The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by IIUM Medical Centre, 2019-01-15 19:30:04

Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019

Arahan Pegawai Pengawal Tahun 2019

KANDUNGAN 2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL
PENDAHULUAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

M/S

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN 1
3
1. Peruntukan Mengurus 2019 17
18
2. Agihan Waran Peruntukan
21
3. Penyelarasan Semula Peruntukan 22

4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab 25
(PTJ) 27
28
5. Pelaksanaan Zero-Based Budgeting 32
33
6. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 41
Di KPM 45

7. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 48

8. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 48

9. Pengurusan Akaun Belum Terima 49

10. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 50

11. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 51
51
12. Kelulusan Pakej

13. Pinjaman/Pembiayaan Kemudahan Dalam Perkhidmatan
Awam

14. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan
Kewangan)

15. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training
Provider

16. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas
Rasmi

17. Permohonan Kelulusan Pembelian Kemudahan Alat
Komunikasi Mudah Alih Dan Caj Bulanan

18. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan

19. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan

i


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KANDUNGAN M/S
B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN
53
PEMBANGUNAN 56
1. Peruntukan Pembangunan 2019 57
2. Agihan Peruntukan 58
3. Pelaksanaan Projek Baharu 61
4. Pengurusan Projek Pembangunan 62
5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 64
6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ
7. Pelarasan Semula Peruntukan 65
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN 66
1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 67
2. Pelaksanaan Sistem MyCost 68
3. Perakaunan Aset 69
4. Kod Perakaunan 69
5. Pembayaran Bil Dan Penyelenggaraan Daftar Bil 70
6. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) 70
7. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 73
8. Pengurusan Akaun Amanah 74
9. Pengurusan Akaun Deposit 75
10. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS)
11. Penutupan Akaun 76
D. PEROLEHAN
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan

2. Perolehan ICT 77
3. Perolehan Perkhidmatan 78

ii


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KANDUNGAN M/S
4. Penyelarasan Fungsi KBK dan PKK 79
5. Pemantauan dan Pelaporan 79
E. PENGURUSAN ASET
1. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah 81

OS35000 Belanja Mengurus 82
2. Pelupusan Aset Alih 83
3. Kelulusan Penerimaan Hadiah 84
4. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 84
5. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat
87
(AP55) dan Perolehan Darurat (173.2)
6. Pemantauan Dan Pelaporan 88
F. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 88
1. Perjawatan dan Naziran 88
2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 90
3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 90
4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 91
5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 91
6. Kenaikan Pangkat 96
7. Pengurusan Latihan 97
8. Pengurusan Maklumat 98
9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK)
10. Pengambilan Guru Ganti 100
G. PENGURUSAN AUDITAN 100
1. Pengurusan Audit Dalam 100
2. Pengurusan Teguran Audit 102
3. Pengurusan Audit Kendiri KPM
PENUTUP

iii


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

SENARAI LAMPIRAN M/S
LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 103

LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ 105
107
LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus
Bertugas Rasmi ke Luar Negara

LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan 109
Secara Pakej

LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 110

LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 114
LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat 120

iv


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Semua Pengarah / Setiausaha Bahagian,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2019
Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan ini
menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,
perakaunan, perolehan, pengurusan aset, sumber manusia dan pengauditan
melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2019. Dokumen ini juga
disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM untuk
melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap, berkesan dan
berintegriti.

Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang
telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah tadbir
dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan diwajibkan
memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja Mengurus
dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan
mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai perancangan Bahagian/
Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan dan
outcome di peringkat Kementerian dan Nasional. Berlandaskan konsep Let Managers
Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai
di bawah seliaan untuk melaksanakan Program/ Aktiviti Kementerian mengikut
batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti dan berintegriti.

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(DATO' DR. MOHD GAZALI BIN ABAS)
Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan Malaysia

Tarikh:


BELANJA
MENGURUS B.63

DAN
PENGURUSAN

KEWANGAN


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PERUNTUKAN MENGURUS 2019

1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2018 dan 2019
mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO) dan
Objek Am (OA) adalah seperti berikut:

KOMPONEN TAHUN 2018 TAHUN 2019 PERBEZAAN
SBBO (RM) (RM) (RM)
(a) (b)
DASAR SEDIA (c) = (b)-(a)
ADA 51,073,111,700 50,791,876,500
(281,235,200)
PROGRAM
KHUSUS 4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900

DASAR BARU 192,566,600 - (192,566,600)

ONE-OFF 22,421,000 50,000,000 27,579,000

JUMLAH 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)

OBJEK AM TAHUN 2018 TAHUN 2019 PERBEZAAN
(OA) (RM) (RM) (RM)

10000 (a) (b) (c) = (b)-(a)
20000 37,743,837,600 39,033,120,400 1,289,282,800
30000
40000 4,596,081,300 3,714,775,700 (881,305,600)
50000
JUMLAH 157,083,900 103,230,000 (53,853,900)

13,054,896,400 12,275,711,300 (779,185,100)
530,900
1,100,000 1,630,900
(424,530,900)
55,552,999,200 55,128,468,300

1


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROGRAM OBB TAHUN 2018 TAHUN 2019 PERBEZAAN
(RM) (RM) (RM)
PENGURUSAN (a) (b)
(c) = (b)-(a)
DASAR, PENILAIAN 5,087,525,000 3,602,804,500
DAN PENGURUSAN (1,484,720,500)
PRESTASI
42,718,000 43,293,800 575,800
OPERASI
PENDIDIKAN 35,682,945,000 36,629,886,200 946,941,200
PENGUKUHAN (10,396,600)
OPERASI 223,340,300 212,943,700 (81,809,000)
PENDIDIKAN
837,743,300 755,934,300
PEMBANGUNAN
PROFESIONALISME 8,096,579,100 8,286,801,000 190,221,900

OPERASI 1,102,261,000 1,260,213,000 157,952,000
PENDIDIKAN TINGGI
4,264,899,900 4,286,591,800 21,691,900
HOSPITAL 192,566,600 - (192,566,600)
PENGAJAR 22,421,000
50,000,000 27,579,000
PROGRAM KHUSUS 55,552,999,200 55,128,468,300 (424,530,900)

DASAR BAHARU

ONE-OFF

JUMLAH

Dasar Sedia Ada (DSA)

1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM50,791,876,500 melibatkan agihan
kepada 7 program seperti berikut :

i. 010000 - Pengurusan Kementerian
ii. 020000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi
iii. 030000 - Operasi Pendidikan
iv. 040000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan
v. 050000 - Pembangunan Profesionalisme
vi. 060000 - Operasi Pendidikan Tinggi
vii. 070000 - Hospital Pengajar

2


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Program Khusus
1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 080000 dengan peruntukan
RM4,286,591,800 adalah melibatkan 39 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.

Program One-Off
1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 090000 berjumlah
RM50,000,000 melibatkan Harta Modal - 090100

2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1. Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama
kepada Bahagian/ Jabatan bermula 4 Januari 2019 (Jumaat).

