. Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender, pelaksanaan
Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan 1PP/PK 1 Perenggan 5
mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.

2. PEROLEHAN ICT

2.1. Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti
perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan peralatan
serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi termasuklah
prasarana rangkaian hendaklah mendapat kelulusan teknikal jawatankuasa
berikut:

i. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi
peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat
Bahagian (perolehan yang bernilai kurang RM50,000);

ii. Jawatankuasa ICT JPN/ JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM bagi
peringkat JPN/ Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi peringkat
Bahagian (perolehan bernilai RM50,000 atau lebih dan kurang dari
RM5 juta); dan

iii. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) (bagi perolehan
bernilai RM5 juta atau lebih).

Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun 2016 -
Garis Panduan Tatacara Permohonan Kelulusan Teknikal Inisiatif Teknologi
Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.

2.2 Bagi sebarang permohonan projek/ program rintis ICT yang ingin
dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah mendapat
kelulusan Bahagian Pengurusan Maklumat.

77

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

3. PEROLEHAN PERKHIDMATAN

3.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan mengikut format yang telah
ditetapkan dan lengkap dalam tempoh 4 bulan selepas SST ditandatangan
balas oleh syarikat. Selepas dokumen tersebut ditandatangani, penerima
perkhidmatan di Bahagian/ Jabatan/ Institusi/ Sekolah di bawah KPM
hendaklah memastikan kontraktor mematuhi perjanjian tersebut. Bayaran
kepada kontraktor yang telah melaksanakan perkhidmatan boleh dibayar
hingga tiga (3) kali bayaran dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas
keluarnya SST dengan syarat Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.

3.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/ Jabatan/
Institusi/ Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik.
Pemantauan secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan
Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh Ketua
Jabatan/ Ketua Pusat Tanggungjawab/ JPN/ PPD/ Pengetua/ Guru Besar bagi
memastikan kontraktor mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah
ditetapkan di dalam dokumen kontrak atau lain-lain arahan Kementerian yang
berkuatkuasa.

3.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui
Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja sepertimana yang diedarkan melalui
surat no ruj. KPMSP.400-10/8/7 Jld 3 (67) bertarikh 1 Disember 2015 bagi BMB
dan KPM.400-10/8/7 Jld 16 (3) bertarikh 30 Januari 2017 bagi KBK dan PKK
bagi memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara penuh atau perlu
dipotong atau dikenakan denda. Tindakan akan diambil ke atas pegawai
yang membuat pengesahan bayaran bagi perkhidmatan yang tidak
dilaksanakan.

3.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah
dilaksanakan secara bulanan dan penggal bagi memastikan Kerajaan
mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang dilaksanakan.

78

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Perolehan dan Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM
hendaklah diadakan secara berkala di semua peringkat PPD, JPN dan
Kementerian.

4. PENYELARASAN FUNGSI KBK DAN PKK

4.1. Bahagian Perolehan bertindak sebagai penyelaras bagi fungsi
perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan Perkhidmatan
Kawalan Keselamatan (PKK) di JPN.

4.2. Pihak JPN hendaklah mengemukakan prestasi perbelanjaan bagi
perkhidmatan KBK dan PKK kepada Bahagian Perolehan sebelum/ pada
10hb setiap bulan untuk tujuan pemantauan peruntukan ini.

5. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

5.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan dan
Mesyuarat Jawatankuasa Petugas e-Perolehan hendaklah diadakan secara
berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu 1PP/PK5.

5.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan
Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan
oleh Bahagian/ Jabatan kepada Bahagian Perolehan selewat-lewatnya pada
10 haribulan bulan berikutnya.

5.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat
Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information
System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan
Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan
terkini. Bahagian/ Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah
mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu
bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-

79

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

projek yang dibiayai melalui peruntukan/ pembiayaan oleh Kerajaan
Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan
sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/ perbelanjaan. Maklumat
perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung
Amanah/ Tabung Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu
didaftarkan dalam GPIS. PTJ perlu mengemaskini perolehan masing-
masing ke dalam sistem GPIS kerana prestasi penggunaan GPIS perlu
dilaporkan oleh Bahagian Perolehan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) sebagai salah satu kriteria bagi
pengurusan perolehan Agensi seperti yang dinyatakan dalam 1PP/PK 1.1.