2.2. Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2019
mengikut Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:

i. Dasar Sedia Ada (DSA):

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN

(%)

100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000

10000 OS14000
50 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan

prestasi perbelanjaan.

100 OS15000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

3


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN

(%)

OS21000: Perbelanjaan Perjalanan dan Sara
Hidup

OS22000 Pengangkutan Barang-barang

OS23000: Perhubungan dan Utiliti

OS24000: Sewaan Lain-lain

OS25000 Bahan Makanan dan Minuman

OS28000 Perkhidmatan Pembersihan

Kawasan

Penyelenggaraan Komputer

50 OS29000: Pengajaran Bahasa yang diluluskan

Bacaan Meter Mesin Fotostat

Perkhidmatan Ikhtisas dan

Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan

Hospitaliti

20000 Pakej Mesyuarat/Bengkel

Pengurusan Tender

Perkhidmatan Kawalan

Keselamatan

Agihan seterusnya akan dibuat
berdasarkan prestasi perbelanjaan
dan/atau justifikasi kukuh.

70 OS29000: Guru Ganti

OS24000: Sewaan Bangunan dan Mesin
Fotostat

OS26000: Bekalan Bahan Mentah dan Bahan-
100 bahan Penyelenggaraan dan

Pembaikan

OS27000: Bekalan Alat Pejabat dan Pakaian
Seragam

4


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN
Penyelenggaraan dan Pembaikan
(%) Kecil yang dibeli

OS28000:

40000 OS41000 : Biasiswa, Dermasiswa dan
Bantuan Pelajaran

OS42000: Pemberian Dalam Negeri

70 OS43000 Pemberian Luar Negeri
Faedah, Dividen dan Kenaan

OS47000 Ganjaran

OS48000 Gantian Cuti Rehat

ii. Program Khusus

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN
i. MBMMBI
20000 (%) ii. Emolumen Kakitangan Kontrak
30000 iii. Emolumen Kakitangan Kontrak Pendidikan
40000 50
Tinggi
iv. Pembelian Buku Teks
v. Penyertaan Pelajar di Peringkat

Antarabangsa
vi. Bertugas ke Luar Negara
vii. Pengurusan Sukan
viii. Teach for Malaysia
ix. Sekolah Amanah
x. Biasiswa Perguruan Persekutuan
xi. Sekolah Transformasi
xii. Inisiatif PPPM
xiii. Pelarasan Emolumen Kenaikan Pangkat

Pendidikan Tinggi
xiv. Biasiswa Pendidikan Tinggi
xv. Ubat-ubatan Hospital Pengajar
xvi. Air Kokol

5


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM;
20000 (%) ii. Penyelenggaraan Genset;
30000 iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub;
70 iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid;
v. Tanah dan Pembaikan Tanah;

Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan
prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.

40000 Bantuan Persekolahan

i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)
ii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)
iii. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)
iv. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)
v. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

(BBTP)
vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
vii. Rancangan Makanan Tambahan (RMT)
viii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)
ix. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)
100 x. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan

Beruniform (BPS)
xi. Biasiswa Sukan (BS)
xii. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

(PKSBP)
xiii. Elaun Pra-Universiti (EPU)
xiv. Bantuan Awal Persekolahan (BAP)
xv. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
xvi. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
xvii.Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

*(KWAPM)

70 xviii. Bantuan Geran Per Kapita (PCG)

*Sumber Kementerian Kewangan

6


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

iii. One-Off

OBJEK PERATUS CATATAN
AM AGIHAN Harta Modal (BPA)

(%)

30000 100

2.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama diterima
dalam iGFMAS. Sekiranya waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan
Kecil (WPK) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada
tarikh waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh
dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan lain-lain
keperluan kritikal.

2.4. Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld. 4 s.k 2/2009

bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran tersebut, geran akan

diagihkan secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun. Permohonan

kelulusan penyaluran suku tahun ketiga dan keempat hendaklah disertakan dengan

aliran tunai untuk diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara

bersekali kepada Kementerian Kewangan (MOF). Kaedah penyaluran adalah seperti

berikut:

Suku Tahun Pertama Kedua Ketiga Keempat
(Januari - (April - Jun) (Julai - (Oktober -
September) Disember)
Mac)

Amaun Tidak Tidak Berdasarkan Berdasarkan
Untuk melebihi 25% melebihi 25% analisis analisis
Disalurkan
daripada daripada keperluan keperluan
jumlah jumlah tunai dan tunai dan
peruntukan peruntukan tertakluk tertakluk
tahunan tahunan kepada kepada
kelulusan kelulusan

MOF MOF

Kuasa Pegawai Pegawai Kementerian Kementerian
Melulus Pengawal Pengawal Kewangan Kewangan
Penyaluran
dengan dengan
perakuan oleh perakuan oleh

Pegawai Pegawai
Pengawal Pengawal

7


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2.5. Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat
beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-Bahagian yang
bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti berikut:

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan AM

Bahagian ii. Penyelenggaraan Genset /OBJEK
Perolehan iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub SEBAGAI
iv. Pengurusan Tender Perkhidmatan OS 28000
(BPL)
Pelupusan Bahan Berjadual Dan
v. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan OS 32000
OS 28000
(KBK) untuk JPN OS 28000
vi. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan OS 28000

(PKK) untuk JPN OS 28000

OS 29000

Bahagian i. Tanah dan Pembaikan Tanah OS 31000
Pengurusan Aset ii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan OS 24000

(BPA)

Bahagian i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar OA 20000
Kewangan
Negara OS 42000
(Bkew)
ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan OS 42000

Umum, BKP, RMT, KWAPM dan BAP OS 42000
iii. Pemberian Dalam Negeri – Bantuan
OA 40000
Mengurus Jenazah OA 40000
iv. Pemberian Dalam Negeri – Institut

Pendidikan Tinggi dan Hospital Pengajar

v. Ubat-ubatan Hospital Pengajar

vi. Pelarasan Emolumen & Kenaikan Pangkat

Bahagian i. Emolumen Jawatan Kumpulan OA 10000
Pengurusan ii. Lantikan Pertama dan Kenaikan Pangkat OA 10000
Sumber Manusia iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang OS 15000
iv. Latihan Bagi Perkhidmatan Bukan Guru OA 20000
(BPSM) v. Program Transformasi Minda bagi OA 20000

Perkhidmatan Bukan Guru OA 40000
vi. Ganjaran dan Gantian Cuti Rehat OA 20000
vii. Emolumen Kakitangan Kontrak

8


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
AM
Bahagian Biasiswa i. Biasiswa Perguruan Persekutuan
dan Pembiayaan ii. Biasiswa Pendidikan Tinggi /OBJEK
SEBAGAI

OA 40000
OA 40000

Bahagian i. Penempatan Guru OA 20000
Pengurusan ii. Pengurusan Sekolah Amanah OS 42000
Sekolah Harian iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan OS 42000

(BPSH) Penan

Bahagian i. Pengurusan Institusi Pendidikan Islam OA 20000
Pendidikan Islam Sekolah Agama Bantuan Kerajaan OS 42000
OS 42000
(BPI) ii. Bantuan Makanan Asrama
iii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

Bahagian i. Sekolah Berkeperluan Khas OA 20000
Pendidikan Khas ii. Sekolah Dalam Hospital OA 20000
iii. Elaun Murid Berkeperluan OA 20000
(BPKhas) iv. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
v. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000

Murid

i. Pengurusan Sukan OA 20000
dan
Bahagian ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan
Pendidikan Sukan iii. Elaun Pra-Universiti OA 40000
iv. Biasiswa Sukan OS 42000
dan Seni v. Penyertaan Pelajar di Peringkat OS 42000
OA 40000
Antarabangsa (Kokurikulum & Sukan) OA 40000
vi. Bantuan Makanan Asrama
vii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan OS 42000
OS 42000
Murid
OS 42000
Bahagian i. Projek Khas Murid Sekolah Berasrama

Pengurusan Penuh

Sekolah ii. Biasiswa Kecil Persekutuan (Sekolah

Berasrama Penuh Berasrama Penuh dan Sekolah

(BPSBP) Kecemerlangan)

9


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
AM
iii. Bantuan Makanan Asrama
iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan /OBJEK
SEBAGAI
Murid
OS 42000

Bahagian i. Bantuan Makanan Asrama OS 42000
Pendidikan dan ii. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan
Latihan Teknikal
Murid
Vokasional

Bahagian i. Bantuan Geran Perkapita OS 42000
PERMATA ii. Bantuan Sukan Sekolah
iii. Bantuan Bayaran Tambahan OS 43000
OA 20000
Persekolahan OA 40000
iv. Bantuan Awal Persekolahan
v. Bantuan Makanan Asrama
vi. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid

Bahagian Dasar Pemberian Luar Negeri
dan Hubungan
Antarabangsa

(BDHA)

Bahagian i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi
Pembangunan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Profesionalisme
ii. Sekolah Transformasi

Institut Pendidikan i. Latihan Pra Perkhidmatan OA 20000
Guru Malaysia ii. Kursus Dalam Cuti OA 20000
(IPGM) iii. Program Teach For Malaysia (TFM) OA 40000
iv. Program Transformasi Minda Pegawai OA 40000

Perkhidmatan Pendidikan

Institut Aminuddin Latihan Kepimpinan OA 20000
Baki (IAB)

Akademi Program Kepimpinan Pendidikan Tinggi OA 10000
Kepimpinan OA 20000
Pendidikan Tinggi OA 40000

(AKEPT)

10


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
AM
Jabatan i. Peruntukan Pengurusan Tender
Pendidikan Perkhidmatan /OBJEK
Negeri/Pejabat SEBAGAI
Pendidikan Daerah ii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid
iii. Bantuan Makanan Asrama OS 29000
iv. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan
OS 42000
Murid OS 42000
v. Rancangan Makanan Tambahan OS 42000
vi. Bantuan Pakaian Seragam Badan
OS 42000
Beruniform OS 42000

Bahagian Khidmat i. Sewaan Kenderaan SPANCO OS 24000
Pengurusan ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO OS 28000
(BKP) iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos OS 29000

pengangkutan, insurans komprehensif
dsb.)

Bahagian Memartabatkan Bahasa Malaysia dan OA 20000
Pembangunan
Kurikulum (BPK) Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI) OA 40000

Penyelenggaraan peralatan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk
sewaan peralatan ICT

i. Bahagian Sumber dan Teknologi OA 20000
Bahagian Sumber Pendidikan dan Teknologi
Bahagian
dan Teknologi ii. Bahagian Sumber
Pendidikan (BSTP) Pendidikan Negeri

iii. Pusat Teknologi Pendidikan

(PTPB)

iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG)

v. semua sekolah di bawah KPM

Bahagian Penyelenggaraan peralatan teknologi OA 20000
Pengurusan maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk OA 30000
sewaan peralatan ICT iaitu selain di bawah
Maklumat seliaan BTP.
(BPM) Penyelaras peruntukan Aset Tak Ketara KPM

11


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
AM
Bahagian- i. Inisiatif PPPM
Bahagian ii. Inisiatif PPPM (PT) /OBJEK
Pelaksana SEBAGAI

OA 20000
OA 30000
OA 40000

Jabatan i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPT Dan OA 10000
Pendidikan Tinggi Pejabat Education Malaysia Luar Negara OA 20000
(EMLN) OA 30000
(JPT) OA 40000
ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun OA 50000
iii. Pengurusan Hasil
iv. Pengurusan Kewangan Am
v. Pengurusan Perolehan
vi. Pengurusan Aset
vii. Pengurusan Stor
viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara
ix. Emolumen Kakitangan Kontrak
x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat EMLN
xi. Pengurusan Akaun Amanah
xii. Pengurusan Sumber Manusia

Jabatan i. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat JPPKK, OA 10000
Pendidikan Politeknik Dan Kolej Komuniti OA 20000
Politeknik dan OA 30000
Kolej Komuniti ii. Pembayaran Gaji Dan Elaun OA 40000
iii. Pengurusan Hasil OA 50000
(JPPKK) iv. Pengurusan Kewangan Am
v. Pengurusan Perolehan
vi. Pengurusan Aset
vii. Pengurusan Stor
viii. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara
ix. Emolumen Kakitangan Kontrak
x. Perbelanjaan Lain Di Pejabat Politeknik

Dan Kolej Komuniti
xi. Pengurusan Akaun Amanah
xii. Pengurusan Sumber Manusia

12


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN PERUNTUKAN OBJEK
AM
Bahagian
Pembangunan /OBJEK
SEBAGAI
(BP)
i. Air Kokol OA 20000

2.6. Peranan Bahagian-Bahagian yang dilantik selaku penyelaras peruntukan
adalah seperti berikut:

2.6.1. Menyediakan maklumat lengkap bagi permohonan Anggaran
Belanjawan Mengurus (ABM) tahun berikutnya;

2.6.2. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap fungsi/aktiviti
yang dipertanggungjawabkan;

2.6.3. Memantau prestasi perbelanjaan termasuk peruntukan yang disalurkan
melalui subwaran kepada Bahagian/Jabatan lain;

2.6.4. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan
peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik
peruntukan; dan

2.6.5. BPL bertindak sebagai penyelaras bagi pengurusan tender Pengurusan
Perkhidmatan KBK, PKK dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB)
berdasarkan keperluan dan peruntukan di Bahagian/Jabatan masing-
masing.