80

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENGURUSAN
ASET

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

E. PENGURUSAN ASET

1. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000
BELANJA MENGURUS

1.1 Semua cadangan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang
menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu melalui BPA bagi
mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal sebelum proses perolehan
dilaksanakan. Sebarang pindaan cadangan pembelian yang diluluskan
melibatkan jenis item dan pertambahan bilangan item perlu dikemukakan
semula untuk pertimbangan kelulusan oleh Pegawai Pengawal selaras dengan
1PP/PB2.2: Pembelian Harta Modal.

1.2 Semua pembelian HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya
pada 31 Julai 2019 supaya penjimatan daripada peruntukan tersebut dapat
dibelanjakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019. Pengecualian boleh
dipertimbangkan bagi kes kecemasan, bencana, ad-hoc serta lain-lain
keperluan mendesak. Baki peruntukan daripada penjimatan yang tiada
keperluan hendaklah dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh
selesai perolehan bagi membolehkan waran tarik peruntukan dikeluarkan
sekaligus mengelakkan berlaku isu peruntukan tidak dapat dibelanjakan.

1.3 Ketua Jabatan perlu memastikan setiap item yang dibeli selain
daripada syarikat di bawah Kontrak Panel Berpusat adalah dalam lingkungan
harga yang munasabah dan value for money.

1.4 Pemasangan penghawa dingin yang dibeli menggunakan peruntukan
Belanja Mengurus perlu diperaku oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) Cawangan
Mekanikal sebelum dikemukakan melalui BPA untuk pertimbangan kelulusan
oleh Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah Jabatan, Pengarah AKEPT
dan SUB (BPA). Ini selaras dengan 1PP PB2.1: Peraturan Bagi Pemasangan,

81

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara Di Bangunan
Kerajaan Persekutuan. Kelulusan Pegawai Pengawal tertakluk kepada ruang
yang dibenarkan untuk pemasangan Sistem Penyaman Udara berdasarkan
Garis Panduan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (Edisi Tahun 2015),
Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana
Menteri. Agensi hendaklah memohon kebenaran khas secara terus kepada
Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana
Menteri sekiranya ruang yang dipohon tidak dibenarkan.

1.5 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara
manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi agensi
yang telah menggunapakai SPA.

2. PELUPUSAN ASET ALIH

Permohonan pelupusan aset alih oleh agensi hendaklah dikemukakan kepada
Kuasa Melulus seperti yang telah ditetapkan di dalam Akta Perwakilan Kuasa
1956 P.U.(B) 485 bertarikh 27 Oktober 2014. Melalui akta ini, pegawai yang
diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset alih adalah seperti berikut:

BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL

1. Pengarah Negeri/ Kurang RM50,000.00 per item atau kurang

Timbalan Pengarah RM500,000.00 secara agregat.

Negeri

2. Setiausaha Bahagian RM50,000.00 dan lebih per item, tidak melebihi

(Pengurusan Aset) RM200,000.00 atau kurang RM2,000,000.00

secara agregat.

3. Ketua Pengarah Sehingga RM300,000.00 per item atau

RM3,000,000.00 secara agregat

4. Timbalan Ketua Melebihi RM200,000.00 sehingga

Setiausaha RM300,000.00 per item, melebihi

RM2,000,000.00 sehingga RM3,000,000.00.

82

2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BIL. PELULUS NILAI PEROLEHAN ASAL
5. Ketua Setiausaha
Melebihi RM300,000.00 sehingga

RM400,000.00 per item, melebihi

RM3,000,000.00 sehingga RM4,000,000.00.

Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di
bawah 1PP AM1.1: Pengurusan Aset Kerajaan.

3. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH

3.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa
Melulus iaitu Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/ Pengarah JPN bagi
hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000.00. Bagi hadiah
yang nilai setiap satu melebihi RM10,000.00 kuasa melulus ialah Pegawai
Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah oleh
Jabatan Kerajaan daripada Pegawai Pengawal kepada Ketua Jabatan/
Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian dan Pengarah JPN rujukan
JPA(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008.

3.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan
proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan penerimaan
hadiah di KPM adalah seperti di Jadual 1 berikut:

Jadual 1: Penyelaras Permohonan Penerimaan Hadiah di KPM

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/ JABATAN
BERTANGGUNGJAWAB
1. Aset Alih (kerusi/ meja/ perabot dll), Bahagian Pengurusan Aset
kenderaan, pengubahsuaian dan
penyelenggaraan. (BPA)

2. Tambang percuma, saham, tiket Unit Integriti (UI)
loteri, kemudahan perjalanan,
hiburan, perkhidmatan, keahlian

83