2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat
dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT dipertanggungjawabkan
kepada Bahagian/Jabatan berikut:-

13


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT

Bahagian i. Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian
Pengurusan Sumber dan Teknologi Pendidikan.
Maklumat (BPM)
ii. Agensi di negeri seperti berikut:
a. JPN;
b. Cawangan Bahagian Audit;
c. Cawangan Jemaah Nazir;
d. Pejabat Pendidikan Daerah;
e. Pusat Kokurikulum; dan
f. Kolej Matrikulasi.

iii. Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus
iv. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
v. Jabatan PendidikanTinggi
vi. Akademi Kepimpinan Pendidikan Tinggi

Bahagian Sumber i. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan
danTeknologi ii. Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan

Pendidikan (BSTP) Negeri
iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB)
iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG)
v. Semua sekolah di bawah KPM

2.8 Penyelaras mengikut fungsi selain ICT pula dipertanggungjawabkan kepada
Bahagian-Bahagian berikut:

BAHAGIAN FUNGSI
BKew
BKP Semua jenis Bantuan Persekolahan Umum dan
BKP, BPS, KWAPM, BAP dan Pengurusan Geran
Badan Berkanun

i. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke
luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke
atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk
YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg.
KSU/YBhg. KPPM/TKSU).

14


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN FUNGSI

ii. Menyelaras pakaian seragam dari segi rekaan
dan warna.

PADU Pelaksanaan Inisiatif PPPM peringkat Kementerian

i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan
Kawasan;

BPL ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan; dan
iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak.

BPSH i. Program Rancangan Makanan Tambahan (RMT)
BPSM ii. Asrama Malaysia
iii. Pelaksanaan Redeployment
iv. Penempatan Guru Baru
v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan

(KEDAP)
vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
vii. Bantuan Awal Persekolahan (BAP) bagi Sekolah

Bimbingan Jalinan Kasih (SBJK)

Guru Ganti

Bahagian i. Bantuan Sukan JPN dan PPD.
Pendidikan Sukan ii. Elaun Pra-Universiti (EPU)
iii. Biasiswa Sukan (BS)
dan Seni iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
v. Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD

BPSBP Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
BPKhas Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

Bahagian Biasiswa i. Biasiswa Perguruan Persekutuan
dan Pembiayaan ii. Biasiswa Pengajian Tinggi

IPGM i. Kursus Dalam Cuti (KDC)
ii. Latihan Pra Perkhidmatan

15


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BAHAGIAN FUNGSI

Jabatan Pendidikan i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan
Negeri / Bahagian Bangunan dan Kawasan;

ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan
Keselamatan;

iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal
Makanan Bermasak;

iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM); dan

v. Pengambilan Guru Ganti

JPT Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Tinggi

JPPKK Pelan Strategik Jabatan Pendidikan Politeknik dan
AKEPT Kolej Komuniti

Pemprofilan dan Pembangunan Kepimpinan Tertinggi
Institusi Pendidikan Tinggi

2.9 Peranan Bahagian/ Jabatan yang dilantik selaku penyelaras fungsi adalah
seperti berikut:

2.9.1 Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan disalurkan oleh
Bahagian Kewangan kepada semua Bahagian/ Jabatan;
2.9.2 Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk diselaraskan
oleh Bahagian Kewangan; dan
2.9.3 Memantau dan melaporkan prestasi belanja peruntukan yang disalurkan
kepada Bahagian Kewangan.

2.10 Penyelaras Peruntukan B.63 Keseluruhan

2.10.1 Bahagian Kewangan bertanggungjawab menyelaras semula agihan
peruntukan B.63 yang ditetapkan di atas mengikut kesesuaian sekiranya ada
keperluan.

16


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

3.1 PINDAH / TAMBAH PERUNTUKAN / PELEPASAN BAKI
3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika
ada) boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari semasa ke
semasa sebelum 30 September 2019 (Isnin).

3.1.2 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki akan
dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa PTJ
dan/ atau justifikasi kukuh. Permohonan mesti disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Timbalan / Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan / Ketua Penolong
Pengarah (KPP) / Ketua Penolong Setiausaha (KPSU) / Ketua
Unit (KU) yang bertanggungjawab dalam Pengurusan
Kewangan sahaja.

3.2. TARIK BALIK PERUNTUKAN

3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/ Jabatan
hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 September 2019
(Isnin) KECUALI bagi bantuan persekolahan. Sebarang
pemulangan baki peruntukan selepas tarikh ini akan diambil kira
dalam pengagihan peruntukan tahun berikutnya. Permohonan
hendaklah disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan iGFMAS);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/ KPSU/ KU yang
bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.

17


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan
yang akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen dan
mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.

3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk
menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak
memuaskan.

4. PENGURUSAN PENUBUHAN/ PENUTUPAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
(PTJ)
4.1. TADBIR URUS PTJ
4.1.1 Penubuhan PTJ adalah di bawah kawalan Pegawai Pengawal
bertujuan untuk melancarkan pengurusan kewangan dan perakaunan
Kementerian/ Jabatan agar sumber dapat diuruskan secara berhemat,
telus, terkawal, cekap dan berkesan berdasarkan keperluan dan
persekitaran organisasi dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

4.1.2 KPM melaksanakan tadbir urus PTJ secara tidak berpusat yang
merangkumi PTJ Tier 1 (Bahagian Kewangan KPM), PTJ Tier 2
(Bahagian/ Jabatan) dan PTJ Tier 3 (Pejabat Pendidikan Daerah,
Politeknik, Kolej-Kolej Komuniti, Institut Pendidikan Guru Kampus, Kolej-
Kolej Matrikulasi, Kolej-Kolej Vokasional/ Sekolah Menengah Teknik,
Bahagian Sumber dan Teknologi Pendidikan Negeri, Sekolah-sekolah di
bawah seliaan Bahagian dan Sekolah-sekolah bertaraf PTJ).

4.1.3 Pegawai Pengawal melalui Bahagian Kewangan akan menilai
semula status dan operasi PTJ sedia ada di KPM dari semasa ke semasa.
PTJ yang tidak aktif/ tidak diperlukan disebabkan tiada/ kurang
transaksi akan disyorkan supaya ditutup. Ini adalah selaras dengan
konsep multitasking dan multiskilling dalam perkhidmatan awam.

18


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

4.1.4 PTJ-PTJ melaksanakan arahan berkaitan pengurusan kewangan
dan perakaunan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dan
melaksanakan mesyuarat dan menyediakan laporan berkaitan kewangan
dan perakaunan secara berkala seperti berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun;

ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;
iii. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan;
iv. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan; dan
v. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah (jika berkaitan)

4.2 PENUBUHAN PTJ

4.2.1 Kuasa Melulus penubuhan PTJ adalah terletak di bawah bidang
kuasa Pegawai Pengawal dan tidak boleh diwakilkan selaras dengan
asas-asas pertimbangan dan kriteria penubuhan PTJ seperti berikut:

i. Menjalankan sekurang-kurangnya satu fungsi utama seperti di
Lampiran II. Walau bagaimanapun sesebuah Jabatan/
Bahagian/ Seksyen/ Unit yang dijadikan PTJ digalakkan untuk
menjalankan lebih banyak fungsi utama agar lebih efisien dan
kos efektif;

ii. Mempunyai bilangan pegawai yang mencukupi dan kompeten
dalam bidang kewangan dan perakaunan;

iii. Melaksanakan pengasingan tugas yang jelas dalam
pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan
dalaman;

iv. Mempunyai infrastruktur ICT yang mencukupi untuk capaian
sistem kewangan dan perakaunan yang cekap dan berkesan;

v. Menimbangkan faktor lokasi dan geografi yang bersesuaian
bagi memastikan kawalan, keselamatan dan pelaksanaan

19


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan PTJ berjalan
lancar, cekap dan berkesan; dan
vi. Mempunyai peruntukan sedia ada yang mencukupi bagi
menjalankan fungsi PTJ.

4.2.2 Permohonan penubuhan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

4.2.3 Bahagian Akaun akan memperuntukkan satu kod dan nama PTJ

setelah kelulusan penubuhan diperoleh daripada Pegawai Pengawal dan

mengemukakannya kepada Jabatan Akauntan Negara untuk didaftarkan di

dalam sistem.

4.2.4 Bahagian Kewangan akan memaklumkan kelulusan penubuhan

PTJ dan perihal pengaktifan kod PTJ kepada PTJ berkenaan setelah

kelulusan dan pengaktifan disempurnakan.

4.3 PENUTUPAN PTJ

4.3.1 Semua rekod PTJ berkaitan fungsi keseluruhan PTJ seperti

pengurusan bajet, pengurusan perolehan, pengurusan kewangan dan

perakaunan, pembangunan dan pemantauan projek, pengurusan Kumpulan

Wang Amanah/Akaun Amanah/Deposit serta pengurusan terimaan dan

bayaran hendaklah diselesaikan atau diselaraskan tertakluk kepada

undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa sebelum ditutup.

4.3.2 PTJ hendaklah memastikan semua capaian kepada sistem

kewangan dan perakaunan dibatalkan.

20


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

4.3.3 Permohonan penutupan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1: Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

4.3.4 Bahagian Kewangan akan mengemukakan kelulusan penutupan

kepada Bahagian Akaun untuk tindakan pembatalan kod PTJ dalam sistem

oleh pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

4.3.5 Bahagian Kewangan akan memaklumkan perihal pembatalan

kod kepada PTJ setelah menerima maklumat dari Bahagian Akaun.

5. PELAKSANAAN ZERO-BASED BUDGETING (ZBB)

5.1. Kerajaan bersedia melaksanakan sistem Bajet Asas-sifar (Zero-based
Budgeting) (ZBB) sebagai sebahagian daripada proses pemerolehan dalam
usaha mengamalkan tadbir urus yang baik. ZBB adalah kaedah segala
perbelanjaan kementerian dan agensi kerajaan perlu diwajarkan bagi setiap
tempoh tender baharu dan setiap fungsi dalam kerajaan dianalisis keperluan
dan kosnya yang mana bajet ditetapkan terhadap apa yang diperlukan untuk
tahun berikutnya. Antara tujuan ZBB adalah seperti berikut:

5.1.1. Membantu kementerian memastikan setiap program/ aktiviti
diagihkan belanjawan dengan cekap;
5.1.2. Membantu menilai keperluan belanjawan sebenar program/
aktiviti tanpa mengambil kira aktiviti dan perbelanjaan terdahulu;
5.1.3. Membantu kementerian mengenalpasti perbelanjaan yang
bertindih dengan mengkaji semula perbelanjaan program/ aktiviti yang
berpotensi tidak perlu dilaksanakan; dan
5.1.4. Membolehkan komunikasi yang lebih berkesan dalam jabatan
dengan melibatkan semua aspek dalam pengambilan keputusan dan
keutamaan belanjawan.

21


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

6. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME
(OBB) DI KPM

6.1 PELAKSANAAN OBB KPM

6.1.1 OBB merupakan suatu proses berterusan di bawah Outcome
Based Approach (OBA) yang bertujuan untuk menghasilkan
keberhasilan di peringkat kementerian yang akan menyumbang
kepada Kerangka Keberhasilan Nasional (NRF). Perjanjian Prestasi
dibangunkan untuk digunakan sebagai alat pengurusan kepada
Pegawai Pengawal, Pengurus Program dan Ketua Aktiviti.

6.1.2 Perjanjian Prestasi OBB yang dibangunkan ialah merupakan
Ringkasan Eksekutif Kementerian (Ministry Executive Summary –
MES), Kerangka Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Framework – PPMF) dan Kerangka
Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance Management
Framework - APMF).

6.1.3 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,
pelaksanaan OBB disokong oleh 3 jawatankuasa yang berperanan
melaksana dan memantau prestasi OBB di peringkat Kementerian,
Program dan Aktiviti seperti berikut:

i. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB
Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal;

ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Committee – PPMC), dipengerusikan
oleh Pengurus Program; dan

iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance
Management Committee – APMC), dipengerusikan oleh Ketua
Aktiviti.

22


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

6.2 JAWATANKUASA PELAKSANAAN OBB KEMENTERIAN
(MINISTRY OBB IMPLEMENTATION COMMITTEE – MOIC)

6.2.1 Peranan dan tanggungjawab MOIC adalah seperti berikut:
i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik OBB;
ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki
Program dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan
sumbangan kepada NRF;
iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan
Kementerian bagi Program dan Aktiviti, memantau kemajuan
pelaksanaan dan melaporkan prestasi suku tahun dan tahunan
kepada CPMC;
iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan
rancangan dan bajet Kementerian dalam minit mesyuarat;
v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap
Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan
outcome, penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian, dan
proses pelaporan keberhasilan;
vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan
kemapanan pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi OBB
dalam Kementerian;

vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran dan isu
ke atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan

viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali
bagi setiap suku tahun.

6.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI PROGRAM
(PROGRAMME PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE –
PPMC)

6.3.1. Penyelaras-penyelaras setiap program bertanggungjawab
menyelaras PPMC dengan peranan seperti berikut:

23


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan program
OBB bagi mencapai outcome Program yang dihasratkan
termasuk menyemak analisis pelanggan/pemegang taruh
(stakeholder) yang dibuat pada tahun sebelumnya mengikut
konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di samping
mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun sebelumnya;

ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan menggabungkan
cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah program OBB sebelum
dikemukakan kepada MOIC;

iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB
berdasarkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran
prestasi serta melaporkan hasilnya kepada MOIC secara
suku tahunan;

iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah
disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk
melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada
tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan

v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya
sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan
pelaporan keberhasilan peringkat Program.

6.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI AKTIVITI (ACTIVITY
PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE – APMC)

6.4.1 Ketua-ketua Aktiviti bertanggungjawab menyelaras APMC
dengan peranan seperti berikut:

i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk
melaksanakan aktiviti bagi mencapai sasaran outcome
berdasarkan hala tuju yang ditetapkan oleh PPMC dan MOIC;

ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk dikemukakan
kepada PPMC;

24


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan KPI
dan sasaran prestasi dan melaporkan prestasi bulanan atau
suku tahunan. APMC akan mengambil tindakan pembetulan
setelah disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk
melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada
tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan

iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali
setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan
keberhasilan peringkat aktiviti.

7. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS

7.1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

7.1.1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan
kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut kekerapan dan
peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan PS
5.1. Mesyuarat JPKA di peringkat Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah
dibuat lebih awal dari tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian
mengikut ketetapan seperti berikut :

Bil Tempoh Suku Tarikh Mesyuarat Tarikh Akhir
Mesyuarat Tahun di Hantar Minit dan
Laporan ke BKew
Pertama Oktober – Disember Bahagian/Jabatan
(Tahun sebelumnya) 1 Februari
Kedua Sebelum 1 Februari
Ketiga Januari – Mac 15 April
Keempat (Tahun Semasa) Sebelum 15 April
15 Julai
April – Jun Sebelum 15 Julai
(Tahun Semasa) 15 Oktober
Sebelum 15
Julai – September Oktober
(Tahun Semasa)

25


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

7.1.2. JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti berikut:
i. Pengurusan Bajet;
ii. Pengurusan Perakaunan;
iii. Pengurusan Perolehan;
iv. Pengurusan Aset dan Stor;
v. Perbelanjaan Utiliti; dan
vi. Barang pakai habis.

7.2. LAPORAN PRESTASI DAN PENGURUSAN PERUNTUKAN
PROGRAM KHUSUS - INISIATIF PPPM

7.2.1 Peruntukan bagi Inisiatif PPPM akan disalurkan kepada
Bahagian-bahagian Pelaksana. Ketua Jabatan bagi semua Bahagian
Pelaksana adalah bertanggungjawab dalam pengurusan peruntukan
Inisiatif PPPM.

7.2.2 Penyelaras bagi pelaksanaan Inisiatif PPPM di peringkat
Kementerian adalah PADU, manakala penyelaras aktiviti inisiatif adalah
Bahagian Peneraju Inisiatif.

7.2.3 Bagi memastikan pelaksanaan Inisiatif PPPM mematuhi prosedur
dan peraturan yang berkuat kuasa, PADU dan Bahagian Pelaksana perlu
menjalankan peranan masing-masing seperti berikut:

Peranan PADU

i. Menyelaras sebarang permohonan daripada Bahagian-bahagian
Pelaksana berkenaan peruntukan inisiatif PPPM sebelum
dikemukakan ke Bahagian Kewangan;

ii. Memantau prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM termasuk
peruntukan secara subwaran kepada Bahagian/ JPN serta
memastikan prestasi perbelanjaan adalah mengikut varians yang
ditetapkan;

26


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

iii. Memastikan sebarang permohonan pindah/ tarik balik peruntukan
Inisiatif PPPM disemak dengan terperinci. Pengesahan Bahagian
Pelaksana hendaklah diperolehi dengan mengambil kira
perancangan program tahunan. PADU perlu memastikan baki
adalah mencukupi di Bahagian Pelaksana sebelum mengemukakan
permohonan pindah/ tarik balik peruntukan kepada Bahagian
Kewangan;

iv. Memastikan penjajaran dilaksanakan dengan mengambil kira
keperluan peruntukan sehingga Disember; dan

v. Mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM dan
membentangkan dalam mesyuarat JPKA dan/ atau mana-mana
mesyuarat pembentangan prestasi belanja secara bulanan/ suku
tahun.

Peranan Bahagian Pelaksana

i. Menyalurkan peruntukan melalui sub waran kepada Bahagian/ JPN
yang terlibat;

ii. Mengemukakan permohonan penjajaran/ pindah peruntukan
kepada PADU;

iii. Mengemukakan permohonan pelepasan baki kepada Bahagian
Kewangan beserta laporan iGFMAS terkini dan/ atau justifikasi yang
kukuh; dan

iv. Memastikan semua prosedur kewangan dan perolehan dipatuhi.

8. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN
MALAYSIA

8.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan Agensi
untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan Persekutuan yang
akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran hasil yang diperolehi akan
digunakan dalam penyediaan Buku Anggaran Hasil Persekutuan.

27


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

8.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil
hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh
Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling Perbendaharaan
PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.

8.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan
Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2019. Bagi tujuan penyelarasan dan
penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/ Jabatan/ Agensi
hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil kepada Bahagian
Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2019.

9. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

9.1 PELAPORAN ABT KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA
MALAYSIA

9.1.1 Arahan Perbendaharaan 89A.(a) ABT hendaklah dilaporkan
oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara Malaysia (ANM) dan
disalinkan kepada Perbendaharaan dan Ketua Audit Negara. Sistem
Perakaunan ABT yang hendak diwujudkan perlu mendapat kelulusan.

9.1.2 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan
WP10.6 – Pengurusan Akaun Belum Terima, terdapat dua (2) Laporan
ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada ANM melalui Pegawai
Pengawal bagi setiap enam (6) bulan. Bagi tahun 2019, Bahagian/
Jabatan hendaklah mengemukakan laporan-laporan berkenaan kepada
Bahagian Kewangan untuk tujuan penyelarasan sebelum tarikh-tarikh
yang dinyatakan di bawah:-

28


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BIL. JENIS TARIKH AKHIR TARIKH AKHIR FORMAT
LAPORAN PENGHANTARAN PENGHANTARAN PELAPORAN

KE BKEW KE ANM

Laporan Seperti yang

ABT KPM dinyatakan pada

1. sehingga 10 Januari 2019 Lampiran A di
31 31 Januari 2019 dalam 1Pekeliling

Disember Perbendaharaan

2018 WP10.6

Pengurusan

Laporan Akaun Belum

2. ABT KPM 10 Julai 2019 Terima
sehingga 30 31 Julai 2019

Jun 2019

9.1.3 Selain itu, Bahagian/ Jabatan turut dikehendaki untuk
mengemukakan laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian
Kewangan setiap suku tahun 2019 menggunakan format di dalam
1Pekeliling Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut akan
dibentangkan di dalam Mesyuarat Pemantauan ABT dan mesyuarat-
mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian sekiranya perlu.

9.1.4 Bahagian/ Jabatan yang tidak mempunyai ABT dan Tunggakan
pada tarikh laporan juga dikehendaki mengemukakan penyata tersebut
dengan memaklumkan tiada ABT pada tempoh tersebut.

9.2 MEWUJUDKAN TATACARA PERAKAUNAN ABT

9.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur
supaya pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau jumlah
ABT yang terkini dan mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan
kronologi dan maklumat yang dinyatakan di dalam rekod berkenaan.
Amaun ABT dan Tunggakan hendaklah dibezakan. Akaun Subsidiari

29


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

dan Akaun Kawalan yang diwujudkan hendaklah mampu membezakan
ABT dan Tunggakan.

9.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-
rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh 1Pekeliling
Perbendaharaan WP10.6 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara
Malaysia Bil. 13 Tahun 2014 serta memastikan rekod-rekod berkenaan
sentiasa diselenggara dan dikemaskini.

9.3 TANGGUNGJAWAB MENGUTIP TUNGGAKAN ABT

9.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,
Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan
kewangan Kementerian masing-masing dengan sempurna bagi
memungut dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima
oleh atau di bawah arahan mereka dan bertanggungjawab sekiranya
akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka
didapati tidak betul.

9.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal dan semua PTJ

(Pemungut) bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.

Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira hendaklah mematuhi AP 328.

9.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang
melaksanakan kutipan tunggakan ABT di Bahagian/ Jabatan hendaklah
melaksanakan usaha mendapatkan kembali hutang secara giat dengan
menggunakan semua saluran yang ada seperti di bawah:

i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-agensi
seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Pengangkutan Jalan,
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya,
Jabatan Imigresen dan lain-lain;

ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan Imigresen
dan Wisma Putra sekiranya perlu;

30


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang kepada alamat
penghutang yang dikenal pasti dengan konsisten dan kerap;

iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat dengan Jabatan
Insolvensi;

v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat penghutang untuk
bersemuka dengan penghutang; dan

vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.

9.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat
dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum balas
atau tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan kepada
Penasihat Undang-undang Kementerian dengan kadar segera supaya
tindakan perundangan dapat diambil sebelum terhalang oleh sekatan
had masa selaras dengan Akta Had Masa 1953 yang berkuat kuasa.

9.3.5 Ketua Jabatan juga hendaklah mengambil tindakan susulan
dengan mewujudkan mekanisme penguatkuasaan di Bahagian/ Jabatan
masing-masing untuk mendapatkan semula jumlah tunggakan ABT bagi
mengelakkan daripada berlaku hutang lapuk.

9.4 HAPUS KIRA ABT

9.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan
untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang tidak
dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan
Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira. Sehubungan dengan itu,
semua permohonan hapus kira hendaklah dikemukakan melalui
Bahagian Kewangan bagi tujuan kelulusan di peringkat Pegawai
Pengawal atau Perbendaharaaan Malaysia.

9.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian
Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya usaha
mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan didapati tidak
dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/ Jabatan, maka Bahagian

31


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Kewangan berhak untuk menolak permohonan tersebut. Permohonan
yang dikemukakan juga hendaklah bersekali dengan dokumen
pembuktian/ sokongan dalam kes pegawai meninggal dunia,
diisytiharkan muflis atau yang berkaitan.

9.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format
yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3 -
Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.

9.4.4 Mana-mana bayaran yang dibuat bagi ABT yang telah
dihapuskira hendaklah mengikut prosedur terimaan yang berkuat kuasa.

10. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
10.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama
mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian menyediakan
peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah dan lepasan
menengah yang merangkumi 18 jenis bantuan persekolahan melibatkan
peruntukan berjumlah RM2,901,590,400 pada tahun 2019.

10.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM328 juta untuk
meneruskan pemberian Bantuan Awal Persekolahan (BAP) kepada murid
Tahun 1 hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah berpendapatan RM3,000
ke bawah bagi sesi persekolahan tahun 2019. Jabatan Pendidikan Negeri/
Bahagian diminta untuk mematuhi Garis Panduan Bantuan Awal Persekolahan
Kepada Murid di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2019
yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.

10.3 Peruntukan/ Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan
disalurkan mulai Januari 2019 secara berperingkat seperti berikut: -

32


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Bil Jenis Bantuan Tarikh
1 Bantuan Geran Per Kapita (PCG) Penyaluran/Bayaran

2 Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

3 Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

4 Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

5 Bantuan Bayaran Tambahan
Persekolahan (BBTP)

6 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

7 Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

8 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Minggu Ke-2 Januari 2019
(PPM)

9 Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
(PKSBP)

10 Biasiswa Sukan (BS)

11 Elaun Pra Universiti (EPU)

12 Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan
(KEDAP)

13 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
Beruniform (BPS)

14 Bantuan Jaket Keselamatan (JKM)

15 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

16 Bantuan Awal Persekolahan (BAP) Minggu Ke-3 Januari 2019

17 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) Mulai Mei 2019

11. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

11.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan YB
Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada:

11.1.1 Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008;
11.1.2 Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;

33


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

11.1.3 PB3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan
Perbelanjaan Kerajaan; dan

11.1.4 Pindaan-pindaan pekeliling berkaitan yang berkuatkuasa pada
tahun semasa.

11.2 Semua permohonan kelulusan bertugas rasmi ke luar negara bagi
penjawat awam hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi
mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.

11.3 Perakuan Ketua Jabatan

11.3.1 Semua tugasan/ lawatan rasmi bagi Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan, perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan dan sokongan
Ketua Perkhidmatan terlebih dahulu.
11.3.2 Pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat
perakuan Ketua Jabatan sebelum permohonan dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan.

11.4 Bahagian perlu merancang keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai
ke luar negara dengan teliti dan meminimumkan bilangan delegasi mengikut
keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas, tanggungjawab dan kemahiran
masing-masing.

11.5 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru
pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan
nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan
dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan untuk
menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai
perlu dikemukakan.

11.6 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar
Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah dikemukakan

34


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

kepada Bahagian-Bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis
program seperti di Lampiran III.

11.7 Bahagian-Bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:

i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;
ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan

program yang diluluskan;
iii. Memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan

betul;
iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang, bahagian

penyelaras wajib memberikan justifikasi yang jelas
mengenai keperluan penyertaan setiap pegawai dan fungsi/
tugasan dalam urusan permohonan perjalanan tugas rasmi
ke luar negara sebelum dikemukakan ke Bahagian
Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian
Kewangan;
v. Bahagian penyelaras hendaklah menyaring permohonan
dan mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu
terutamanya yang melibatkan peruntukan yang besar dengan
menekankan konsep value-for-money dan menepati objektif/
sasaran lawatan berkenaan; dan
vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi
mesyuarat/ persidangan berjadual/ berkala yang telah diluluskan
di dalam bajet tahunan dan yang benar-benar penting serta
memberi impak yang signifikan kepada kepentingan negara atau
mesyuarat/ persidangan yang telah diluluskan oleh Jemaah
Menteri.

11.8 Permohonan seperti berikut tidak dipertimbangkan walaupun tidak
menggunakan peruntukan Program Khusus: Bertugas Rasmi ke Luar Negara:

i. Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan pegawai
melebihi 10 orang;

35


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ii. Program penanda aras yang tidak memberi impak kepada
pelaksanaan dasar-dasar pendidikan negara; dan

iii. Permohonan-permohonan lain yang tidak relevan dengan dasar
kementerian.

11.9 Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama ada YB
Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan yang dibenarkan
adalah seperti berikut:

i. satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai pejabat
perwakilan Malaysia; dan

ii. tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak mempunyai
pejabat perwakilan Malaysia.

11.10 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yang
menggunakan peruntukan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah mesti
diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 40 hari bekerja
sebelum tarikh perjalanan. Semua permohonan ini perlu dipastikan lengkap
sebelum dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal dan Kementerian Kewangan.

11.11 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara hendaklah
diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari bekerja
sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang memerlukan
kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan hendaklah diterima oleh
Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 35 hari bekerja. Sekiranya
terdapat kuiri di dalam permohonan tersebut, Bahagian Penyelaras perlu
mengemukakan semula dokumen dalam tempoh 5 hari bekerja. Kegagalan
mematuhi tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan permohonan ditolak.

Jadual 1: Tempoh Masa Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi ke Luar
Negara

36


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PERKARA TEMPOH

Kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 HARI

BEKERJA dari tarikh perjalanan

Kelulusan khas Kementerian Kewangan

i. Peruntukan Program Khusus i. TIDAK KURANG DARIPADA 35

Bertugas ke Luar Negara HARI BEKERJA dari tarikh

perjalanan

ii. Peruntukan Akaun Amanah ii. TIDAK KURANG DARIPADA 40

/Kumpulan Wang Amanah HARI BEKERJA dari tarikh

perjalanan

Permohonan yang dikuiri tempoh 5 HARI BEKERJA daripada

kuiri diterima

11.12 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian
Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus Bertugas
Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:

i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;
ii. Tugasan selepas pelawaan tender yang berkaitan dengan

perolehan kerajaan (kelulusan Pegawai Pengawal diangkat oleh
Bahagian Kewangan seterusnya akan diangkat oleh BPL bagi
kelulusan Kementerian Kewangan);
iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak
termasuk kursus/ latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam
tempoh setahun adalah tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua
Jabatan/ Ketua Agensi dan dua (2) kali bagi pegawai- pegawai
yang lain; dan
iv. Permohonan yang tidak menggunakan waran udara dan tidak
menggunakan Syarikat Penerbangan Nasional/ Negara ke
destinasi yang dituju perlu mengemukakan permohonan ke
Bahagian Kewangan.

37


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

11.13 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang
menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan
Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah dikecualikan
daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah
mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

11.14 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/ kertas
kerja/ kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada Bahagian
Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) sebelum
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian
Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan
Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12
Jun 2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.

11.15 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan
Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/
menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah
dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar
dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas
tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan.

11.16 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang
dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.

11.17 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan
bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:

i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;
ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;
iii. Peruntukan Bahagian/ Jabatan yang tidak mencukupi; dan
iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.

38


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

11.18 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal/
Kementerian Kewangan akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib.

11.19 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan yang mengandungi:-

i. BORANG PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR
NEGARA

Bahagian/ Jabatan yang ingin membuat permohonan ke luar negara
hendaklah memuat turun format minit kelulusan Pegawai Pengawal
di dalam portal MOE.

ii. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)

(a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan

(b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani oleh
Pegawai Pengawal dengan mencatatkan tajuk program, nama
pegawai (jika ramai, nyatakan jumlah dan senarai pegawai
disertakan sebagai lampiran lain), tempat lawatan dan tarikh
lawatan.

iii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)

(a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi
kewangan yang mengandungi pengiraan keperluan kewangan
berdasarkan kelayakan pegawai bertugas rasmi di luar negara
seperti kelayakan pengangkutan, penginapan, elaun makan
minum, tambang tiket kapal terbang dan lain-lain berkaitan;

(b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi Program
Khusus Luar Negara; dan

39


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

(c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan persendirian dan lain-lain.

iv. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)

Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan peserta
melebihi 3 orang yang menyatakan nama penuh pegawai, gred
jawatan dan tempat bertugas.

v. BORANG LAMPIRAN D (SURAT AKUAN BEBAS DARIPADA
SENARAI HITAM BAHAGIAN BIASISWA DAN PEMBIAYAAN,
KPM)

Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas daripada
senarai hitam bagi penerima biasiswa/ pinjaman pendidikan di
bawah Bahagian Biasiswa dan Pembiayaan, KPM yang disahkan
oleh Ketua Jabatan masing-masing.

vi. BORANG LAMPIRAN E (SENARAI SEMAK PERMOHONAN)

Bahagian/ Jabatan yang memohon hendaklah menyemak
keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan sempurna
sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi
memudahkan perkara ini diproses sebelum dikemukakan untuk
pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal.

11.20 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan
Surat Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan bertugas rasmi
ke luar negara:

i. PB1.4 mengenai Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan
Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana
Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan
Anggota Polis);

40


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ii. PB2.4 mengenai Perbelanjaan Bagi Perjalanan Tugas Rasmi Ke
Luar Negara;

iii. PB3.1 mengenai Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan Bagi Mengawal
Perbelanjaan Awam;

iv. WP2.5 mengenai Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi;
v. PK 2.1 mengenai Perolehan Kerajaan;
vi. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah
Berprestasi Tinggi KPM; dan
vii. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan
Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam
Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam
atau Luar Negara.

11.21 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian
hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012
bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke
Luar Negara Atas Urusan Persendirian Awam Ke Luar Negara Atas Urusan
Persendirian.

12 KELULUSAN PAKEJ

12.1 PERANCANGAN PROGRAM AWAL TAHUN

12.1.1 Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang pelaksanaan
program/ aktiviti pada setiap awal tahun dan mengenal pasti hanya
program/ aktiviti yang benar-benar perlu sahaja dilaksanakan melalui
kemudahan pakej. Program/ aktiviti tahunan hendaklah dimasukkan
dalam Takwim Bahagian/ Jabatan setiap tahun bagi mengelakkan
keciciran dalam pelaksanaan program serta penganjuran pada saat-saat
akhir.

41


2019ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

12.1.2 Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas rasmi
dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014: Tatacara Penyediaan
Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta
Aktiviti Murid/ Pelajar di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM).

12.2 PENGGUNAAN INSTITUT LATIHAN AWAM (ILA)/ PREMIS
KERAJAAN

12.2.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1: Garis
Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan
Kerajaan, semua Bahagian/ Jabatan hendaklah mengutamakan
kemudahan di Institut Latihan Awam (ILA) bagi penganjuran
persidangan/ seminar/ pameran/ kursus dan bengkel.

12.2.2 Bahagian/ Jabatan hendaklah merancang dan membuat
tempahan lebih awal dengan pihak ILA bagi mengelakkan isu tiada
kekosongan tempat.

12.2.3 Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan tempahan
dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih awal tetapi tidak berjaya
di atas sebab-sebab tertentu, permohonan pakej di premis swasta
hendaklah disertakan dokumen berikut:

i. Surat permohonan tempahan kepada sekurang-kurangnya lima
(5) ILA; dan

ii. Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.
Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/ majlis rasmi
di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling
Kewangan (SPK) KPM Bil.1 Tahun 2016: Pelaksanaan Penggunaan
Kemudahan Di Institut Latihan Awam Di Bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar
Mengoptimumkan Perbelanjaan.
42


Click to View FlipBook Version
Previous Book
Nro1-A4-CURVAS
Next Book
Dominique Cohen Spring 2019 Look Book